Muchos directores de proyectos de proyectos residenciales repetitivos nos dicen que necesitan dedicar hasta el 50% de su tiempo cada semana a la planificación. Su programa está bloqueado en MS Project y para actualizarlo tienen que pasar por innumerables notificaciones de WhatsApp, correos electrónicos o llamadas telefónicas. No pasa mucho tiempo antes de que queden enterrados bajo una montaña de trabajo administrativo.
En un esfuerzo por ayudarle a evitar terminar en la misma situación, aquí hay una lista de 5 errores comunes que los gerentes de proyectos no saben que están cometiendo:
1. Utilizan las herramientas equivocadas.
MS Project, Excel, WhatsApp y correos electrónicos son sólo algunas de las herramientas que suelen utilizar los gestores de proyectos. El problema es que ninguna de estas herramientas está realmente diseñada para equipos de construcción y comunicación de proyectos. La razón es que no tienen una conexión clara y en tiempo real tanto con el cronograma maestro como con los pronósticos de 3 a 6 semanas. Al confiar en ellos, los equipos de proyecto terminan trabajando en silos, lo que hace imposible que usted, como gerente de proyecto, tenga una buena comprensión del estado de sus proyectos y tome decisiones informadas rápidamente para evitar interrupciones.
2. No tienen una cultura sólida en torno a la planificación.
Una de sus principales responsabilidades como director de proyectos es crear y mantener un ritmo regular para su proyecto. Para que esto suceda, es necesario planificar con anticipación y programar estratégicamente las tareas en partes manejables. Como muestra una investigación reciente, si puede realizar tareas pequeñas al menos un 80 % a tiempo y sin comprometer la calidad, probablemente lo hará a tiempo y dentro del presupuesto.
Entonces, en lugar de intentar programar todo en detalle de principio a fin, o centrarse solo en los hitos que desea alcanzar, planifique a corto plazo y comience a confiar en pronósticos de 3 a 6 semanas continuamente actualizados.
Una buena manera de comenzar con este enfoque es conectar a su equipo en torno a una versión compartida en vivo del programa y actualizarlos periódicamente sobre los próximos hitos (en no más de un mes) y las dependencias entre tareas. De esta manera podrás mantener a todos en la misma dirección y mantener un buen ritmo de desarrollo de tu proyecto.
3. Piensan que su equipo no tiene suficientes conocimientos técnicos.
Cuando se trata de implementar una nueva herramienta digital, una preocupación común de los gerentes de proyectos es que sus equipos en el sitio no tienen suficiente conocimiento técnico para entender cómo usar la nueva aplicación. Sin embargo, la verdad es muy diferente. La mayoría de personas en el campo ya utilizan sus teléfonos inteligentes a diario para consultar su banca móvil o para estar al día de las últimas novedades de su equipo deportivo favorito. No hay absolutamente ninguna razón por la que no puedan utilizar una aplicación de construcción para hacer su vida laboral mucho más fácil y equilibrada. Bríndeles la formación adecuada y podrán aprender la nueva herramienta rápidamente.
4. No estandarizan.
Esperar a que otros subcontratistas o miembros del equipo completen sus tareas suele ser una de las principales razones detrás de los retrasos y el tiempo de inactividad en un proyecto residencial. ¿Cómo podrías evitar esto? Estandarizando y conectando sus tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, la información fluye sin problemas de una parte interesada a otra, lo que garantiza una buena colaboración entre las personas sobre el terreno. Para que este enfoque funcione, es esencial que mueva su programación a la nube y recopile toda la información crítica en una ubicación centralizada.
Todos los miembros del equipo tendrán acceso y podrán ver cuándo es el momento adecuado para aparecer en el sitio. Al mismo tiempo, en lugar de esperar a que comience una tarea pendiente, pueden reorganizar su lista de tareas y comenzar a trabajar en una tarea diferente para ahorrar tiempo.
5. No programan sus horarios.
Hoy en día, los gerentes de proyecto, gerentes de sitio, equipos de compras y subcontratistas mantienen información crítica en una variedad de herramientas y formatos desconectados (Excel, MS Project, Primavera P6, Powerproject e incluso pizarras blancas y notas en papel), enviadas de un lado a otro por correo electrónico, SMS y WhatsApp. . Esto hace que sea muy difícil ver el impacto agregado de los problemas y cambios, lo cual es necesario para tomar decisiones oportunas y bien informadas.
¿Qué pasaría si cada equipo pudiera compartir fácilmente su propio horario, en tiempo real, para evitar la confusión de enviar horarios desactualizados y desconectados por correo electrónico? Lo mismo que haces actualmente con tus dibujos y Dropbox/Google Drive/OneDrive. Eso es lo que el software de colaboración basado en la nube hace por usted.
Entonces, usted:
- Nunca te pierdas un hito o desarrollo importante.
- aumentar la visibilidad y la transparencia
- mejorar la comunicación con los subcontratistas
- Lograr una alineación total entre los equipos locales y externos.
