Los informes de incidentes son parte de las herramientas de gestión de riesgos utilizadas para describir y evaluar las circunstancias que llevaron a un evento que potencialmente puso en riesgo el bienestar de los empleados o los activos de la empresa. La documentación se utiliza tanto en la construcción como en las actividades de oficina con el objetivo de evitar que se repitan casos similares en el futuro.
Además de jugar un papel importante en la mejora de las condiciones de seguridad y el seguimiento de los activos de la empresa, los partes de incidentes son una de la documentación justificativa que exige el seguro cuando se producen accidentes. También los utilizan los abogados para continuar con los procedimientos legales para ayudar a la empresa y a los empleados durante los conflictos.
Por lo tanto, un informe de incidentes detallado y bien preparado es esencial para una gestión de calidad eficaz de los procesos de negocio.
¿Qué es un incidente?
Desde el punto de vista de la gestión, un incidente es un suceso inesperado que puede representar una amenaza para la salud o poner en riesgo los activos de una empresa; también se les llama “cuasi accidentes”, ya que el evento en sí no causó pérdidas importantes.
Siempre que el incidente resulte en lesiones o daños al equipo y a la propiedad privada, se trata como un “accidente”. En este orden de ideas, todos los accidentes son incidentes.
Si bien las diferentes actividades económicas buscan cumplir con estándares específicos de servicios de salud y trabajo (SST), tanto los incidentes como los accidentes tienen una estructura de notificación muy similar, ya sea que el evento haya ocurrido en un sitio de construcción o en una oficina.
¿Cuál es la estructura de un Informe de Incidente?
La primera parte de un informe de incidente es la introducción o resumen ejecutivo. El documento comienza mencionando los estándares internacionales y nacionales que cumple el informe. Asimismo, el propósito, alcance y definición de la terminología utilizada para describir los hechos aparecen al inicio del documento.
Si hay varias versiones del informe, los códigos de referencia deben mostrarse antes de ingresarlos en una tabla junto a los nombres y empresas de los propietarios y supervisores del proceso.
El contexto del incidente se describe después de la introducción. En este apartado se describe detalladamente el lugar donde se desarrolla el evento, incluyendo el lugar, fechas, tiempo aproximado de respuesta, responsabilidad de los trabajadores y, en su caso, de los terceros involucrados.
La tercera parte del informe es de investigación y análisis. En este caso, los resultados de las entrevistas con los trabajadores implicados proporcionan una base adicional para proceder a una evaluación más profunda de las causas.
También debe mencionarse el estado físico y mental de los empleados involucrados. De esta forma, es más fácil saber si las causas del incidente se debieron a la falta de medidas de seguridad de la empresa u otros factores.
Por ejemplo, si el trabajador que sufrió el incidente no se sentía bien ese día, la evaluación y conclusiones finales deben incluir acciones a tomar para alentar a los trabajadores a comunicar sus limitaciones de salud que podrían perjudicar los resultados de su trabajo o provocar accidentes.
Para cerrar el informe, se incluyen una serie de recomendaciones sobre cómo prevenir hechos similares y mostrar los resultados de la evaluación del incidente.
El punto clave de la recomendación es explicar de forma comprensible y de acuerdo con los estándares mencionados en la introducción, las acciones correctivas a tomar y el plazo previsto para implementar las soluciones.
5 elementos de un buen informe de incidente
Identificar el “cómo”, “cuándo”, “dónde” y “quién” del incidente son elementos importantes de un buen informe, y es más probable que todas las empresas enfaticen estas características durante el desarrollo del documento.
Sin embargo, hay cinco elementos adicionales que todo propietario de proceso debería considerar agregar para crear un documento funcional, procesable y digno de compartir.
La información visual es mucho más fácil de seguir que los párrafos y tablas de contenido largos y densos. Después de la introducción, un buen informe de incidentes suele mostrar un flujo de trabajo que presenta cada uno de los pasos clave seguidos para elaborar el documento y definir acciones correctivas.
El nivel de detalle del flujo de trabajo depende de los requisitos del área de gestión de riesgos o de la gravedad del incidente. Las principales tareas a mencionar en el flujo de trabajo incluyen notificación de incidentes, identificación de responsables, entrevistas, investigación y análisis, conclusión, intercambio de aprendizajes e implementación.
Hechos en orden cronológico
Cuanto más descriptivo sea el informe, más fácil será crear una imagen mental de los acontecimientos. Con una imagen clara del incidente, el documento proporciona soluciones prácticas y la implementación de estas soluciones resulta menos estresante para todos los involucrados.
Los informes de incidentes deben comenzar mencionando a los sujetos, la ubicación exacta (con coordenadas de familiares cuando sea posible) y cómo se desarrollaron los hechos lo más cerca posible de la realidad.
La toma de declaraciones debe comenzar inmediatamente después del incidente, cuando los recuerdos estén frescos. Aunque a veces esto puede parecer innecesario para incidentes pequeños, hay pequeños detalles que pueden no parecer notables algún tiempo después del incidente, por lo que pasan desapercibidos y no se registran, lo que puede afectar el resultado del informe.
Testigos y equipos
Un buen informe de incidente suele tener una sección únicamente para describir las funciones de los trabajadores involucrados en el incidente, el equipo que responde a la emergencia y los propietarios del proceso. Sabiendo quiénes son los profesionales responsables y los trabajadores involucrados, se pueden evitar posibles problemas con la información confidencial.
Asimismo, también es importante contar con información sobre la jerarquía de la empresa. Al comprender la cadena de mando, se pueden identificar los problemas con los controles y los informes de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba para descubrir si el incidente se debió a una mala interpretación.
Fotos y bocetos.
Las imágenes del lugar en cuestión facilitan la comprensión y valoración de las posibles causas del incidente. Las imágenes ayudan a los propietarios de procesos a obtener un historial visual de la configuración del espacio de trabajo y cómo podría representar un peligro para los empleados, o si el incidente fue causado por un error humano.
Las fotografías deben contener puntos de referencia y deben tener una nota a pie de página con observaciones importantes y una descripción de los objetos contenidos en ellas.
Los bocetos son una excelente manera de complementar las imágenes. En los bocetos es posible visualizar puntos de referencia, mostrar distancias y en general ofrecer una descripción más precisa de la ubicación.
Los esquemas son útiles para construir una imagen más amplia del lugar de trabajo. También pueden simplificar la información que se ofrece en la imagen. De esta manera, se ignoran muchos elementos que distraen o no están relacionados en la imagen y es fácil centrarse en los elementos que realmente causaron el accidente.
Sugerencias procesables
Las sugerencias prácticas son descriptivas y sencillas. Proporcionan contexto rápido e instrucciones sobre cómo prevenir incidentes futuros.
El asesoramiento brindado al final del informe debe incluir una descripción general de las causas del incidente, los riesgos a los que estuvieron expuestos los empleados, el personal responsable de evaluar el caso y una acción específica a tomar. En otras palabras, si el incidente fue causado por la configuración de las posiciones de los materiales en un almacén, las sugerencias prácticas estarían relacionadas con la búsqueda de un profesional para cambiar la forma en que se almacenan las mercancías.
Si se toman medidas correctivas de inmediato, se podrá agregar una nueva sección en el informe con la fecha límite, pautas, fotografías y factores considerados para cambiar la configuración del espacio, o cualquier acción tomada.
