Los cronogramas de anticipación de tres semanas (también conocidos como planificación de 3 a 6 semanas) son una parte integral de todo proyecto de construcción, independientemente de su tipo o tamaño. El objetivo principal de la planificación anticipada es ayudar a los equipos a preparar las metas y actividades del proyecto para las próximas tres a seis semanas.
En otras palabras, permite a los gerentes de proyectos tener una buena comprensión de qué materiales necesitan ordenar a continuación, qué tareas deben completarse y/o verificarse y si hay alguna no conformidad que requiera atención. Cada una de estas acciones es un flujo de trabajo en sí mismo y debe vincularse cuidadosamente al plan general para garantizar que todo salga según lo esperado.
En este sentido, los cronogramas previstos están estrechamente vinculados al plan maestro y cada cambio en los mismos puede tener un impacto directo en el avance de todo el proyecto.
Por ejemplo, el más mínimo retraso en una sola actividad en el sitio puede dejar a los subcontratistas vagando por el campo durante semanas, incapaces de completar el trabajo que se les ha asignado. Por lo tanto, los proyectos de construcción pueden sufrir serios retrasos, abriendo la puerta a disputas legales y excesos presupuestarios.
Por eso es fundamental la colaboración continua en toda la cadena de suministro. Todas las partes interesadas deben poder conectarse entre sí en tiempo real y confiar en datos precisos para tomar decisiones inteligentes rápidamente.
Para lograrlo, necesitan acceso al programa en vivo y las herramientas adecuadas. Aquí es donde comienza el problema para muchos gestores y directores de proyectos de todo el mundo.
En un intento por aclarar cómo los equipos de proyecto pueden mantener encaminada su planificación anticipada, a continuación presentamos tres preguntas cruciales que todos los gerentes de proyecto deben considerar para garantizar el éxito de sus proyectos.
3 preguntas que todo director de proyecto debería hacerse
Digitalizar sus sistemas y procesos para mantener a sus equipos conectados no es una cura en sí misma. Hay ciertos pasos que se deben seguir y ciertas preguntas que se deben formular para poder gestionar mejor las interrupciones, evitar errores y dedicar menos tiempo a tareas administrativas. Más específicamente, estas son las tres preguntas principales que siempre debes hacerte cuando empieces a trabajar en tu planificación anticipada:
Muchas partes interesadas en la construcción pierden casi el 40% de su tiempo buscando actualizaciones, escribiendo informes interminables o simplemente asistiendo a reuniones. ¿La peor parte? Parecen creer que las reuniones interminables y la excesiva carga de trabajo administrativo son sólo parte del trabajo.
Pero la verdad es que nunca debería ser así. En primer lugar, no debería perder el tiempo generando informes que puedan automatizarse con 3 clics o buscando datos críticos de múltiples fuentes en lugar de una única fuente de verdad siempre actualizada.
Además, no hay razón para que los equipos de proyecto se queden atrapados en reuniones que duran mucho más de lo necesario sólo porque muchos de los participantes no tienen visibilidad del proyecto. Esto sólo crea aún más desconfianza entre los empleados y alimenta una cultura de culpa en toda la cadena de suministro.
En tales circunstancias, la microgestión se convierte en parte de las operaciones diarias, lo que genera aún más trabajo administrativo y malas relaciones entre las partes interesadas.
Y es por eso que la próxima vez que empiece a pensar en su planificación anticipada, necesita tomarse un momento y ver si podría dedicar menos tiempo a sus tareas administrativas. La respuesta a esta pregunta probablemente será “sí” y podría allanar el camino para una nueva forma de trabajar y gestionar tus proyectos. Al fin y al cabo, no se entraba en la construcción para asistir a reuniones todo el día, sino para contribuir a la sociedad.
¿Mis herramientas son específicas para la construcción?
Esta es la segunda pregunta que debe considerar si desea aumentar la productividad de su proyecto y garantizar la finalización exitosa de su plan anticipado.
Los gerentes de proyectos tienden a creer que las herramientas que utilizan son adecuadas para su propósito y están diseñadas para colaborar con diferentes partes interesadas en sus proyectos de construcción. En muchos casos, la verdad es muy diferente.
