El director de obra es uno de los engranajes centrales de todo proyecto de construcción. Está ocupado desde que llega al trabajo por la mañana hasta que sale al final del día, a menudo apagando incendios y llamando frenéticamente a los subcontratistas o al director del proyecto para obtener o transmitir información. Sin mencionar el tiempo dedicado a intentar garantizar que todos los problemas estén completamente documentados, que nadie llegue al sitio en vano y que los pedidos de materiales no se retrasen, se pierdan o, peor aún, se dañen.
No hay dos días iguales, pero una cosa es segura. No debería tener que reinventar continuamente la forma en que se comunica con su gerente de proyecto sobre los recorridos por el sitio y las cosas que ve en el campo.
¿Cuántas veces has enviado un correo electrónico o mensaje importante a la oficina sin recibir respuesta? ¿Y qué efecto tuvo esta falta de respuesta en el avance de su proyecto?
No sorprende, entonces, que muchos gerentes de proyectos se sientan constantemente abrumados y estresados mientras intentan equilibrar diferentes dependencias, resolver limitaciones y, al mismo tiempo, alinearse en torno a hitos tanto con su gerente de proyecto como con los subcontratistas que participan en el proyecto. Como resultado, a menudo terminan enterrados bajo una montaña de trabajo que realmente no agrega valor a sus proyectos.
Para ayudarle a evitar esta espiral y recuperar la tranquilidad, aquí le ofrecemos cinco consejos que debe tener siempre en cuenta a la hora de gestionar una obra de construcción:
1. Colabore con su director de proyecto en una única fuente de información
Como administrador de sitio, siempre debe mantener un flujo continuo de comunicación con su gerente de proyecto para garantizar que todos los problemas se registren y resuelvan tan pronto como ocurran.
Las notificaciones, los correos electrónicos y las notas de la pizarra de WhatsApp pueden crear más confusión que las soluciones a la hora de mantenerte conectado, porque no están diseñados para soportar procesos tan delicados y urgentes. Como resultado, la falta de comunicación, la pérdida de información crucial y las respuestas demoradas siempre están a la vuelta de la esquina.
Es por eso que trasladar su plan a la nube utilizando una herramienta específica para la construcción puede agregar mucho valor. Toda la información se registra y se mantiene en un solo lugar para que todas las partes tengan visibilidad total en el sitio y puedan ver lo que sucedió históricamente. Al mismo tiempo, puede enviar actualizaciones, hacer preguntas o escalar problemas mientras navega por el sitio simplemente usando su teléfono inteligente.
Luego, el gerente del proyecto recibirá una notificación automática en su teléfono inteligente en tiempo real y actuará rápidamente antes de que un problema ponga en peligro su agenda diaria o su pronóstico de 3 a 6 semanas. Así podrás por fin trabajar en equipo en la misma dirección y dejar de perder el tiempo haciendo llamadas o enviando correos electrónicos que ni siquiera estás seguro de haber sido leídos o no.
2. Deja de tener cosas en la cabeza y regístralo todo
Tienes que documentar todo pase lo que pase. Esta es la forma más segura de mantener su proyecto y a usted mismo a salvo de reclamaciones comerciales. Sabemos lo difícil que puede ser vigilar cada detalle en el sitio. Después de todo, no es casualidad que recorrer los sitios sea, en la mayoría de los casos, una tarea estresante.
Si no está equipado con las herramientas adecuadas, tendrá que caminar por el campo, detectar un problema y documentarlo en detalle cuando regrese a su escritorio. Pero a veces hay demasiados problemas sobre los que es necesario informar. O por una razón u otra, su recorrido por el sitio puede verse interrumpido, dejándolo preguntándose si realmente lo vio y se acordó de registrar todo.
No hace falta decir que esto puede hacer que su comunicación con el director del proyecto sea confusa y frustrante. Ésta es otra razón más por la que los informes de campo móviles son tan importantes. Le permite enviar actualizaciones críticas o preguntas tan pronto como las encuentre, simplemente usando su teléfono inteligente. De esta manera, podrás eliminar gran parte de tu carga administrativa y mental.
Al mismo tiempo, al documentar todo en una única fuente veraz, se asegura de que su director de proyecto pueda plantear o responder a las reclamaciones muy rápidamente. Ya no necesitarás pasar semanas o incluso meses buscando ese correo electrónico o foto que demuestre que no tienes la culpa del retraso en tu agenda. Todo será accesible en la nube y podrás acceder a él con una búsqueda rápida.
