El ciclo de vida de un proyecto se compone de 4 fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. En cada uno de ellos, los gerentes encuentran flujos de trabajo específicos a seguir para continuar el trabajo de manera efectiva.
La fase de cierre del proyecto puede superponerse a la fase de ejecución, siempre y cuando se completen las actividades principales. El objetivo principal es identificar faltas de documentación, retrocesos en otras etapas, oportunidades de mejora, gestionar riesgos y evaluar indicadores de desempeño para saber si la ejecución general se realizó con cuidado.
Al cerrar el proyecto, actividades como la recopilación de entregables, la evaluación de los costos finales, la planificación de la documentación de entrega y la comunicación con los clientes y trabajadores juegan un papel importante en un cierre exitoso. En construcción o diseño civil, un cierre bien planificado tiene un peso especial en la puntuación global del proyecto.
Hay 7 pasos que abarcan cerrar un proyecto exitoso. Estas tareas le ayudarán a que la transición sea lo más sencilla posible para lograr clientes y empleados satisfechos.
1. Realizar una reunión previa al cierre con todos los participantes
El primer paso es realizar diferentes reuniones post mortem que involucren a las partes interesadas, minoristas, trabajadores de la empresa, trabajadores de campo y contratistas. Como cada uno de ellos tiene diferentes roles en el proyecto, se deben realizar reuniones dependiendo de cómo se priorice la entrega de información.
En una sesión de cierre de proyecto para trabajadores, sin importar si son de la empresa o contratistas, se resaltan las metas, resultados y actividades. Necesitan identificar actividades faltantes, gastos y plazos de cierre.
La comunicación temprana con los minoristas es importante para elaborar un presupuesto con un margen real para el proyecto y garantizar que tiene todos los recibos de los pedidos de materiales, mercancías o servicios. Una vez que el proyecto está en los archivos, los minoristas suelen tardar mucho en entregar la nueva documentación.
Siempre que toda la información sobre el proyecto esté clara, podrá realizar reuniones con los clientes para brindarles una imagen completa de las actividades faltantes, las fechas de cierre y los indicadores de desempeño.
2. Cierre Organizacional
En esta etapa, los gestores deberán enviar un aviso a los interesados para que devuelvan todo el equipo prestado o alquilado y completen la documentación necesaria. El objetivo del cierre organizacional es rescindir contratos con terceros y utilizar recursos propios de la empresa.
En construcción, es importante comprobar que todas las licencias y normas estén vigentes hasta la fecha de cierre oficial antes de proceder con la fase final. Si hay permisos de renovación disponibles, deben agregarse al presupuesto de cierre como gastos de último momento.
Además, se elaboran notas de agradecimiento a todos los equipos para que la oficina de recursos humanos reconozca su esfuerzo.
3. Reúna la documentación
Durante la fase de planificación del proyecto, se entrega una lista de entregables a los propietarios del flujo de trabajo, líderes de equipo y gerentes de proyecto. Esta lista debe revisarse para verificar que toda la documentación se haya generado a tiempo.
Crea un flujo de trabajo con los pasos para obtener la documentación que perdiste y cuál sería la fecha límite para solicitarla para cerrar el día planificado. Preste atención a la documentación y el papeleo confidencial que requieren firmas de terceros.
Es necesario informar y anotar las actividades realizadas durante el cierre del proyecto. El proceso de asignación realizado en las primeras etapas de cierre es monitoreado a través de informes diarios. Esta documentación también debe tener su propia lista para registrar costos adicionales y problemas de proceso.
4. Rescisión del cliente
Una vez que tengas todos los entregables, las proyecciones presupuestarias y el presupuesto oficial en mano, es momento de programar una reunión a puerta cerrada con los clientes. Aquí deberán aceptar y firmar la relación de documentación aportada.
Pero más allá de la burocracia, es necesario conseguir que el cliente quede satisfecho con el resultado final del proyecto. Es importante tener una conversación honesta si es posible.
Si el cliente no puede reunirse personalmente, las encuestas rápidas son una buena opción para conocer su opinión sobre la ejecución del proyecto, el proceso de planificación y en general si las actividades se realizaron correctamente.
5. Falta de documentación, evaluación presupuestaria y gestión de riesgos
En perfecto estado y una vez cerrado el cliente, no debe faltar papeleo ni gastos de última hora. Sin embargo, dependiendo del tipo de proyecto, pueden seguir existiendo costes adicionales, a menudo si falta documentación o actividades en colaboración con terceros.
La evaluación de riesgos sólo se produce cuando toda la documentación está en buen estado, aprobada y firmada por el cliente y los directivos. En la evaluación de riesgos, los jefes de cada departamento y trabajadores experimentados discuten si existen temas relacionados con el cierre del proyecto.
Por ejemplo, hay actividades que ocupan una gran parte del presupuesto de cierre y el flujo de caja para otras tareas se ve afectado. Además, pueden aparecer amenazas ambientales o políticas una vez finalizado el proyecto y el cliente utiliza el producto.
6. Escribe el informe final.
Después de evaluar los riesgos y con toda la documentación, obtuvo una visión detallada de todo el desempeño del proyecto dividido en diferentes fases. En el informe final, los resultados de cada una de las etapas del proyecto constituyen el eje central, junto con una breve descripción de algunas de las principales actividades, procesos necesarios para completarlas y resultados generados.
Asimismo, se resaltan los problemas enfrentados durante la ejecución y planificación del proyecto para obtener un esquema de soluciones. En cualquier caso, el informe final pretende proporcionar una descripción completa del proyecto, por lo que es aconsejable que sea conciso y orientado a resultados.
7. Reúna a su equipo para aprender las lecciones aprendidas
Incluso si el rendimiento principal fue inferior al esperado, es una buena idea finalizar el proyecto en buenos términos.
Partiendo de cuáles fueron los logros, pasando por las dificultades que enfrentaron los equipos para poner en marcha el proyecto y las actividades que no lograron ejecutarse, el cierre del equipo debe resaltar los logros y evaluar igualmente los negativos.
Mostrar a los empleados y contratistas su rol en el proyecto y como parte esencial de la construcción de la empresa fortalece la relación con los gerentes, animándolos a seguir aprendiendo y mejorando.
Concluyendo
Cerrar un proyecto es una fase crítica que exige un enfoque cuidadoso y sistemático. Desde la celebración de reuniones previas al cierre para alinear las expectativas hasta la recopilación meticulosa de la documentación y la evaluación final del desempeño, cada paso juega un papel crucial para garantizar el éxito y la satisfacción del cliente. Además, el cierre brinda una valiosa oportunidad para la reflexión y el aprendizaje, permitiendo a los equipos reconocer logros, enfrentar desafíos y fortalecer sus habilidades para proyectos futuros.
