¿Qué significa la planificación colaborativa para la construcción?
Los proyectos de construcción son negocios complejos. Es necesario que un gran número de partes interesadas se unan y trabajen hacia un mismo objetivo, respetando plenamente la planificación del proyecto, tanto a corto como a largo plazo.
Todas las tareas, actividades in situ y pedidos de materiales están indisolublemente ligados entre sí y el más mínimo error o malentendido puede bloquear rápidamente el desarrollo de todo el proyecto, lo que provoca graves excesos presupuestarios y quejas que consumen mucho tiempo.
No hace falta mucho para comprender la importancia de la planificación colaborativa para la construcción. Todos los equipos, incluidos el cliente y los subcontratistas, deben comunicarse sin problemas entre sí, basándose en la información más reciente del sitio.
Desafortunadamente, esto no siempre es tan sencillo como parece. Los gestores de proyectos y sus equipos suelen acabar perdidos en un mar de datos sin contexto. Es decir, datos que no están vinculados a la planificación ni al cronograma maestro de 3 a 6 semanas. Y aquí es donde las cosas se ponen desafiantes.
Es posible que los gerentes de proyectos tengan que dedicar hasta el 40% de su día buscando actualizaciones, asistiendo a reuniones que podrían haberse evitado y escribiendo manualmente interminables informes que pueden estar desactualizados cuando se completan. Nadie quiere eso y nadie se metió en la construcción por eso.
Aquí es donde entra en juego la digitalización como forma de reducir el trabajo administrativo excesivo y lograr que las personas colaboren en tiempo real. Pero hay un problema. En muchos casos, los directores de proyecto y otros participantes del proyecto confían en las herramientas equivocadas para lograrlo.
Las notificaciones de WhatsApp, los correos electrónicos, las hojas de cálculo de Excel y las llamadas telefónicas pueden conectar a las personas en tiempo real, pero no están diseñados para la construcción. Incluso si puede enviar su actualización en tiempo real, es posible que no se puedan evitar retrasos o errores ya que no estará vinculada a la última programación en vivo. En resumen, los directores de proyectos seguirán sin tener forma de saber si su programa refleja la realidad.
No hace falta decir que esto va en contra del concepto de planificación colaborativa en la construcción y puede poner en gran peligro sus proyectos.
La buena noticia es que no tiene por qué ser así. Las herramientas específicas para la construcción, los procesos digitales estandarizados y la colaboración perfecta entre el sitio y la oficina realmente pueden marcar la diferencia y mantener su proyecto encaminado.
Los 3 pasos para una planificación colaborativa exitosa
Sin más preámbulos, a continuación puede encontrar los tres pasos clave que lo ayudarán a lograr que sus equipos colaboren sin problemas y entreguen proyectos de construcción exitosos:
A estas alturas debería quedar claro que el trabajo administrativo es una de las mayores amenazas para cualquier proyecto de construcción. El uso de herramientas digitales que no son adecuadas para su propósito obliga a muchos gerentes y directores de proyectos a depender de procesos manuales para enviar actualizaciones, registrar el progreso y proteger sus proyectos contra costosas reclamaciones.
A largo plazo, esta no es una estrategia viable y puede tener un gran impacto en la forma en que las personas de su proyecto colaboran y gestionan sus tareas. Un flujo de trabajo de comunicaciones fragmentado puede conducir rápidamente a situaciones en las que cada parte interesada tiene una versión diferente del programa, lo que genera problemas graves y malentendidos dolorosos.
Por eso se necesita un ecosistema de datos abierto y altamente colaborativo. Este ecosistema debe estar actualizado en tiempo real y todos los interesados deben poder acceder a él. Lo más importante es que debe estar indisolublemente ligado al cronograma del proyecto. De esta manera, todos están en sintonía y se pueden detectar los problemas antes de que se vuelvan desproporcionados.
2. Equipa a tu equipo con las herramientas adecuadas
Querer reducir la carga de trabajo administrativa excesiva en torno a su proyecto es una cosa. Hacerlo realidad es otra. Para cumplir esta misión es necesario tener las herramientas adecuadas. Dicho esto, es necesario invertir en herramientas creadas específicamente para la industria de la construcción.
En algunos casos, los profesionales de la construcción piensan que solo porque una herramienta les permite enviar una actualización en tiempo real, automáticamente se adapta a su propósito. La verdad es que se necesita mucho más que eso.
Cada parte interesada en su proyecto debe estar conectada y tener una visión general precisa de su situación. De lo contrario, incluso si reciben retroalimentación en tiempo real, todavía tienen que buscar actualizaciones en diez direcciones diferentes y revisar interminables hojas de cálculo o incluso pizarras escritas a mano para verificar que la información que reciben es correcta.
No importa lo bueno que alguien sea en su trabajo, esta forma de trabajar eventualmente lo llevará a tomar malas decisiones y a sentirse estresado y abrumado.
No hace falta mucho para darse cuenta de lo crucial que puede ser el uso de herramientas específicas de la construcción para llevar la planificación colaborativa a sus proyectos y garantizar que todas las partes interesadas permanezcan conectadas y trabajen juntas en armonía.
3. Invertir en estandarización
Lograr que los equipos sigan procesos, sistemas y prácticas de trabajo estandarizados puede parecer imposible para algunas personas en la construcción. La razón es que sienten que cada uno tiene su propio enfoque de trabajo y eso nunca cambiará.
Pero la realidad es muy diferente. Independientemente del tamaño o propósito de tu trabajo, el 80% del proceso es siempre el mismo. Teniendo esto en cuenta, es fácilmente evidente que al no estandarizar sus sistemas y procesos está desperdiciando una tremenda oportunidad de replicabilidad y mayor productividad en sus proyectos. En términos simples, la práctica hace la perfección. Cuando repites un proceso una y otra vez, tarde o temprano encontrarás sus defectos y lo mejorarás.
Esta repetición constante de procesos prediseñados y estandarizados, combinada con soluciones digitales específicas para la construcción, desbloqueará la colaboración en sus proyectos y facilitará que usted, como Gerente de Proyecto, y sus equipos mantengan el control del proceso de construcción y se comuniquen. sin problemas. .
Cuando se trata de qué tan rápido su equipo podrá adoptar una nueva forma de trabajar digital, ya no debería verlo como un problema real. Claro, algunas personas pueden necesitar más tiempo al principio, pero si sus equipos pueden usar un teléfono inteligente y banca móvil, no hay razón para que no puedan usar una aplicación de construcción que pueda hacerles la vida más fácil.
¡Mejore la colaboración y comience a entregar proyectos exitosos a tiempo!
Para tener éxito en su planificación colaborativa, necesita combinar tres elementos cruciales: personas, procesos y herramientas. Al reunir estos tres aspectos, podrá resolver problemas críticos hasta siete veces más rápido.
Es por eso que las herramientas de construcción específicas y los procesos estandarizados pueden marcar una gran diferencia en sus proyectos actuales y futuros.
