Si alguna vez has estado en la ciudad japonesa de Toyota, probablemente hayas notado la sorprendente atención al detalle que impregna cada aspecto de esta metrópolis compacta. Toyota City ha dado lugar a muchas innovaciones, algunas de las cuales han evolucionado mucho más allá de sus orígenes de fabricación o ingeniería.
El sistema Kanban fue desarrollado en (y por) Toyota en la década de 1950, y lleva el nombre del término japonés para tablero o tablero. Posteriormente fue adoptado a nivel mundial por empresas con visión de futuro, incluidas empresas de construcción y gestión de instalaciones. Originalmente, Kanban proporcionaba definiciones visuales para los procesos de fabricación justo a tiempo que estaba introduciendo Toyota. Desde entonces, ha evolucionado hasta convertirse en un sistema de señalización más amplio que permite la gestión secuencial de un proyecto o proceso. Los tableros Kanban están llenos de tarjetas coloridas, como un tablero de Trello, que brindan una descripción general de la gestión de proyectos.
¿Cómo se define el método Kanban?
El método Kanban se definió oficialmente en 2007 como modelo para la industria informática. Divide un proyecto o proceso en tres etapas distintas: solicitado, en progreso y completado. Su atención se centra en las etapas lineales, donde el paso A siempre ocurre antes del paso B. Esto puede parecer obvio, pero en la gestión de instalaciones no es raro que el personal corra de manera ineficiente entre trabajos en un juego de golpear al topo. El método Kanban insiste en algunas reglas fundamentales, lo que refuerza la naturaleza lineal de una gestión eficaz. Por ejemplo, los procesos anteriores deben producir sólo lo que requieren los procesos posteriores.
Para lograr su objetivo de minimizar el desperdicio y maximizar la productividad, el método Kanban requiere una visión holística de los proyectos desde el principio. El objetivo es proporcionar un enfoque orientado al servicio donde los recursos y las personas adecuados estén siempre en el lugar correcto en el momento adecuado.
¿Cómo se aplica Kanban a la gestión de instalaciones?
La gestión de instalaciones está muy lejos de los procesos de producción automotriz que generaron Kanban, pero se aplican muchos de los mismos principios. Un tablero unificado sirve como depósito de datos en tiempo real, destacando dónde pueden surgir (o surgirán) problemas y permitiendo la implementación de soluciones preventivas.
Consideremos las siguientes cuestiones que pueden surgir en torno al mantenimiento de un edificio, cuyo 90% de la inversión durante su vida útil se produce cuando está en funcionamiento:
- Una planificación ineficiente significa que el mantenimiento programado de un edificio no se lleva a cabo o no se realiza con un nivel satisfactorio.
- El personal no cuenta con los recursos adecuados para garantizar que las instalaciones se mantengan en su nivel actual.
- Los ocupantes del edificio están decepcionados por la falta de gestión y la ausencia de personal de primera línea.
- Se plantean quejas que requieren una investigación y corrección urgentes para controlar la situación.
- Se requiere personal de otras funciones para realizar trabajos de reparación apresurados, lo que genera un volumen inmanejable de trabajo en progreso.
- Otros proyectos quedan paralizados por esta redirección de recursos de personal, provocando retrasos en otros cronogramas.
Ahora consideremos cómo se podría evitar este efecto dominó adoptando el sistema Kanban:
- La planificación se aborda mediante la creación de un flujo de trabajo visual de todos los edificios, cualquier mantenimiento requerido y los estándares mínimos esperados por los clientes/inquilinos/residentes.
- La inversión inicial se realiza en las herramientas, materiales y personal necesarios para mantener estas instalaciones según un estándar acordado con el cliente al inicio de cada contrato.
- Se distribuye a los clientes un calendario del próximo mantenimiento, lo que minimiza las molestias, pero también garantiza que se estén tomando todas las medidas necesarias.
- La comunicación continua y los horarios de trabajo confiables mantienen la satisfacción del cliente, lo que demuestra que la empresa de administración de instalaciones es un socio confiable.
- La falta de quejas significa que no es necesario redirigir los recursos fuera del cronograma original, lo que mantiene un flujo de trabajo constante donde el equipo puede concentrarse en un trabajo a la vez.
- Es más fácil calcular todo, desde los requisitos de personal hasta los niveles de inversión requeridos, cuando existe un flujo de trabajo coherente y estable en lugar de un enfoque reactivo y disperso.
Un proceso vivo y continuo
Las empresas suelen invertir en un proyecto y luego considerarlo completado, cuando el apoyo continuo es esencial. Un sitio web recién lanzado caerá rápidamente en las páginas de resultados de búsqueda si no se actualiza periódicamente, del mismo modo que los planes de gestión de instalaciones se verán afectados si no se ajustan para reflejar las circunstancias y requisitos cambiantes. Como resultado, un tablero Kanban está en constante evolución. Un principio rector es buscar un cambio evolutivo, con ajustes incrementales que ayuden a gestionar la escala y maximizar la previsibilidad.
Para los expertos en gestión de instalaciones, Kanban puede proporcionar una visión general vital de quién, qué, dónde y cuándo. Esta filosofía orientada al servicio será bien recibida por los clientes cuyas expectativas pueden haber sido rebajadas por proveedores rivales que no han adoptado la filosofía de mejora continua inherente al enfoque Kanban.
