¡Felicidades! Después de un proceso largo y exigente, finalmente ha conseguido un contrato con un cliente. Una vez que reciba la carta de adjudicación que confirma su selección para un contrato específico, deberá actuar rápidamente y planificar con anticipación.
En algunos casos, puede ser necesario un “período de suspensión”. Esta brecha entre la información de todos los licitadores y el anuncio de la celebración final de un contrato puede variar de un proyecto a otro. La duración típica de esta pausa es de al menos diez días naturales y da a otros proveedores la oportunidad de tomar medidas contra la decisión.
Con periodo de statu quo o no, se debe empezar a preparar la fase de adjudicación del contrato, teniendo en cuenta todos los parámetros que se deben cumplir, desde la revisión del contrato y checklist de firma hasta pasar a la reunión precontrato y checklist de onboarding del cliente. proceso.
En resumen, aquí tienes todo lo que debes tener en cuenta a la hora de recibir un contrato:
1. Lista de verificación para revisión y firma del contrato
Todo comienza con la revisión del contrato y la firma de la lista de verificación. Tu principal objetivo es conseguir que lo que firmes refleje el acuerdo que ya has alcanzado con el cliente.
Más concretamente, el contrato que se firmará o se presentará para su firma deberá seguir las condiciones comerciales, de entrega y financieras de la propuesta que usted presentó inicialmente. Si se han realizado cambios o añadidos a la propuesta presentada, estas modificaciones también deberán reflejarse en el contrato final.
El uso de una revisión detallada del contrato y una lista de verificación de firmas puede desempeñar un papel decisivo en la detección de estos cambios en los términos de la licitación. Principalmente cambios que se introdujeron sin el consentimiento previo del Director General.
Esto es fundamental considerando que no se podrá firmar ningún contrato si se desvía de los términos acordados durante la Reunión de Finalización de Propuestas. Desafortunadamente, esto sucede con más frecuencia de lo que muchos creen.
Después de enviar su propuesta, comenzarán las negociaciones posteriores a la licitación. Durante este proceso, ambas partes tendrán muchas concesiones y habrá que modificar los términos de la licitación inicial.
El problema es que, en muchos casos, estas revisiones nunca llegan al contrato final. Como resultado, se presentan planos obsoletos para su firma o se ignoran cláusulas vitales del contrato. Esto es extremadamente peligroso para su empresa, ya que una vez firmado el contrato, está obligado a realizar la entrega según los términos incluidos en el mismo.
Independientemente de lo que hayas discutido anteriormente con un cliente, lo único que importa es lo que está escrito en el contrato. En el pasado, esto ha sido fuente de muchas disputas legales entre clientes y contratistas. En este sentido, asegurarse de que en su contrato se incluyan las especificaciones y fichas técnicas correctas es de suma importancia.
El papel de un administrador de ofertas
Aquí es donde Bid Manager entra en escena. Los Bid Managers son responsables de proteger a su empresa contra errores u omisiones contractuales. Para lograrlo, se aseguran de que el contrato que estás a punto de firmar sea examinado minuciosamente y de que no surjan malentendidos durante la reunión de finalización de la propuesta. Esta reunión puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su proyecto.
En definitiva, un Tender Manager debe tener sumo cuidado a la hora de detectar cualquier cláusula o término contractual que pueda perjudicar el buen desarrollo y finalización del proyecto. Una vez hecho esto, el Gerente de Licitación deberá notificar al Director General para resolver el problema antes de que se convierta en una amenaza para su organización.
Por ejemplo, si un Gerente de Propuestas recibe la versión final del contrato y parámetros como la fecha de finalización o las especificaciones de materiales son diferentes a lo ya acordado, es su deber informar al Gerente General sobre esto para que pueda evitar la firma de un contrato que podría perjudicar tanto al proyecto como al negocio.
En resumen, estos son los cinco pilares de acción de todo Bid Manager a la hora de documentar ofertas y contratos:
- Asegúrese de que la versión final del contrato esté correctamente actualizada y que no haya puntos que deban cambiarse o eliminarse.
- Antes de firmar, verifique que todos los planos y especificaciones hayan sido revisados adecuadamente.
- Asegúrese de que todos los términos incluidos en el contrato sigan las políticas de la empresa (por ejemplo, en términos de seguro).
- Siempre pida más aclaraciones si es necesario.
- El contrato deberá firmarse tanto en copia electrónica como impresa.
Plantilla de lista de verificación para firma y revisión de contratos
A estas alturas, está claro que durante el proceso de adjudicación del contrato es necesario mantener un registro detallado de cada cambio en su propuesta inicial. De esta manera, siempre podrás comprobar si el contrato presentado por el cliente refleja lo que ya has acordado con él.
Si todavía tiene dudas sobre cómo hacer esto, no dude en descargar la siguiente plantilla de lista de verificación para revisión y firma del contrato y realizar el proceso de firma del contrato sin esfuerzo.
2. Reunión previa al contrato
Una vez que se haya adjudicado el contrato a su empresa, es hora de que el Director General encuentre al Gerente de Proyecto (PM) adecuado para el trabajo. Una de las primeras tareas que deberá realizar el recién nombrado Project Manager es organizar la reunión previa al contrato.
El propósito de esta reunión es simple. Las partes interesadas clave del proyecto (es decir, proveedores, arquitectos, subcontratistas, etc.) deben unirse y coordinar los próximos pasos. La reunión debe tener una agenda bien definida con antelación. De esta forma podrás aprovechar al máximo la reunión sin hacer perder el tiempo a nadie.
