Realizar un seguimiento de lo que sucede en el sitio es un desafío si no se cuentan con las herramientas adecuadas para ayudarlo. Especialmente cuando se trata de procesos complicados y QHSE que, para muchos jefes de proyecto, capataces de obra y responsables de QHSE, son sinónimo de una carga de trabajo administrativa excesiva y de mucho estrés y frustración. ¿El resultado?
- Sobrecarga de información y desalineación de hitos
- Mayor tiempo de espera entre tareas.
- Se descubren no conformidades durante las entregas.
- Disputas interminables que ponen en peligro tus márgenes
Por eso es tan importante brindar a los equipos locales acceso a los documentos y dibujos que necesitan en cualquier momento, incluso cuando no esté en el sitio.
Desde el Plan de control de calidad hasta la recopilación de observaciones de entrega final, incluidas las observaciones de salud, seguridad y medio ambiente, los equipos de campo deben poder enviar sus seguimientos y preguntas en tiempo real para que los problemas puedan escalarse rápidamente.
De esta manera, podrá evitar errores antes de que se conviertan en una amenaza para su proyecto y afrontar los desafíos en constante evolución de forma más eficaz.
Sin embargo, para darle vida a este enfoque administrativo dinámico, necesita digitalizar sus procesos HSE y HSE mediante la implementación de herramientas diseñadas específicamente para equipos de construcción.
WhatsApp, Messenger, correos electrónicos o incluso llamadas telefónicas pueden permitirle compartir información con otras partes interesadas (tanto internas como externas), pero no brindan la visión general necesaria para actuar rápidamente y ver todo en el momento en todo momento. Sin mencionar que todas las actualizaciones que compartes de esta manera no pueden vincularse a tus pronósticos de 3 a 6 semanas ni a tu cronograma maestro.
Como resultado, incluso si ha compartido una actualización con la persona adecuada en el momento adecuado, no podrá comprender completamente su impacto en las dependencias existentes del proyecto, lo que hace que la toma de decisiones sea un proceso lento y complicado.
Cómo se ven QHSE y el enganche del papel
Antes de profundizar en cómo puede digitalizar sus procesos y problemas QHSE, echemos un vistazo más de cerca a los problemas que pueden surgir si decide confiar en lápiz y papel o en las herramientas digitales incorrectas para gestionar la calidad y la seguridad de sus proyectos.
Más específicamente, estas son algunas de las mayores luchas que enfrentaron muchos de nuestros clientes antes de embarcarse en su viaje de transformación digital:
Muchas herramientas para lidiar
Cuantas más herramientas mejor, ¿verdad? Bueno, tal vez quieras pensarlo de nuevo. La multiplicidad de herramientas es uno de los principales obstáculos para lograr procesos QHSE y de problemas eficientes y sin administración. La razón de esto es que la mayoría de las herramientas implementadas no están conectadas entre sí en tiempo real.
Esta falta de conectividad hace que, dependiendo de la herramienta que utilices, tengas acceso a una versión diferente y muchas veces distorsionada de la realidad. Dada también la gran cantidad de datos que se generan cada día en el sitio, desde un punto en adelante resulta imposible decir cuál es el estado real de su proyecto.
Por lo tanto, puede perderse rápidamente en un mar de información desconectada, sin poder rastrear y resolver restricciones o encontrar la información que necesita para presentar o responder a una queja.
Procesos administrativos pesados
Muchos gerentes de proyectos nos dicen que pasan hasta el 40% de sus días creando informes de proyectos, saltando de una reunión a otra y persiguiendo a las personas en el sitio web en busca de actualizaciones. Para muchos de ellos, no pasa mucho tiempo antes de que:
- Quedarse enterrado en detalles y perderse la imagen completa.
- No pueden centrar su atención en hacer avanzar el proyecto.
- No tengo tiempo para concentrarme en tareas que realmente importan.
- sentirse abrumado por el estrés.
Y así es como terminan perdiendo tiempo y energía en preguntas y solicitudes que en primer lugar no deberían existir.
Dificultades en el seguimiento de las no conformidades QHSE
Tener una manera fácil de verificar lo que no se ha hecho, incluso si no puede llegar al sitio, es extremadamente importante para el éxito de su proyecto. Sin embargo, muchos directores de proyectos todavía tienen dificultades para obtener una imagen precisa de lo que sucede en el sitio.
La razón vuelve a ser la falta de conexión en tiempo real entre los controles in situ y el cronograma del proyecto. Esta visión limitada de la realidad sobre el terreno da a las partes interesadas internas y externas una idea equivocada del progreso, lo que alimenta el tiempo de inactividad entre actividades.
Por ejemplo, los subcontratistas pueden presentarse en el sitio en vano porque otra tarea no se completó exitosamente, o las entregas pueden retrasarse porque el gerente QHSE descubrió una no conformidad literalmente al final de todo el proceso.
