La planificación es el centro de todo proyecto de construcción, pero a menudo el cronograma maestro no refleja la realidad en el sitio. Como gerente de proyectos, es extremadamente importante que dé vida a su plan de proyecto, trasladando toda la comunicación y colaboración del equipo a un entorno dinámico y en tiempo real.
De esta manera, la programación se actualiza con datos directamente desde el sitio web y ya no es necesario perseguir a las personas con llamadas telefónicas, correos electrónicos o mensajes de texto. Este es el primer paso para garantizar que su equipo contribuya constantemente al cronograma, ya sea que esté en el sitio o no.
¡Y eso no es todo! Permitir que todas las partes interesadas trabajen en el mismo programa mantendrá a todos alineados y les facilitará el cumplimiento de sus compromisos, además de asumir la responsabilidad de resolver cualquier obstáculo que pueda surgir en el camino.
Así aportas tranquilidad a tus proyectos, proteges tus márgenes y evitas quejas comerciales.
Sin embargo, para conectar a todos los miembros de su equipo en torno a una versión compartida y en vivo del programa, necesita tener las herramientas adecuadas. Muchos directores de proyectos tienden a confiar en WhatsApp, Messenger, mensajes de texto o incluso correos electrónicos y hojas de cálculo de Excel para comunicar el progreso y compartir actualizaciones.
El problema es que estas herramientas no fueron diseñadas para equipos de construcción y, como resultado, no pueden proporcionar un enlace a tareas individuales en el cronograma. Así que pronto pasas horas intentando descubrir el contexto de las actualizaciones que recibes y cuáles son sus consecuencias para tus tareas.
¿El resultado? Desalineación en torno a los hitos del proyecto, visibilidad limitada de lo que sucede en el sitio e interrupción de las actividades del sitio porque los problemas no se escalan con la suficiente rapidez.
Los 3 consejos para poner la planificación en el centro de tus proyectos
Independientemente del tamaño, el presupuesto o el plazo de un proyecto, siempre hay una cosa segura. Todo comienza con una sólida cultura en torno a la planificación. Sólo así los diferentes actores del proyecto permanecerán siempre alineados para que las tareas de valor añadido puedan continuar y cerrarse de acuerdo con los compromisos asumidos cada semana.
Esto es lo que marca la diferencia entre un equipo de construcción que lo está haciendo bien y un equipo que lo está haciendo muy bien.
Para ayudarle a aplicar el mismo enfoque proactivo en la planificación de sus proyectos, a continuación encontrará tres secretos importantes que siempre debe tener en cuenta:
1. Haz que tu plan esté disponible para todos
Como director de proyectos, siempre debes pensar en el cronograma como el corazón de tu proyecto. Una de sus principales responsabilidades es mantener el impulso regular del proyecto. Es como participar en una carrera. Si quieres tener éxito, necesitas encontrar el equilibrio adecuado y evitar ir demasiado rápido o demasiado lento.
Para que esto suceda en proyectos con muchos procesos repetitivos (hospitales, obras viales, bloques de apartamentos), es necesario dividir su programa en tareas más pequeñas y manejables que agreguen valor constantemente.
De esta manera, podrá planificar con precisión sus próximos pasos, mantener un mejor control de su proyecto y evitar retrasos. Si planifica sus tareas en días, cualquier retraso que pueda aparecer probablemente también resultará en un retraso de unos días.
Por lo tanto, en lugar de intentar planificar todo el proyecto por adelantado, de principio a fin, es mejor implementar programas con una antelación de entre 3 y 6 semanas y vincularlos al cronograma maestro. De esta manera, tendrá más flexibilidad para definir los próximos hitos y podrá alinear a sus equipos en torno a ellos mucho más fácilmente.
Pero aquí viene el verdadero desafío. Muchos directores de proyectos se pierden rápidamente en un mar de información desconectada porque utilizan las herramientas equivocadas para conectar sus diferentes cronogramas.
Tienen su cronograma maestro en formato papel, programas detallados atrapados en MS Project, innumerables actualizaciones de sitios web en WhatsApp y Messenger, informes obsoletos en Excel y aprobaciones de documentos perdidas en conversaciones por correo electrónico.
Trabajar con todas estas aplicaciones hace que sea imposible mantenerse al día con lo que sucede en el campo. Es por eso que necesita mover todos los datos y comunicaciones del proyecto a la nube, tal como lo hizo con sus documentos hace aproximadamente una década.
Si conecta a sus equipos en torno a una versión centralizada y en vivo del programa, también conecta sus datos y sus flujos de trabajo. Estos son componentes clave para generar confianza entre tus equipos, ser más proactivos en la resolución o incluso mejores en la prevención de imprevistos y, en definitiva, construir mejor.
2. Obtenga visibilidad y claridad sobre dónde se encuentra realmente su proyecto.
Imaginemos que hay un grupo de científicos con los ojos vendados que van a inspeccionar un elefante por primera vez. Nunca antes en sus vidas habían visto uno, por lo que intentarán entender cómo es con solo tocarlo. El problema es que todos los científicos tienen los ojos tapados y podrán inspeccionar al elefante en un lugar concreto sin poder intercambiar datos y comunicar sus hallazgos a otros.
