Muchos directores de proyectos que trabajan en proyectos con muchas repeticiones nos dicen que necesitan dedicar hasta el 50% de su tiempo cada semana a tareas administrativas pesadas relacionadas con la planificación. Su programa está bloqueado en MS Project y para actualizarlo tienen que pasar por innumerables notificaciones de WhatsApp, correos electrónicos o llamadas telefónicas. No pasa mucho tiempo antes de que se encuentren enterrados bajo una montaña de trabajo que realmente no añade valor a sus proyectos.
¿Qué significa realmente agregar valor? Se considera que una actividad añade valor a un proyecto sólo cuando cumple tres criterios distintos:
- el cliente acepta pagar por esta actividad.
- la actividad se realiza correctamente la primera vez.
- la actividad tiene un impacto directo y positivo en la idoneidad, función o forma del producto final.
El problema es que, en muchos casos, los directores de proyectos y sus equipos tienden a ignorar estos criterios, abriendo la puerta al despilfarro. En un proyecto de construcción, los residuos se pueden definir brevemente como una actividad que no cumple con los tres principios mencionados anteriormente. Esto podría ser:
- Transporte innecesario de vehículos y materiales de un lugar a otro.
- materiales dañados en el inventario porque se ordenaron demasiado pronto o se almacenaron incorrectamente.
- Tiempo de inactividad entre tareas en el sitio.
- movimientos innecesarios (que pueden suponer incluso pasar mucho tiempo recorriendo el local hasta otras instalaciones como el comedor, por ejemplo).
- realizar más trabajo que la cantidad requerida por el cliente.
- realizar más tareas y actividades antes de que sea necesario.
- retrabajo y costo adicional debido a defectos.
Como ya se puede observar, existe una amplia gama de actividades que no aportan valor al desarrollo de un proyecto y que, lamentablemente, todavía se consideran la norma, alimentando retrasos, quejas comerciales y una fuerte cultura de culpa.
Para ayudarle a evitar terminar en esta espiral, aquí hay tres preguntas que siempre debe hacerse antes de comenzar a trabajar en sus previsiones a corto plazo y su plan maestro:
1. ¿He integrado la zonificación en mi planificación?
Uno de los errores más comunes pero cruciales que cometen los gerentes de proyectos, especialmente en proyectos que tienen mucha repetición, es no integrar la zonificación en su planificación. Imagine, por ejemplo, que está gestionando un proyecto residencial multifamiliar en el que es necesario construir varias unidades idénticas e independientes. O que estás trabajando en un gran proyecto hospitalario.
De cualquier manera, hay una serie de especificaciones que debes cumplir y un conjunto de tareas que debes realizar para cada unidad/habitación. Pero no se puede trabajar en todo a la vez. Los subcontratistas deben poder acceder a cada zona (es decir, habitación o apartamento) en el momento adecuado y luego pasar a la siguiente zona en el momento adecuado para que los siguientes interesados también puedan hacer su trabajo.
Para que esto suceda y evitar el caos, debe combinar la zonificación con su planificación a corto plazo y, posteriormente, poder compartir los últimos avances con sus subcontratistas en una ubicación dinámica y compartible en la nube. De lo contrario, tarde o temprano correrás el riesgo de que alguno de tus colaboradores pierda de vista la situación del proyecto. En pocas palabras, no tendrán forma de saber cuándo será su turno de presentarse en el sitio para hacer su trabajo. Y así es como puede afrontar rápidamente retrasos y flujos de trabajo ineficientes.
2. ¿He definido claramente para mi equipo cuándo una tarea se considera “completa”?
Esperar a que otros subcontratistas o miembros del equipo completen sus tareas suele ser una de las principales razones detrás de los retrasos y el tiempo de inactividad en un proyecto. ¿Cómo podrías evitar esto? Definir en equipo cuál es la noción de “trabajo realizado” para poder comenzar la siguiente actividad.
Tener un conjunto claro y estandarizado de reglas y prácticas sobre cuándo una tarea debe considerarse terminada es clave para alinear las expectativas de todos los miembros del equipo y evitar errores. ¿Cuándo se debe considerar exitosa una transferencia? ¿O cuándo es el momento adecuado para que llegue al sitio el próximo pedido de material y dónde?
Estos problemas pueden, en teoría, parecer simples, pero en una obra de construcción pueden ser el combustible de retrasos, tiempos de inactividad o incluso quejas comerciales que pueden poner en grave riesgo sus márgenes. Por eso es crucial que los gerentes de proyecto y todos los demás involucrados en un proyecto tengan una visión única, central y en vivo de la planificación a corto plazo. Si las personas siguen desplazándose por el sitio con información en sus cabezas o en formatos desconectados (impresos, PDF, hojas de cálculo de Excel), pronto se verán arrastrados a un juego constante de extinción de incendios, sin saber si lo que están haciendo realmente ayuda o no.