Cómo conectar su QHSE y sus procesos de bloqueo
Teniendo todo esto en consideración, no sorprende que cada vez más actores de la construcción estén buscando activamente una manera de crear un vínculo dinámico y compartible entre su gestión de calidad y sus procesos de planificación de proyectos.
De esta manera podrán liberarse de trabajos administrativos innecesarios y estrés constante, haciendo que todos trabajen en la misma onda. Si usted también está buscando los mismos resultados, así es como puede lograrlo:
1. Utilice una única fuente de verdad
Su búsqueda de procesos QHSE mejores y más eficientes comienza con el traslado de toda la información del proyecto a una herramienta central en la nube. Al poner todos los datos grabados a disposición de todas las partes relevantes en una ubicación compartida en vivo, se asegura de que todos los involucrados en el proyecto tengan la misma vista que usted. Por lo tanto, la colaboración entre equipos mejora considerablemente ya que todas las partes interesadas miran en la misma dirección y comprenden mejor qué hitos y limitaciones deben abordarse a continuación.
Además, al introducir una única fuente de información en sus proyectos, reduce su carga de trabajo administrativa, ya que ya no tendrá que buscar en un millón de lugares para recopilar los comentarios más recientes del sitio. Ahora todo está disponible en un solo lugar y tiene la descripción general que necesita para reaccionar ante los problemas tan pronto como aparecen.
¡Y eso no es todo! El hecho de que toda la información ahora esté almacenada en la nube le permite presentar o responder quejas mucho más rápido. Ya no necesitará pasar días o incluso semanas buscando esa foto o correo electrónico que demuestre que no es responsable de un contratiempo en el cronograma del proyecto. Con solo una búsqueda rápida por fecha o por tarea, podrás acceder a la información que necesitas para proteger tu proyecto de interrupciones y costos adicionales.
2. Implementar herramientas específicas para la construcción
Ya hemos mencionado la importancia de elegir una herramienta hecha para equipos de construcción. Sólo entonces podrás estar seguro de que tu agenda refleja la realidad en un momento dado. Toda la comunicación se producirá en una única fuente de datos, lo que le permitirá conectarse de manera efectiva con múltiples partes interesadas del proyecto para que pueda tomar las decisiones correctas más rápido y planificar sus próximos pasos con confianza.
Por ejemplo, una herramienta específica para la construcción permitiría:
- garantice la transparencia en sus proyectos y ayude a todos los empleados a monitorear cualquier cambio en el sitio web en tiempo real.
- Agregue fácilmente nuevos obstáculos usando fotos, comentarios y notas en la última versión del plan. Con una visión exhaustiva de todos los obstáculos actuales y futuros, mejora la visibilidad y comunicación de tu sitio web.
- Tenga todos sus informes de campo, formularios y listas de verificación en su tableta.
- recopilar información precisa a través de un proceso de lista de verificación automatizado.
- Estandarice todos sus formularios y defina un flujo de trabajo claro y sencillo para todos sus proyectos.
Y lo más importante, el impacto de toda la información que llega desde el campo es visible instantáneamente en las diferentes líneas de tiempo en las que estás trabajando. De esta manera, mantendrá continuamente una visión general en vivo de su posición en el proyecto sin tener que salir de la oficina.
Al mismo tiempo, su personal en el sitio puede documentar fácilmente el progreso y enviar actualizaciones críticas simplemente usando sus dispositivos móviles.
Al mantener a todos completamente sincronizados, resulta más fácil evitar errores y entregar proyectos exitosos de manera más rápida y rentable.
3. Defina claramente cuándo se completará una tarea.
¿Sabe cuándo una tarea de su proyecto está realmente "terminada"? Esperar a que otros subcontratistas o miembros del equipo completen sus tareas es una de las principales razones de retrasos y paros en la construcción. ¿Cómo podrías evitar esto? Tener un conjunto claro y estandarizado de reglas y prácticas sobre cuándo una tarea debe considerarse terminada.
Ésta es la clave para alinear las expectativas de todos los miembros del equipo y evitar errores. ¿Cuándo se debe considerar exitosa una transferencia? ¿Cuándo es el momento adecuado para que llegue al sitio el próximo pedido de material? ¿Y donde?
Estas preguntas pueden parecer simples, pero en una obra de construcción pueden ser el combustible de retrasos, interrupciones o incluso quejas comerciales que pongan en grave riesgo sus márgenes. Es por eso que los gerentes de proyecto y todos los demás involucrados en un proyecto necesitan una vista única, central y en tiempo real de la planificación a corto plazo.
Y esta es también la razón por la que desea conectar sus procesos de gestión de calidad a su cronograma maestro, para que siempre pueda estar seguro de que todo el trabajo realizado en el sitio cumple con las especificaciones establecidas antes de que comience el proyecto.
Sigue más. Gestionar mejor.
Si tú también quieres recuperar el control y conectar a tus equipos en una programación en vivo desde una única fuente de verdad, es hora de decir adiós a las herramientas que te están dejando atrás como WhatsApp, MS Project y Excel.
