Los proyectos MEP involucran múltiples disciplinas de ingeniería y la coordinación es clave desde la fase de diseño. Los sistemas mecánicos, eléctricos y de plomería involucran muchos tipos de equipos, así como conductos de aire, tuberías y conductos, y es importante garantizar que no haya superposición entre los diferentes componentes del sistema. En general, las superposiciones de equipos y las especificaciones contradictorias son menos costosas de corregir cuando se detectan tempranamente: modificar un diseño esquemático general es más fácil que editar dibujos y especificaciones detallados y, sin embargo, ambas actividades son mucho menos costosas y más simples que cambiar una parte del proyecto que tiene problemas. ya construido o ensamblado.
Los sistemas mecánicos, eléctricos y de plomería requieren diferentes conjuntos de conocimientos y habilidades para diseñar, y existen estándares y códigos específicos del sitio. Sin embargo, los equipos de diseño no deben trabajar de forma aislada, ya que esto genera cambios que requieren mucho tiempo en etapas posteriores del proceso de diseño. También es importante resaltar que los cambios no afectan a todos los equipos de la misma manera: lo que se considera un pequeño cambio para un equipo puede representar un trabajo considerable para otro.
La mejor manera de iniciar un proyecto MEP es con una reunión inicial, ya que ayuda a generar sinergia en el equipo y garantiza que todos estén en sintonía antes de seguir adelante. El Project Management Body of Knowledge (PMBOK), publicado por el Project Management Institute (PMI), proporciona información valiosa y mejores prácticas sobre cómo llevar a cabo mejor un proyecto, aplicable a todas las áreas de negocios, no solo a la ingeniería mecánica y eléctrica.
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La reunión inicial es una oportunidad para revisar el proyecto desde una perspectiva tanto técnica como de gestión.
- Revisión de los requisitos básicos de construcción: Independientemente de la ocupación final, los proyectos de construcción comercial a menudo se entregan como una estructura primaria con una envolvente de edificio y sistemas de construcción básicos, como instalaciones MEP. La construcción de base también se conoce como “cáscara y núcleo”, donde cada inquilino acondiciona los espacios individuales según sea necesario.
- Expectativas de gestión: una reunión inicial garantiza que todos los equipos de diseño y contratistas estén en sintonía con respecto a cómo se gestionará el proyecto. Esto incluye cómo se evaluará el éxito del proyecto, así como la documentación involucrada, los procedimientos de comunicación y las reglas que todos deben seguir.
Paso 01: Presentación del equipo del proyecto
La planificación de proyectos implica no sólo programar tareas sino también crear la estructura organizativa. La principal característica de las organizaciones de proyectos es que son temporales, a diferencia de las empresas, y es necesario formar equipos y obtener sinergia en menos tiempo. En un proyecto MEP, la reunión inicial es una excelente oportunidad para realizar las siguientes tareas:
- Presentar la estructura organizativa del proyecto a todos los equipos y sus miembros, y su lugar en el mismo.
- Proporcionar una visión general de los equipos involucrados. Se pueden clasificar por su función, como ingeniería mecánica, eléctrica o hidráulica; o por la fase del proyecto en la que están involucrados, como diseño, construcción o puesta en marcha.
Por supuesto, compartir información de contacto es muy importante en cualquier reunión inicial, ya que todos los equipos y sus miembros asumen oficialmente sus roles a partir de ese momento.
Paso 02: Revisión del alcance y plan del proyecto
Una vez que los miembros del equipo del proyecto conocen sus funciones, el siguiente paso es proporcionar un análisis detallado del trabajo a completar. Un proyecto primero se divide en disciplinas técnicas y luego se programa. Por ejemplo, una importante división del trabajo podría denominarse "Ingeniería eléctrica", que a su vez se divide en categorías como "Cuadros de distribución", "Sistemas de iluminación" y "Motores eléctricos".
Generalmente, la división de un proyecto por actividades se proporciona mediante la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), mientras que el cronograma se realiza con un Diagrama de Gantt que se basa en la EDT. El cronograma del proyecto también incluye hitos y plazos:
- Un hito representa la finalización de una actividad clave o grupo de actividades en un proyecto.
- Los plazos son las últimas fechas aceptables en las que se pueden entregar actividades específicas, y también existe una fecha límite general para el proyecto.