Por lo tanto, saber cuándo se debe describir una tarea como "terminada" y comunicar su finalización a las partes adecuadas en un entorno colaborativo de nube puede marcar una gran diferencia. De lo contrario, la incapacidad o la renuencia a estandarizar y conectar sus cronogramas y partes interesadas creará en última instancia silos y una imagen distorsionada del progreso del proyecto. Es decir, más retrasos, más disputas y menos tranquilidad para ti en el día a día.
3. ¿Me concentré lo suficiente en la preparación?
La falta de concentración a la hora de preparar un proyecto de construcción es otra área en la que muchos directores de proyectos tienen mucho margen de mejora. La única excepción pueden ser acontecimientos externos como el mal tiempo.
Sin embargo, la preparación no debe comenzar ni terminar ahí. La mayoría de los problemas que surgen en el sitio se pueden resolver mediante una mejor anticipación y preparación en torno a los pedidos, la entrega, las opciones, los diseños y la planificación de la fuerza laboral disponible.
A menudo vemos que surgen problemas si el trabajo en la obra no se ha pensado detenidamente con las partes interesadas o si los trabajos de preparación se han realizado demasiado tarde, lo que provoca trabajos de última hora y errores.
Por ejemplo, es posible que se haya retrasado en su proyecto porque los elementos prefabricados llegan demasiado tarde al sitio. Si este es el caso, es necesario reunir a todas las partes involucradas (ingenieros, proveedores, etc.) y encontrar juntos la causa raíz y la solución al problema para que esto no vuelva a suceder. Así se puede garantizar una actitud proactiva a la hora de preparar proyectos y resolver limitaciones para que los imprevistos no signifiquen un desastre.
4. ¿Tengo una cultura sólida en torno a la planificación?
Una de sus principales responsabilidades como director de proyectos es crear y mantener un ritmo regular para su proyecto. Para que esto suceda, es necesario planificar con anticipación y programar estratégicamente las tareas en partes manejables. Como muestra una investigación reciente, si puede realizar tareas pequeñas al menos un 80 % a tiempo y sin comprometer la calidad, probablemente lo hará a tiempo y dentro del presupuesto.
Entonces, en lugar de intentar programar todo en detalle de principio a fin, o centrarse solo en los hitos que desea alcanzar, planifique a corto plazo y comience a confiar en pronósticos de 3 a 6 semanas continuamente actualizados.
Una buena manera de comenzar con este enfoque es conectar a su equipo en torno a una versión compartida y en vivo del programa y actualizarlos periódicamente sobre los próximos hitos (faltan más de un mes) y las dependencias entre tareas. De esta manera podrás mantener a todos en la misma dirección y mantener un buen ritmo de desarrollo de tu proyecto.
El método es un arma excelente en su esfuerzo por aumentar el compromiso y la colaboración en el sitio. Esto le ayudará a planificar todas las actividades de valor añadido con más detalle a medida que los equipos se acerquen cada vez más a realizar el trabajo real. El método integra los valores de la “planificación pull”, en el sentido de que el único trabajo prometido es el que puede y eventualmente se completará según lo planeado.
Porque, al fin y al cabo, el sistema no es una carrera de individuos, sino un deporte de equipo donde se requiere una visión del sistema y la participación activa de todos los miembros del equipo para garantizar que las promesas ofrecidas sean creíbles.
5. ¿Mis herramientas están adaptadas para la construcción?
Ésa es la pregunta del millón si desea aumentar la productividad de sus proyectos y garantizar el éxito de sus previsiones de futuro.
Los gerentes de proyectos tienden a creer que las herramientas que utilizan son adecuadas para su propósito y están diseñadas para colaborar con diferentes equipos en sus proyectos de construcción. En muchos casos, la verdad es muy diferente.
Especialmente cuando se trata de herramientas como MS Project, WhatsApp, Email y Excel que no están diseñadas para equipos de construcción. Estas herramientas pueden ser excelentes para otras ocasiones, pero es posible que no le brinden la visibilidad del sitio web que busca. Más analíticamente:
- No proporcionan una vista “en vivo” local y compartible del proyecto.
- Los datos compartidos a través de ellos no tienen conexión con el programa maestro. Esto hace que sea difícil para las personas ver dónde están las cosas en general y qué tareas están progresando, qué sigue y quién es responsable de qué.
- La información está dispersa en muchas plataformas diferentes, lo que dificulta el proceso de presentación de informes.
- No permiten la colaboración entre las partes interesadas internas y externas, lo que hace que su esfuerzo por conectar a todos los equipos en el campo sea mucho más desafiante.
Rápidamente queda claro que el uso de las herramientas incorrectas realmente puede afectar sus pronósticos de 3 a 6 semanas. Sus equipos no tienen una visión en tiempo real del proyecto y no hay claridad sobre quién es responsable de qué, lo que lleva a una toma de decisiones lenta y disfuncional.
Así que la próxima vez que estés en el lugar, asegúrate de hacerte esta pregunta. De lo contrario, rápidamente se sentirá fuera de control y no tendrá visibilidad de su proyecto.
