La comunicación es una de las partes más difíciles, pero más críticas, de la gestión de un proyecto de construcción exitoso. Averiguar con quién compartir información, cuándo y cómo compartirla puede resultar frustrante. Cuanto más grande es un proyecto, más importante resulta comunicarse con las personas adecuadas de forma clara, coherente y eficaz.
Investigar el historial de crédito y pagos de su cliente puede generar información importante que lo ayudará a crear una estrategia de comunicación más efectiva. Esto se aplica a todas las fases de un proyecto de construcción, desde el proceso de licitación hasta el cobro del pago.
Cómo el historial de pagos afecta la comunicación
Imagine que está preparando una propuesta para un nuevo proyecto cuando el CG le dice que no planean pagar a tiempo, si es que lo hacen. ¿Cómo reaccionarías? Por muy reconfortante que pueda ser su honestidad, imagino que cualquier contratista que se precie abandonaría el proyecto de inmediato.
Aquí está la parte loca: este escenario ocurre todo el tiempo, en proyectos residenciales, comerciales y gubernamentales en todo el país. Los retrasos o la falta de pago son preocupantemente comunes en la industria de la construcción. De hecho, en una encuesta de 2019 sobre pagos de construcción, el 97% de los contratistas dijeron que tuvieron que amenazar con presentar un embargo preventivo para recibir el pago.
Por supuesto, ningún GC o propietario le informará sobre sus planes de rechazarle el pago antes de que comience el proyecto. De hecho, es probable que estén planeando pagarles a todos a tiempo. Después de todo, los pagos atrasados son malos para los negocios: desencadenan reclamaciones de embargos y demandas. Pero a pesar de sus mejores esfuerzos, y por diversas razones, algunos GC y propietarios desarrollan malos hábitos de pago.
Conocer el historial de pagos de los propietarios y administradores de un proyecto puede ayudarle a tomar mejores decisiones. Después de todo, es posible que decida no presentar una oferta. Si acepta el trabajo, sus prácticas de pago pueden influir en la forma en que se comunica con ellos durante todo el proyecto.
Cómo obtener el historial de pagos y crédito de un contratista
Aunque normalmente solo está disponible para empresas más grandes, obtener un informe crediticio de contratista de una empresa como Dun & Bradstreet o Experian Commercial puede proporcionar información sobre su historial de pago de facturas a tiempo, incluso si hay indicadores de pago lento, como embargos mecánicos. Un informe de crédito también indica el tamaño de las líneas de crédito existentes del proveedor.
Investigar prácticas de pago por cuenta propia
Puede pedirle al contratista una lista de clientes y proveedores anteriores y contactarlos directamente para conocer su experiencia. O puede utilizar los datos disponibles en los perfiles de pago de contratistas de Levelset, que proporcionan calificaciones sobre la velocidad de pago y muestran un historial de 12 meses de garantías y advertencias de pago lento. La plataforma también incluye calificaciones y reseñas sobre las prácticas de pago a contratistas de otras empresas constructoras.
Buenos hábitos de comunicación en la construcción.
Los buenos hábitos de comunicación serán útiles en todos los proyectos, independientemente del historial de pagos del contratista. La comunicación abierta y transparente construye relaciones sólidas con los contratistas con los que desea volver a trabajar. Y quizás lo más importante es que protege su salario cuando trabaja para una GC con un historial de disputas salariales.
Envíe siempre aviso previo
Un aviso anticipado suele ser un documento enviado al comienzo de un proyecto. Dependiendo del estado en el que esté trabajando, puede denominarse Aviso al propietario, Aviso de 20 días o Aviso previo al gravamen. Presenta las partes que controlan el pago y le indica en qué trabajo está involucrado. En algunos estados, se requiere notificación previa para proteger sus derechos de garantía. Pero incluso cuando no sea obligatorio, este aviso puede ser una herramienta eficaz para abrir líneas de comunicación desde el principio.
Establecer una política de crédito.