Aunque los hitos y los plazos no son lo mismo, suelen estar relacionados. Como los hitos indican la finalización de pasos clave en la ejecución del proyecto, es común encontrar uno o más plazos asociados con ellos.
Definir cómo se realizará el seguimiento del progreso
Un plan de proyecto es sólo una base con la que se comparará el progreso real, y también es importante definir cómo se logrará. En una reunión inicial, es muy importante responder las siguientes preguntas:
- ¿Con qué frecuencia visitará el sitio el supervisor del proyecto?
- ¿Qué información o documentos solicitará el supervisor?
- ¿Con qué frecuencia debe cada contratista entregar informes de progreso? ¿Qué formato se requiere?
El método del valor ganado (EVM) es un método muy poderoso para rastrear el progreso y, si se utiliza, debe discutirse en la reunión inicial. Básicamente, EVM consiste en comparar la línea base del proyecto, el progreso real y el costo real cada vez que se entrega un informe de progreso. Con EVM es posible determinar si un proyecto está retrasado o excede su presupuesto.
Otra herramienta común es el diagrama de Gantt de seguimiento, que tiene el formato exacto del diagrama de Gantt original utilizado para planificar el proyecto. La principal diferencia es que el diagrama de Gantt de seguimiento presenta el progreso real realizado y se superpone en el gráfico de referencia a medida que avanza el proyecto. De esta manera, es posible saber si actividades específicas están adelantadas o retrasadas, lo que proporciona mayor información que simplemente saber si el proyecto general está dentro del cronograma o no. Un Gantt de seguimiento permite acciones correctivas específicas cuando se trata de retrasos en el proyecto.
Paso 03: Descripción general de las etapas del proyecto y documentación correspondiente
La documentación es muy importante en todas las etapas de un proyecto. El proceso de diseño sigue un conjunto de requisitos de desempeño, el proceso de construcción sigue dibujos y especificaciones, y las comparaciones de puesta en servicio garantizan que los resultados finales y la documentación aprobada coincidan. Finalmente, los documentos y manuales construidos proporcionan la base para la operación y el mantenimiento del edificio.
La función de comunicar los requisitos del cliente a los equipos de diseño estructural y MEP generalmente recae en el arquitecto del proyecto, quien también debe garantizar que no haya conflictos entre los sistemas del edificio y el diseño arquitectónico. Las listas de verificación de arquitectos son una herramienta muy poderosa para agilizar el proyecto y deben revisarse durante la reunión inicial:
- Dividen tareas de diseño complejas por disciplinas técnicas y en una secuencia de elementos que se marcan a medida que se completan. El conjunto final de planos y especificaciones de construcción se puede compilar mucho más fácilmente con una lista de verificación.
- Las listas de verificación lo ayudan a realizar reuniones de manera más efectiva al abordar puntos clave con el equipo del proyecto o contratista correspondiente.
- Una lista de verificación permite al supervisor del proyecto realizar visitas al sitio de manera más eficiente. Se puede completar una lista de verificación final junto con el propietario del proyecto en el momento del cierre del proyecto.
Una reunión inicial eficaz también incluye una descripción general de todos los pasos principales del proyecto y la documentación generada en cada paso del camino. También se deben presentar los plazos para todas las etapas principales del proyecto.
Diseño esquemático (SD)
Este es el primer paso en el proceso de entrega del proyecto, donde el arquitecto prepara un conjunto de dibujos esquemáticos del proyecto en función de las necesidades del cliente. El modelo desarrollado en esta etapa da una idea general de la escala y apariencia del proyecto, pero carece del detalle técnico necesario para que sea construido por contratistas.
Desarrollo de diseño (DD)
Durante la fase de desarrollo del proyecto, el diseño esquemático evoluciona hacia un conjunto de dibujos y especificaciones que los contratistas pueden utilizar para ejecutar el proyecto. Durante esta fase, los equipos responsables de los proyectos estructurales, mecánicos, eléctricos y de plomería especificarán los respectivos sistemas constructivos y crearán sus diseños. El arquitecto proporciona orientación y garantiza que los sistemas de construcción individuales se diseñen teniendo en cuenta el diseño esquemático.
Archivado de proyectos
Ningún proyecto puede continuar en la ciudad de Nueva York sin la aprobación del Departamento de Edificios, y este paso sólo puede ser completado por un arquitecto registrado o un ingeniero profesional. Es posible que se requiera que los equipos del proyecto cambien sus modelos, dibujos y especificaciones durante esta fase hasta que se obtenga un conjunto de documentos aprobado.
