Poner en marcha un proyecto de construcción exitoso suele ser una misión difícil y exigente. Todo debe documentarse en detalle para que su proyecto permanezca protegido de disputas costosas y que requieren mucho tiempo. Por supuesto, esto requiere una comunicación clara entre todas las partes involucradas (cliente, contratista, subcontratistas, etc.).
Como director de proyectos, debe poder identificar problemas rápidamente y vincularlos con las tareas correctas. De esta manera, puede recuperar datos de importancia crítica muy fácilmente y monitorear el impacto de un problema tanto en su plan de 3 a 6 semanas como en su cronograma maestro.
Pero ¿cómo puedes lograr todo esto? Esta es la eterna agonía para muchos directores y gerentes de proyectos. Y sin importar el tamaño o el tipo de tu proyecto, la respuesta es siempre la misma. Utilizando herramientas digitales que fueron construidas específicamente para la construcción.
Muchos en la construcción piensan que sus herramientas son apropiadas simplemente porque pueden intercambiar información en tiempo real o, peor aún, simplemente porque así es como siempre han estado acostumbrados a hacer las cosas.
Como resultado, muchos proyectos terminan dependiendo de las notificaciones de WhatsApp, hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos o incluso pizarras para realizar un seguimiento de todo lo que sucede en el sitio. En la mayoría de los casos, los equipos de proyecto no tardan mucho en terminar perdidos en un mar de información desconectada. Cuando se trata de quejas, esto puede significar sanciones que pueden costarle a su proyecto miles de euros.
Es por eso que el uso de herramientas digitales específicas para la construcción puede marcar la diferencia casi al instante. Imagine el valor que podría obtener al completar los recorridos por el sitio mucho más rápido o al registrar cualquier problema que detecte a medida que avanza, en lugar de tener que tener todo en su cabeza durante hasta dos horas hasta que se complete el recorrido. .
Tarde o temprano, sabrá que se perderá información crucial o pasará todo el día trabajando en tareas administrativas y buscando actualizaciones de múltiples subcontratistas. Ciertamente esa no fue la razón por la que decidiste dedicarte a la construcción cuando empezaste.
Lo bueno es que nada de esto es culpa tuya. Tenías que realizar un trabajo exigente utilizando las herramientas y procesos incorrectos. El lado aún más positivo es que existe una salida a la situación estresante a la que se enfrenta.
¿Qué desencadena una disputa de construcción?
Antes de entrar en más detalles sobre cómo puede gestionar las disputas en sus proyectos de manera más efectiva, es importante analizar más de cerca lo que normalmente puede desencadenar una disputa de construcción.
Una disputa de construcción puede ser el resultado de varios factores. Los retrasos en los proyectos, la falta de precisión en la forma en que se describen las tareas, el incumplimiento de los estándares de diseño predefinidos y los sobrecostos son algunas de las razones de una disputa de diseño en la construcción.
Cuando surge una divergencia como las mencionadas anteriormente, todo el ciclo de vida de un proyecto se ve afectado. Para que el flujo de trabajo continúe sin interrupciones, se deben resolver todas las disputas.
De lo contrario, existe el peligro de que se congelen todos los procesos y tareas. Una situación de “suspensión” puede provocar graves retrasos y someter al proyecto a una enorme presión financiera.
Para resolver estos conflictos, es imprescindible que detectes rápidamente los motivos que llevaron a los mismos. Pero revisar 300 o 400 fotos y mil correos electrónicos sin ninguna orientación para encontrar la documentación que necesitas es caótico y genera mucho estrés y frustración.
El software de construcción puede eventualmente sacarlo de esta difícil situación, siempre y cuando garantice una conexión perfecta entre los comentarios que recibe del sitio, su planificación de 3 a 6 semanas y su cronograma maestro. De esta manera, puedes recopilar todos los datos que necesitas para proteger tu proyecto contra quejas con solo unos pocos clics.
Así, en lugar de pasar semanas o incluso meses gestionando una queja, ahora puedes hacerlo en una o como máximo dos horas. Esto es extremadamente poderoso y puede quitarle una gran carga de encima. Pero nuevamente, para hacer esto necesita una plataforma específica sobre la cual construir que pueda garantizar que su programa refleje la realidad en cualquier momento dado.
Cómo evitar una disputa de construcción
Siempre es mejor prevenir que curar. Dicho esto, siempre debes poner especial atención en registrar todos los problemas encontrados en el sitio para poder anticipar posibles disputas incluso antes de que surjan. Como mencionamos anteriormente, las soluciones digitales específicas para la construcción son su aliado más valioso en esta desafiante misión.