Además, el director del proyecto debe elaborar un formato estandarizado sobre cómo se desarrollará la discusión y cómo se documentarán y compartirán los puntos clave con los participantes en una etapa posterior.
Teniendo en cuenta el número de personas que estarán presentes en esta reunión, puede resultar fácilmente comprensible que se necesite una estructura de reunión coherente.
Tener un registro preciso de asistencia (también conocido como registro) es una parte crucial de este proceso. Es fundamental que todos los participantes firmen el registro de asistencia para que todos sean responsables de la versión final del acta de la reunión.
- Comparta los puntos principales de cada reunión con los demás participantes:
- Genere informes de reuniones con solo hacer clic en un botón:
- Monitorear el avance de las tareas y temas tratados en reuniones anteriores:
De lo anterior, queda claro que esta reunión debe actuar como su red de seguridad contra cualquier tipo de falta de comunicación o disputa contractual. Es por eso que debes aprovechar esta reunión como una oportunidad para explorar todos los aspectos del proyecto y elaborar un plan bien articulado, no sólo para los próximos 2 o 3 meses, sino para un año entero o, si es posible, incluso más.
Al presionar activamente por un cronograma a largo plazo, puede planificar con anticipación para evitar cualquier cuello de botella que pueda surgir y enviar un mensaje al resto de las partes interesadas de que está comprometido a comenzar este proceso con el pie derecho.
Es más, su dedicación a las metas y objetivos del proyecto puede proteger su negocio ante los ojos de su cliente en caso de que surja una disputa más adelante. Al comunicar y documentar oficialmente sus inquietudes o desacuerdos de manera oportuna, siempre podrá retroceder y defender sus decisiones frente a las de su cliente.
3. Lista de verificación del proceso de incorporación de clientes
Por lo general, hay dos áreas principales de responsabilidad para cada cliente cuando celebra un acuerdo contractual con un contratista. En primer lugar, deben poder pagar a tiempo y, en segundo lugar, deben proporcionarle el lugar donde se llevará a cabo el proyecto.
Teniendo esto en cuenta, tener una lista de verificación de incorporación cuidadosamente elaborada garantizará que su cliente cumpla con sus compromisos a tiempo. Como contratista, debe estudiar detenidamente la forma en que su nuevo cliente ha estructurado sus sistemas y procesos internos.
Especialmente cuando nos referimos a clientes más grandes (por ejemplo, el Estado) las cosas pueden llevar mucho tiempo en lo que respecta a pagos y cualquier tipo de tareas administrativas.
Por esta razón, su gerente de proyecto debe planificar con anticipación y comenzar temprano este proceso que requiere mucho tiempo. Más específicamente, debe asegurarse de que los materiales correctos (por ejemplo, seguro, plan de salud y seguridad, etc.) se envíen a tiempo y a la persona adecuada. Este es el administrador del contrato designado por el cliente.
Su PM debe hacer un seguimiento continuo con el administrador del contrato para asegurarse de que todo avance como debería. Al fin y al cabo, el envío de documentación no finaliza hasta que el administrador del contrato confirma por escrito que el cliente ha recibido todos los documentos necesarios para realizar el pago.
Al mismo tiempo, el director del proyecto también necesita realizar algunas investigaciones dentro de su propia organización. El Responsable Financiero deberá comprobar tanto la documentación presentada como los requisitos de pago para que todo esté en orden y no haya nada que pueda retrasar el pago.
Mejores prácticas para directores de proyectos
Después de leer todo esto, queda claro que un PM debe ser muy entusiasta al preparar la documentación para el pago. En general, estos son los cinco principios básicos que siempre deben recordar:
- Tome la iniciativa en la comunicación con el cliente y conozca sus procesos de pago internos clave lo antes posible.
- No esperes a que el cliente dé el primer paso, ya que podrías perderte en un laberinto de burocracia. Pregunta si tienen ciertas reglas y requisitos que debes tomar en consideración antes de solicitar tu pago.
- Descubra si existe algún requisito de autorización por parte del cliente antes de que pueda realizar el pago.
- No olvides involucrar a tu responsable financiero en el proceso para que cualquier error sea detectado a tiempo.
- El cliente siempre debe haber elegido un punto de contacto específico (es decir, el administrador del contrato) para que la coordinación de pagos se pueda realizar de forma bien organizada.
Qué incluir en su lista de verificación
Elaborar una lista de verificación del proceso de incorporación de clientes no es un juego de niños. En un esfuerzo por ayudarlo a navegar este proceso de la manera más inteligente posible, hemos preparado una plantilla a continuación que puede utilizar para asegurarse de recibir el pago a tiempo:
Palabra final
En definitiva, acelerar el proceso de adjudicación de contratos requiere de mucho esfuerzo y una actitud proactiva. Tanto su gerente de propuesta como su gerente de proyecto desempeñan roles vitales en esta etapa del proyecto y deben asegurarse de establecer un canal de comunicación sólido con las personas asignadas para representar al cliente.
Además, todo debe estar debidamente documentado y llevarse un registro detallado de las actuaciones. De esta forma, la empresa está protegida y el proyecto puede avanzar según lo previsto.
No olvides echar un vistazo a las plantillas que presentamos anteriormente para que puedas comenzar esta fase crucial del proyecto de la manera correcta.