Cuando envíe su primera factura o solicitud de pago, incluya una copia de la política de crédito de su empresa, incluida la forma en que maneja los cobros. En un proyecto de construcción, las relaciones se basan en expectativas claras. Compartir su política de crédito le dice al contratista exactamente qué esperar si no cumple con su parte del trato. Solo asegúrese de seguir su política de crédito. Pocas cosas pueden descarrilar una relación profesional como las falsas promesas.
Utilice recordatorios y cartas de demanda
Un recordatorio de factura puede ser una herramienta útil para garantizar que le paguen a tiempo. Las personas que dirigen el departamento de cuentas por pagar de su cliente quieren asegurarse de que todos reciban su pago de manera oportuna. Enviar recordatorios amistosos antes y en la fecha de vencimiento puede ayudarlo a mantenerse al tanto cuando se sientan a emitir cheques.
Si el pago se retrasa y el contratista tiene un historial de pagos lentos, puede decidir adoptar un tono más contundente con una carta de demanda o un Aviso de intención de gravamen. Dependiendo de su situación, es posible que desee consultar los requisitos y sanciones de la Ley de Pago Rápido de su estado o incluso amenazar con informar la deuda al IRS.
Cambie las exenciones de garantía de forma correcta
Piense en la exención de responsabilidad de garantía como una herramienta de comunicación. Al firmar una renuncia de gravamen, efectivamente está agradeciendo al GC por el pago y prometiendo que no impondrá un gravamen sobre la propiedad. (Nota importante: las exenciones de responsabilidad de garantía a veces contienen lenguaje problemático que puede terminar renunciando a algo más que sus derechos de garantía. Asegúrese de saber lo que dice la exención de responsabilidad de garantía antes de firmarla).
Enviar una exención de gravamen condicional con su aplicación de pago le permite al GC saber que usted valora la relación y respeta su tiempo. Conserve la exención incondicional hasta que reciba el pago. El uso correcto de las exenciones de gravámenes puede tranquilizar al GC o al propietario de la propiedad y ayudar a fortalecer su relación.
Proteja sus derechos de gravamen
Un gravamen mecánico es una de las herramientas más efectivas que tienen los contratistas y proveedores para recibir su pago. Cada estado tiene sus propios requisitos y plazos para presentar un gravamen mecánico. Normalmente, esto implica enviar avisos específicos o presentar documentos de acuerdo con un cronograma requerido. Pero cumplir con los requisitos del gravamen no solo protege su derecho a utilizar el gravamen de un mecánico si es necesario. Intercambiar los documentos de pago de construcción correctos en el momento adecuado es parte de una estrategia de comunicación completa.
El historial de pagos no lo es todo
En última instancia, el historial de pagos de un contratista puede ayudarle a planificar el futuro, pero no lo predice. Un contratista con un buen historial de pagos puede convertirse de la noche a la mañana en un contratista que paga lentamente si comienza a asumir los proyectos equivocados.
A veces, un mejor indicador del riesgo de pago puede ser el proyecto mismo. El análisis de la financiación del proyecto puede proporcionar una imagen más precisa del riesgo de pago del trabajo. Después de todo, los pagos de construcción se filtran de arriba hacia abajo. Si el propietario o los inversores inician un proyecto sin suficiente dinero para completarlo, el salario de todos podría estar en riesgo, incluido el GC.
Sin embargo, familiarizarse con las prácticas de pago de un contratista es un paso simple que puede informar su estrategia de comunicación durante el trabajo. Si nunca han dejado de realizar un pago, puedes decidir adoptar un tono más amable en tu comunicación. Si su historial presenta varias señales de alerta, puede optar por adoptar un tono de comunicación más serio desde el principio.
Cualquiera que sea el enfoque que adopte, la protección de sus derechos de garantía debe ser una parte integral del mismo. En general, toda persona que trabaja en un proyecto tiene derecho a recibir una remuneración por el trabajo que realiza. Una comunicación clara puede ayudar a fomentar buenas prácticas de pago por parte de terceros, pero no lo garantiza.