Documentos de construcción (CD)
Esta es documentación que ha sido aprobada por el Departamento de Edificios de la Ciudad de Nueva York y proporciona la base para la construcción física del proyecto. Si el resultado final coincide con los Documentos de Construcción aprobados y cumple con todos los requisitos de puesta en servicio, el edificio puede usarse legalmente para la ocupación prevista; de lo contrario, el DOB solicitará cambios hasta que el proyecto completado coincida con los documentos aprobados.
Documentos finales: planos de obra, manuales de operación y mantenimiento
Por lo general, el contratista preparará un conjunto de planos conforme a obra, basados en los planos aprobados y reflejando el estado del proyecto terminado. Dependiendo del sistema constructivo también se podrán solicitar envíos de equipos y Manuales de Operación y Mantenimiento.
Paso 04: Definición de canales de comunicación y herramientas de colaboración
Otro aspecto importante de una reunión inicial es definir los canales y procedimientos de comunicación. En un proyecto multidisciplinar con varios equipos, como es el caso de MEP, no gestionar la comunicación puede generar confusión, especialmente en lo que respecta a las versiones y especificaciones de los documentos. A medida que se presenta la documentación del proyecto, es importante señalar quién es el responsable de generarla y a quién debe dirigirse, así como el canal de comunicación a utilizar.
En esta etapa también se deben presentar y discutir todas las plataformas de colaboración que se utilizarán en el proyecto. Recuerda que un mismo proyecto puede utilizar varias plataformas, cada una con un propósito diferente. Por ejemplo, un proyecto MEP a gran escala podría utilizar una plataforma de gestión de proyectos como Primavera P6 y una plataforma de ingeniería colaborativa como Revit MEP de Autodesk. En este caso, la plataforma de gestión de proyectos se utiliza para coordinar tareas y la plataforma de ingeniería se utiliza para realizar tareas de diseño y especificación, y luego para ayudar con el seguimiento del progreso y los costos.
El software de gestión de proyectos y el modelado de información de construcción (BIM) se encuentran entre las herramientas más poderosas que se pueden implementar en las plataformas de ingeniería modernas. El software de gestión de proyectos proporciona una manera conveniente de asignar y realizar un seguimiento de las actividades del proyecto al tiempo que ofrece mensajería y correspondencia integradas. Por otro lado, BIM es de gran ayuda para evitar superposiciones de equipos y especificaciones contradictorias, a la vez que permite calcular listas de materiales y presupuestos mucho más rápidamente. En ambos casos, una base de datos de documentos del proyecto garantiza que todos trabajen con las versiones más recientes de los archivos.
Información adicional: Gestión de riesgos y reglas específicas del cliente
La gestión del riesgo es tan importante en un proyecto que el Project Management Institute dedica un capítulo completo del PMBOK al tema. La gestión de riesgos se puede resumir de la siguiente manera:
- Plan de gestión de riesgos: el enfoque para abordar los riesgos, incluido cómo se evaluarán y la planificación de las comunicaciones asociadas.
- Impacto y probabilidad del riesgo: Cada riesgo es único en términos de impacto y probabilidad. Por ejemplo, los desastres naturales y las guerras tienen un alto impacto pero una probabilidad muy baja de ocurrir, mientras que los retrasos en las entregas de materiales y los errores de comunicación tienen un impacto bajo y pueden remediarse fácilmente, pero ocurren en casi todas las situaciones.
Durante la reunión inicial, es importante enfatizar que la gestión de riesgos debe ser un proceso continuo y no una actividad única. En primer lugar, las condiciones del proyecto cambian a medida que avanza; por ejemplo, el riesgo de sufrir un accidente con una grúa es cero si un proyecto aún se encuentra en la fase de cimentación y preparación.
Al ejecutar un proyecto MEP, trabajar de forma segura es tan importante como cumplir con los requisitos técnicos. Muchos clientes tienen protocolos de seguridad internos que todos los empleados deben seguir y, cuando participan contratistas externos, también deben seguirlos. En muchos casos, el incumplimiento de las reglas puede provocar que se prohíba a un contratista regresar al proyecto, lo que altera el flujo de trabajo de todas las partes interesadas involucradas. Si reglas como estas están presentes en un proyecto, deben quedar claras durante la reunión inicial.