3. Haga de la preparación del sitio su prioridad número uno
Normalmente, cuando se trata de preparación, muchas partes interesadas tienden a centrarse únicamente en eventos externos como el mal tiempo.
Sin embargo, la preparación no debe comenzar ni terminar ahí. La mayoría de los problemas que surgen en el sitio se pueden resolver mediante una mejor anticipación y preparación en torno a los pedidos, la entrega, las opciones, los diseños y la planificación de la fuerza laboral disponible.
A menudo vemos que surgen problemas si el trabajo en la obra no se ha pensado detenidamente con las partes interesadas o si los trabajos de preparación se han realizado demasiado tarde, lo que provoca trabajos de última hora y errores.
Por ejemplo, puede suceder que las actividades de la obra se interrumpan porque los elementos prefabricados llegan demasiado tarde a la obra. Si este es el caso, es necesario reunir a todas las partes involucradas (ingenieros, proveedores, etc.) y encontrar juntos la causa raíz y la solución al problema para que esto no vuelva a suceder. Así se puede garantizar una actitud proactiva a la hora de preparar proyectos y resolver limitaciones para que los imprevistos no signifiquen un desastre. Y es por eso que, como director de obra, siempre debes estar en completa sincronía con tu director de proyecto y los diferentes subcontratistas.
4. Involucrar a los subcontratistas desde el principio
La gestión de un sitio web no es una carrera de individuos sino un deporte de equipo en el que se requiere conocimiento del sistema y la participación activa de todos los miembros del equipo para garantizar que las promesas ofrecidas sean creíbles.
Es por eso que siempre debe intentar involucrar a los subcontratistas en las primeras etapas del proceso al planificar sus tareas. De esta manera, podrá definir sus necesidades y comprender qué pedir y cuándo. Este enfoque puede ahorrarle mucho estrés cuando se trata de la preparación del sitio y la entrega de materiales.
Además, le ayudará a aumentar la responsabilidad, ya que planificarán todas las actividades futuras juntos. En este punto, lo ideal es registrar las responsabilidades y compromisos de cada parte en un espacio compartido y en vivo en la nube, de modo que pueda evitar el juego de culpas y saber siempre qué se hizo y qué no, y lidiar con desafíos en constante evolución. .
Este es el primer paso para crear relaciones duraderas con sus subcontratistas. Cuanto mejor colabore en un proyecto hoy, mayores serán sus posibilidades de volver a trabajar juntos en el futuro. En una industria plagada de falta de confianza y donde a veces es difícil encontrar buenos subcontratistas, esto es extremadamente importante.
5. Utilice herramientas hechas para equipos de construcción.
Muchos administradores de sitios tienden a creer que las herramientas que utilizan son adecuadas para su propósito y están diseñadas para colaborar con diferentes partes interesadas. En muchos casos, la verdad es muy diferente.
Especialmente cuando se trata de herramientas como WhatsApp, Email y Excel que no están diseñadas para equipos de construcción. Estas herramientas pueden ser excelentes para otras ocasiones, pero no pueden ayudarlo a completar el recorrido por el sitio más rápido, comunicarse con su gerente de proyecto en tiempo real o documentar todo en detalle mientras está en el sitio. Y he aquí por qué:
- No proporcionan una visión "en vivo" in situ que se pueda compartir de lo que sucede en el terreno.
- Los datos compartidos a través de ellos carecen de conexión con la programación diaria y la planificación a corto plazo. Esto hace que sea difícil para las personas ver dónde están las cosas en general y qué tareas están progresando, qué sigue y quién es responsable de qué.
- La información está dispersa en muchas plataformas diferentes, lo que dificulta el proceso de presentación de informes.
- No permiten la colaboración entre las partes interesadas internas y externas, lo que hace que su esfuerzo por conectarse con el director del proyecto o los subcontratistas sea mucho más desafiante.
- No le permiten crear el diario de su sitio web sobre la marcha. En lugar de eso, debes mantener toda la información en tu cabeza hasta que regreses a tu escritorio. Esto crea trabajo administrativo adicional y estrés para recordar todo con precisión.
- No proporcionan informes detallados sobre el desempeño de los subcontratistas en el sitio.
¡Mejora el trabajo en equipo y gana tranquilidad!
Rápidamente queda claro que el uso de herramientas incorrectas realmente puede afectar la forma en que administra las actividades diarias de su sitio web. Sus equipos no tienen información en tiempo real sobre lo que viene a continuación y no hay claridad sobre quién es responsable de lo que lleva a malas decisiones, cortes costosos y muchas noches de insomnio en su esfuerzo por ejecutar el sitio de la manera más eficiente posible.
