Una buena comunicación es clave para la entrega exitosa de todos los proyectos de construcción. Desafortunadamente, es más fácil decirlo que hacerlo. Muchos gerentes de proyectos nos dicen que mantener a todos los equipos en sintonía es uno de los mayores desafíos que enfrentan día tras día en el trabajo.
En muchos casos, la información fluye de un lado a otro a través de diferentes canales, provocando malentendidos y mucha frustración. Las notificaciones por correo electrónico, SMS, WhatsApp y Messenger son solo algunas de las formas en que se comunican los equipos de proyecto.
Por muy buenos que sean, estos métodos no pueden respaldar los procesos de un proyecto de construcción que requieren tiempo y dinero. Y la razón es simple. Los usuarios no pueden conectar las actualizaciones que desean enviar al pronóstico y al cronograma maestro de 3 a 6 semanas.
Por lo tanto, los gerentes de proyectos pueden quedar enterrados rápidamente bajo una montaña de información sin contexto. ¿El resultado?
- Las tareas administrativas sofocan sus proyectos.
- No tienes una visión general del progreso de tu proyecto.
- Muchas reelaboraciones debido a errores que podrían haberse evitado.
- Las transferencias se están retrasando, lo que provoca costosas reclamaciones.
¿Qué define una buena comunicación en la construcción?
Aquí es donde las cosas se ponen realmente desafiantes. ¿Cuál es el secreto de una buena comunicación en la construcción? Probablemente esa sea la pregunta del millón para la construcción.
La respuesta está en la combinación fluida de tres elementos clave: personas, procesos y herramientas. En otras palabras, es una cadena de opciones que eventualmente puede conducir a una buena comunicación y permitirle entregar sus proyectos de manera más rápida y económica.
En primer lugar, necesita las personas adecuadas en los puestos adecuados. Una vez que puedas atraer y capacitar a tu talento, debes brindarles las herramientas adecuadas.
Cuando se trata de construcción, esto simplemente significa que debe apoyar sus esfuerzos equipándolos con herramientas específicas de la industria que les brinden visibilidad total y, por extensión, control exclusivo sobre todo lo que sucede en el sitio. Así es como podrán tomar decisiones informadas rápidamente y garantizar que todos los equipos del proyecto apunten en la misma dirección.
Al hacer esto, ya estás muy cerca de tu objetivo, pero necesitas una última cosa. Por supuesto, se trata de procesos bien definidos y (en la medida de lo posible) estandarizados. De esta manera podrás aprovechar al máximo tus equipos y las herramientas que tienes implementadas en tus proyectos.
Cómo mejorar la comunicación entre los equipos de proyecto
De la teoría a la acción siempre queda un largo camino por recorrer. Teniendo esto en cuenta, a continuación te presentamos cinco consejos prácticos que te permitirán aumentar la visibilidad del sitio en tus trabajos y asegurar una buena comunicación entre los diferentes equipos:
1. Utilice herramientas específicas para la construcción
Recopilar información dispersa lleva tiempo y es propenso a errores. Al no tener ningún vínculo entre su agenda y la información más reciente en el sitio web, puede confundirse fácilmente, lo que hace que sus procesos sean extremadamente lentos y engorrosos.
Por esta razón, necesita una herramienta diseñada específicamente para la construcción y que le permita comunicarse de manera efectiva con múltiples partes interesadas para poder tomar las decisiones correctas más rápido y planificar sus próximos pasos con confianza.
Sólo manteniendo a todos sincronizados se pueden evitar errores y entregar proyectos exitosos con menos tiempo de inactividad y mayores márgenes.
2. Mantenga toda la información en una única fuente de verdad
Muchos directores de proyectos admiten que pasan el 40% de su día en la oficina buscando las últimas actualizaciones, llamando a personas y asistiendo a reuniones que nunca fueron necesarias.
Reunir todas las comunicaciones en una única fuente de datos hace que sea considerablemente más fácil para todos los equipos mantener una visibilidad total de sus tareas y para usted, como director de proyectos, manejar grandes cantidades de datos de manera más eficiente.
Las personas adecuadas obtienen acceso a la información adecuada con solo unos pocos clics, lo que garantiza que todos sepan cuál es su situación y si es necesario reprogramar una tarea o un pedido de material.
En un proyecto con múltiples partes interesadas y altas sanciones por retrasos, esto puede ser poderoso y ahorrarle a usted y a sus equipos muchos problemas.
3. Vincula controles de calidad y SMS directamente al plan.
Una buena comunicación en la construcción también va de la mano del control de calidad. Ninguno puede existir sin el otro a largo plazo.
Los controles de calidad y los SMS son un área en la que la implementación de una herramienta específica para la construcción resulta evidente. En pocas palabras, necesita invertir en una solución digital que le ayude a vincular la gestión de calidad con la planificación de proyectos.
Este enfoque le permitirá detectar y resolver problemas rápidamente, en lugar de esperar a resolverlos todos al final del proyecto, lo que hará que sus traspasos sean un proceso extremadamente estresante.
4. Registre todo y evite quejas
Desde este rincón hemos mencionado muchas veces que la documentación es de suma importancia en la construcción. Sin duda, también es un componente esencial de una buena comunicación.
Muchos responsables de proyectos y obras dedican mucho tiempo a responder a quejas que bloquean su trabajo y les cuestan miles de euros. ¿La razón?
- Falta de alineación entre ubicación y oficina.
- Exceso de información que alimenta la carga de trabajo del administrador.
- Falta de estandarización en los procesos QHSE.
5. Mejore y estandarice continuamente sus procesos
Cada proyecto de construcción, independientemente de su tipo o tamaño, genera una gran cantidad de datos que pueden crear fácilmente un escenario caótico para tu proyecto si no lo gestionas correctamente.
Sin embargo, al mismo tiempo, recopilar tanta información del sitio web puede ser una excelente oportunidad para mejorar sus procesos y estandarizar tanto como sea posible la forma en que se comunica y colabora con sus equipos.
Por ejemplo, utilizando una herramienta orientada a la construcción, podría crear y compartir con sus equipos listas de defectos estandarizados que no solo establecerían estándares de calidad más altos para sus proyectos sino que también facilitarían la comunicación entre las diferentes partes interesadas.
No hace falta mucho, entonces, para comprender que mejorar continuamente sus procesos puede transformar gradualmente la forma en que se conecta con sus equipos en torno a temas críticos, reduciendo las interrupciones y previniendo errores antes de que se conviertan en una amenaza para la rentabilidad de su proyecto.
Ver más. Comunicarse mejor.
Tener una vista en vivo y compartible de su sitio de construcción puede desempeñar un papel importante en su esfuerzo por mejorar la comunicación sobre su proyecto. Cuando ves más, te comunicas mejor y, como resultado, puedes mejorar el trabajo en equipo y planificar de manera mucho más eficiente.