En resumen, estas son las tres formas principales en que el software de construcción puede ayudarle, como director de proyectos, a proteger sus proyectos:
1. Mantente siempre alineado con tu Guardián
El capataz de construcción es su mano derecha en el esfuerzo de mantener su proyecto de construcción protegido contra cualquier tipo de reclamo. Esta es la persona que tiene que visitar todo el sitio casi a diario para asegurarse de que todo esté como debe ser.
Para cada problema que descubran, deben comunicarse con usted lo más rápido posible con un informe detallado y fotografías que capturen el incidente para que pueda resolverlo antes de que se exagere.
En otras palabras, un Incharge es la persona que puede salvarle de muchas visitas al sitio web. Siempre y cuando te mantengas alineado en todo momento. Aquí es donde entra en juego el software diseñado y construido teniendo como enfoque principal la industria de la construcción.
Y es también por eso que herramientas como WhatsApp, Email y Excel, por muy buenas que sean, no pueden cumplir esta función. Simplemente no fueron diseñados para procesos que requieren tiempo y dinero.
2. Reducir la carga administrativa excesiva
No hace falta mucho para darse cuenta de que documentar todos los problemas in situ conlleva una importante carga administrativa y mental. La razón de esto es el exceso de información que acompaña a cada proyecto en construcción.
Como resultado, los gerentes de proyectos pueden terminar pasando el 40% de su día asistiendo a reuniones inútiles y recibiendo llamadas innecesarias. Para empeorar las cosas, muchas veces tienen que lidiar con una serie de informes y actualizaciones que se encuentran en diferentes plataformas o incluso escritos manualmente en pizarras.
Este es un enfoque extremadamente propenso a errores que crea malentendidos y obliga a los gerentes de proyectos a dedicar la mayor parte de su tiempo a tareas que deberían haberse completado con solo presionar unos pocos botones.
Ahora imagine si un gerente de proyecto tuviera que resolver rápidamente una disputa sobre un proyecto después de esta rutina estresante. Posiblemente todas las operaciones tendrían que congelarse durante bastante tiempo hasta que se recopilara toda la información necesaria. Y esto supone que todos los datos se han registrado y todavía están disponibles.
Almacenar todas las actualizaciones críticas (comentarios, preguntas, fotografías) en un ecosistema de datos abiertos puede ahorrar horas de trabajo y frustración a todas las partes involucradas. En cualquier momento, podrán recuperar todos los cambios con solo un registro de auditoría actualizado automáticamente en la nube. Esto es algo que WhatsApp o Excel no pueden hacer. Pero las aplicaciones y plataformas específicas de la construcción sí pueden hacerlo.
3. Comunicarse claramente y sin interrupciones
Los proyectos de construcción pueden complicarse fácilmente si las personas no pueden trabajar juntas e intercambiar actualizaciones cruciales al instante. El software de construcción puede ser sus ojos y oídos en el sitio y ayudarlo a responder a solicitudes críticas tan pronto como las reciba.
Esto podría ser una queja planteada por el cliente o algo que uno de sus subcontratistas pasó por alto mientras trabajaba en una tarea. Ser capaz de compartir estos problemas en tiempo real puede ahorrarles a todas las partes muchos intercambios y puede poner fin a una disputa incluso antes de que surja. Esto es extremadamente importante si desea que su proyecto siga avanzando.
Teniendo esto en cuenta, resulta inmediatamente evidente que no puedes confiar en datos sin contexto para desarrollar tu proyecto. O, simplemente, en datos que no tienen conexión con tu horario de 3 a 6 y tu programa de maestría. Esta conexión entre ellos es lo que mantiene todo unido.
Y después de todo, por eso es tan importante elegir una herramienta específica de construcción para gestionar sus proyectos. Porque WhatsApp puede ser una buena herramienta cuando quieres enviar un mensaje a tus amigos o familiares, pero no puede considerarse tu herramienta ideal a la hora de seguir y reportar el progreso de la construcción.
Aprenda de los profesionales de la industria cómo mantener su proyecto seguro
A estas alturas debería quedar claro que la construcción y la documentación son clave. El éxito de sus proyectos depende de la rapidez con la que pueda detectar problemas críticos, comunicarse con las personas adecuadas y resolverlos.
Implementar una herramienta digital específica para la construcción puede ayudar a lograrlo sin sentir que se está ahogando en un mar de información desconectada.
