Las desviaciones de costos y cronogramas son algunos de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos: surgen de una programación ineficiente, cambios de cronograma y altas tasas de desperdicio.
La solución son los procesos de programación de construcción eficiente como Last Planner® System (LPS) y Scrum. Exploremos estas dos metodologías.
¿Qué es el sistema Last Planner®?
Muchos directores de proyectos de construcción están familiarizados con el sistema Last Planner®: es una forma de gestionar proyectos de construcción de forma colaborativa, desde el diseño hasta su finalización.
Como sugiere su nombre, LPS involucra a los últimos planificadores de un proyecto en el proceso de planificación para identificar y resolver problemas, cumplir con los plazos y el presupuesto.
El sistema Last Planner® consta de cinco componentes:
1. Programación maestra
El cronograma maestro cubre cada detalle de un proyecto de principio a fin. Los últimos planificadores deben trabajar juntos para crear este cronograma al comienzo de cada proyecto y perfeccionarlo a medida que se detallan más detalles.
Es la base para toda la planificación de proyectos que define hitos, duraciones de fases y actividades detalladas para cada equipo.
2. Fases de programación
El siguiente es un proceso de planificación colaborativa en el que los últimos planificadores trabajan juntos para definir y secuenciar cada tarea de un proyecto según lo definido en las fases de trabajo del cronograma maestro.
Esto a menudo se hace utilizando técnicas de planificación pull, trabajando hacia atrás desde cada hito para identificar sus tareas relacionadas y condiciones de transferencia.
3. Planificar con anticipación
El propósito de la planificación anticipada es identificar y resolver limitaciones que pueden impedir que los equipos de construcción completen sus tareas según lo planeado. Esto garantiza que todos estén listos para comenzar y finalizar sus tareas de acuerdo con el cronograma maestro.
La clave es no sólo identificar las posibles limitaciones antes de comenzar a trabajar, sino también realizar un seguimiento semanal para comprobar el progreso de cada equipo frente a esas limitaciones.
4. Planificación de citas
También llamada planificación de trabajo semanal, la planificación de citas brinda a los equipos una manera de discutir periódicamente lo que sucede en el proyecto y realizar un seguimiento del cronograma maestro, lo que garantiza que todos completen sus objetivos a tiempo.
Cada semana, todos los equipos deben reunirse para discutir lo que están haciendo y sus compromisos para esa semana. Además, cada equipo debe registrarse diariamente para asegurarse de que todos estén a tiempo.
5. Aprendizaje
Finalmente, el objetivo final de LPS (y de la construcción lean en general) es la mejora continua. Inmediatamente después de completar el plan de una semana, los equipos deben reunirse para discutir qué funcionó y qué no.
Este es un paso crucial que ayuda a los equipos a identificar las causas de las limitaciones a lo largo del proyecto y crear un plan para evitarlas en el futuro o planificarlas para el resto del proyecto.
¿Qué es el marco Scrum?
Scrum es una metodología utilizada para organizar y gestionar todas las partes móviles de un proyecto. Aunque originalmente se usó en el desarrollo de software, muchos gerentes de proyectos de todas las disciplinas (incluida la construcción) usan el marco Scrum.
Esta metodología funciona excepcionalmente bien para equipos pequeños que necesitan realizar cambios frecuentes y no tienen entregables estáticos, lo que la hace ideal para muchos profesionales de la construcción.
Exploremos los tres pasos del proceso Scrum:
1. Planificación de sprints
En Scrum, un "sprint" es un período de tiempo específico, generalmente cualquier período entre una semana y un mes. El primer paso es la planificación del sprint, que es como crear un cronograma maestro pieza por pieza.
Durante esta fase, los directores de proyecto y sus equipos deben responder dos preguntas:
- ¿Qué necesitamos entregar durante este sprint?
- ¿Cómo lograremos estos resultados?
También similar al cronograma maestro, los planificadores de proyectos de construcción posteriores refinan el plan periódicamente a medida que hay más detalles disponibles.
2. Reuniones Scrum
Seguir la metodología Scrum significa mantener una reunión diaria con cada equipo para discutir lo que han logrado, las limitaciones que enfrentan y qué trabajo planean completar ese día.
Todos los involucrados en el proyecto actualizarán a otras partes interesadas sobre en qué están trabajando actualmente y plantearán cualquier pregunta o problema.
Estas reuniones diarias de scrum son breves: los equipos deben dedicar menos de 15 minutos cada mañana a participar en ellas.
3. Revisión del sprint
El paso final de Scrum es cuando cada equipo se reúne después del sprint para revisar su progreso y superar las limitaciones. Para mejorar el próximo sprint, todos recopilan comentarios y discuten qué cambios pueden realizar en sus procesos.
La clave es revisar lo que ha logrado cada equipo en comparación con los objetivos establecidos durante la planificación del sprint.
A medida que se recopilan y revisan estos comentarios, la hoja de ruta y los hitos del proyecto pueden cambiar cuando pase a la siguiente sesión de planificación del sprint.
¿Qué metodología es mejor para tu proyecto?
El sistema Last Planner® y Scrum comparten muchas similitudes: ambas metodologías adoptan un enfoque sencillo para dividir y refinar grandes porciones de trabajo en tareas más manejables que los equipos pueden completar en un período de tiempo razonable.
Sin embargo, los dos sistemas adoptan enfoques diferentes e implementan diferentes etapas para lograr este objetivo.
Determinar si LPS o Scrum es mejor para su proyecto no significa que uno sea mejor que el otro. Ambos comparten varios principios de colaboración Lean para ayudar a los equipos a ofrecer un mejor valor a sus clientes.
La implementación exitosa de una (o ambas) metodologías depende de que los gerentes de proyecto elijan el enfoque que se ajuste al contexto, los desafíos y las personas del proyecto.