Pronto empiezan a no estar de acuerdo porque cada uno tiene una imagen diferente y al mismo tiempo distorsionada de cómo es un elefante. El que inspecciona su cola piensa que el elefante es como una serpiente, el que toca su pata cree que el elefante es como un árbol y la tercera persona que inspecciona sus orejas piensa que parece un abanico. A menos que obtengan una visión completa y dejen de trabajar en silos, nunca podrán presentar una versión confiable y precisa de la verdad.
¿Te suena esto familiar? Esto es exactamente lo que es trabajar en un cronograma de construcción que no se comparte en un entorno colaborativo en tiempo real. El programa permanece bloqueado en MS Project o Excel, lo que hace imposible que los gerentes de proyecto y de construcción se alineen con el resto del equipo. Nadie puede estar seguro de que la versión del calendario que tiene en sus manos refleja la realidad. Se sienten frustrados al enviar correos electrónicos tratando de averiguar dónde se encuentran. Como científicos con los ojos vendados inspeccionando un elefante. Mientras tanto, el director del proyecto y el capataz del sitio están abrumados al intentar recopilar múltiples documentos y actualizaciones de diferentes fuentes para actualizar su plan. Sin embargo, incluso después de dedicar el 40 % de su día a esto, todavía no pueden estar completamente seguros de si las tareas que priorizaron aportan valor o si las promesas que escucharon del equipo sobre cómo completar una actividad son confiables.
Por eso es tan esencial trasladar la información de su proyecto a la nube. Esto le ayudará a conectar los puntos y mantener a todos los miembros del equipo en sintonía.
Pero cualquiera que crea que se puede confiar en herramientas como WhatsApp, Excel y MS Project para ello se equivoca. Por muy buenas que sean, estas soluciones no se crearon para la comunicación en equipo en la construcción.
En su lugar, tal vez desee seguir el ejemplo de Raúl Hernández, vicepresidente de desarrollo de negocios de la empresa de construcción residencial Grupo Provivienda, quien pudo reducir el tiempo para construir una casa de 310 días a 60 días después:
- trasladando su plano a la nube (lo mismo que ya había hecho con sus dibujos).
- Ya no envía correos electrónicos para validar la última versión del programa.
- reemplazando MS Project y Excel porque no eran adecuados para su propósito.
Además, debido a que su equipo ahora trabaja en el mismo programa y está completamente alineado, se ha vuelto más fácil para los miembros del equipo cumplir con sus compromisos y asumir la responsabilidad de resolver cualquier limitación que pueda surgir. Raúl finalmente tiene la tranquilidad de saber que se han implementado flujos de trabajo confiables y que todos están trabajando en la misma versión del cronograma.
“Antes nos llevaba 310 días construir una casa. Se debió al tiempo de inactividad entre actividades. Ahora la misma casa se construye en 60 días. Lo que cambió para nosotros fue conectar a los equipos a través de un programa en vivo. Si su programa no se actualiza con frecuencia, los problemas en el sitio empeoran porque no se comunicaron rápidamente a la persona adecuada”, explica Raúl.
3. Asegúrese de que su equipo contribuya al cronograma, ya sea que esté en el sitio o no
¿Con qué frecuencia revisas tu teléfono inteligente durante el día para enviar un mensaje, tomar una foto o simplemente leer las noticias? Un usuario medio de un teléfono inteligente hace esto varias veces por hora. ¿Por qué entonces hay tanta resistencia por parte de la gente sobre el terreno cuando se sugiere llevar teléfonos inteligentes al campo para realizar un seguimiento del cronograma de progreso y para informar sobre el cronograma de progreso?
Las personas en el sitio deberían poder levantar el teléfono y contribuir con actualizaciones en tiempo real a una ubicación compartida en la nube, donde todas las partes interesadas puedan responder fácilmente, agregar sus comentarios o tomar medidas para prevenir o superar una vergüenza.
De esto se trata la conectividad en la construcción cuando la discusión gira en torno a la planificación. Se trata de unir el sitio y las personas y combinar lo físico con lo virtual. En otras palabras, conectar actualizaciones de campo y fotografías tomadas en el sitio con informes de progreso en una única ubicación abierta a todas las partes relevantes. Posteriormente, esta ubicación central se utilizará para compartir el progreso, señalar problemas y reaccionar ante los obstáculos de manera oportuna.
Esto es algo que los actores de la industria con visión de futuro como VolkerFitzpatrick, a quien mencionamos anteriormente, ya están haciendo activamente:
“Nuestro programa se actualiza a nivel de sitio. Esto significa que el supervisor operativo nos proporciona la información del sitio. Entonces tomamos fotos; recibimos actualizaciones. Esto permite que el equipo asuma más responsabilidades y nos da visibilidad en todo el equipo del sitio”, destaca Matt Ghinn de VolkerFitzpatrick.
Entonces, al final, se trata de tener la vista en el lugar en todo momento, sin tener que estar necesariamente allí físicamente. Así es como puede mantenerse constantemente conectado con sus equipos y respaldar la realización de actividades de valor agregado para garantizar la finalización exitosa de su proyecto.
¡Mantenga a sus equipos alineados en torno a los hitos!
A estas alturas, debería tener una comprensión clara de lo que debe hacer para darle vida a su cronograma y salvaguardar los márgenes en sus proyectos repetitivos. Si quieres dar el siguiente paso y descubrir qué herramientas pueden ayudarte a implementar este nuevo enfoque en tus proyectos.