Especialmente cuando se trata de herramientas como WhatsApp, correo electrónico y Excel que no están diseñadas con la construcción como objetivo principal. Estas herramientas pueden ser excelentes para usar en su vida personal, pero no son específicas de la industria. Más analíticamente:
- No obligan a las personas en tiempo real a trabajar con información desactualizada.
- Los datos compartidos a través de ellos no tienen conexión con el plan maestro. En otras palabras, los datos son estáticos.
- La información está dispersa en muchas plataformas diferentes, lo que hace que el proceso de presentación de informes sea una pesadilla.
- No permiten la colaboración entre las partes interesadas internas y externas, lo que hace que su esfuerzo por conectar a todos los equipos en el campo sea mucho más desafiante.
Resulta evidente que el uso de herramientas incorrectas puede afectar realmente a su planificación anticipada. Sus equipos no tendrán una visión en tiempo real del proyecto y no habrá claridad sobre quién es responsable de qué, lo que provocará una toma de decisiones lenta y disfuncional.
Así que la próxima vez que estés en el lugar, asegúrate de hacerte esta pregunta. De lo contrario, rápidamente se sentirá fuera de control y se convertirá en el cuello de botella de su propio proyecto.
¿Se podría estandarizar más?
La próxima gran apuesta es la estandarización. Se podría pensar que los proyectos de construcción varían tanto en términos de propósito como de tamaño, por lo que la estandarización no siempre es una opción. Pero la verdad es muy diferente.
Independientemente del tipo de tu proyecto, el 80% del proceso es siempre el mismo. Por lo tanto, estandarizar la forma de diseñar, colaborar y, finalmente, construir es una opción válida. Lo más importante es que esto le quitará mucha presión de encima y le ayudará a evitar errores antes de que aparezcan o a señalar problemas críticos en una etapa temprana.
Debido a que hay una gran cantidad de filiales y diferentes especialistas en el sitio, es sumamente importante que cada uno siga un contexto bien definido y no que tenga su propia forma de hacer las cosas.
Por supuesto, adoptar un nuevo sistema y un nuevo proceso también es un desafío en esta etapa, pero no es razón para dar marcha atrás en su iniciativa de estandarización. Si sus equipos pueden utilizar un teléfono inteligente y la banca móvil, entonces deberían poder manejar una herramienta digital que agregará más claridad a su forma de trabajar y eliminará algunas de sus frustraciones diarias.
Pero primero deben comprender el valor que obtienen al cambiar sus hábitos en el sitio. Aquí es donde surge la pregunta inicial: “¿podríamos estandarizar más?”. te llevaré a continuación. No estandarices por el bien de la tecnología, sino por el bien de tus equipos, para que puedas proteger tu planificación anticipada y, por extensión, todo tu proyecto.
Tus herramientas no deberían ser simplemente "suficientemente buenas"
Después de plantearte las tres preguntas presentadas anteriormente, ya estás por delante de la competencia. Pero no deberías detenerte ahí. Ser “suficientemente bueno” no debería ser el estado deseado.
Sí, eventualmente podrás completar tu proyecto utilizando una herramienta "suficientemente buena" como WhatsApp y Excel. Sin embargo, es necesario tener en cuenta el coste real que conlleva dicha decisión. Porque a la larga probablemente será una elección bastante cara.
Dicho esto, aquí hay algunas cosas que querrás buscar en las herramientas que implementarás para administrar tu planificación anticipada y tu cronograma maestro:
- Deben permitir una colaboración fluida y conectar todas las actualizaciones del proyecto con el plan general en tiempo real.
- Deben estar conectados a una fuente de verdad, manteniendo a todos en sintonía y facilitando la automatización del proceso de presentación de informes.
- Deben proporcionar un seguimiento de auditoría detallado y siempre actualizado que permita a las partes interesadas del proyecto ver lo que sucedió en el pasado. Esto también lo protegerá de cualquier disputa legal que pueda poner en peligro el progreso de su proyecto.
- Todas las aplicaciones deben estar vinculadas a la misma plataforma. No es necesario buscar los últimos informes de progreso en todo el campo.
- Deben ser fáciles de usar para que la adopción in situ sea sencilla.
- Por último, pero no menos importante, deben ser específicos para la construcción. Elija herramientas que se hayan construido teniendo en cuenta las necesidades reales de las personas que realmente trabajan en la construcción.
