O gerenciamento de equipes distribuídas pode ter algumas coisas em comum com o gerenciamento de equipes internas, mas também apresenta muitas diferenças que os gerentes precisam considerar. Aqui está o que você deve saber.
Este artigo faz parte do nosso Série Empresas Distribuídas.
Um dos maiores problemas com os quais as empresas distribuídas precisam lidar é o gerenciamento de talentos. Mesmo que tenham a melhor infraestrutura tecnológica possível, gestores com anos de experiência e processos claros implementados, a realidade é que gerir talentos remotamente é algo que nunca vimos antes.
Para um envolvimento bem-sucedido com uma equipe distribuída, os gestores precisam mudar suas expectativas, desenvolver novas abordagens e até mesmo abraçar maneiras que podem parecer contra-intuitivas, pelo menos quando comparado com práticas de gestão tradicionais. Chegar lá leva tempo e esforço, mas seguindo as sugestões descritas aqui, os gerentes podem ter mais chances de sucesso no gerenciamento de talentos distribuídos.
Aqui estão 6 recomendações para gerenciar melhor equipes distribuídas.
1. Mude as expectativas
A primeira e mais importante coisa que os gestores devem fazer é mudar o que esperam do seu envolvimento com os trabalhadores remotos. Esperar para trabalhar com equipes distribuídas da mesma forma que com equipes internas é uma receita para o fracasso. Isso porque existem muitos aspectos que diferem em ambientes distribuídos.
Por exemplo, os gestores não devem esperar que as suas equipas comuniquem da mesma forma, nem devem acreditar que todos trabalham igualmente quando o fazem remotamente. A colaboração online impacta significativamente a comunicação (mais sobre isso mais tarde) e até afeta a forma como os gerentes devem medir a produtividade e acompanhar as metas. Assim, ter a mente aberta para as mudanças que virão é o primeiro passo para uma melhor gestão de equipes distribuídas.
2. Redobre as melhores práticas de boa gestão
Os fundamentos do livro de qualquer bom gestor incluem estabelecer metas claras para a equipe como um todo e para cada um de seus membros, comunicar-se com clareza, conduzir reuniões com precisão e aproveitar os pontos fortes de cada indivíduo para compensar os pontos fracos. Gestores experientes certamente já sabem como fazer essas coisas, mas uma abordagem distribuída exige que eles seja mais insistente com eles.
Por exemplo, uma das recomendações mais comuns ao gerenciar talentos remotos é a comunicação excessiva. Por outras palavras, os gestores precisam de se certificar de que todos estão sempre conscientes de tudo para evitar o surgimento de silos de conhecimento. A única maneira de fazer isso? Utilizar múltiplos canais para comunicar a mesma informação, mesmo quando isso pode acabar sendo repetitivo para determinados membros. Na mesma linha, ficar atento a todos da equipe (por meio de reuniões gerais e individuais) é fundamental para antecipar os problemas.
3. Use novas métricas para medir desempenho e produtividade
Os gerentes deveriam jogar pela janela suas antigas formas de medir desempenho e produtividade. Acreditar que alguém trabalha duro simplesmente porque trabalha mais horas não é mais uma abordagem sensata (se é que alguma vez foi). Hoje, pessoas que trabalham on-line gerenciam seu tempo de maneira diferente e, portanto, atingir seus objetivos de maneiras diferentes.
Portanto, os gerentes não devem se concentrar na quantidade de tempo dedicado a um projeto ou na forma como concluíram seu trabalho. Em vez disso, devem concentrar-se no trabalho realizado pela equipa e no cumprimento dos prazos e procedimentos estabelecidos. Além disso, os gestores devem dar margem de manobra para a equipe trabalhar em seus objetivos da maneira que desejarem. Desde que a equipe de gestão tenha estabelecido expectativas claras, não deverá haver problema com isso.
4. Ajuste o processo de recrutamento
Quando chega a hora de trazer novas pessoas, é melhor ter um processo de contratação que se adapte melhor ao ambiente distribuído. Isso significa algumas coisas. Primeiro, significa que os gestores devem procure pessoas com habilidades interpessoais, como comunicação e autodisciplina. Essas habilidades ajudarão os gerentes no desempenho de seu trabalho, pois os membros da equipe que as possuem administrarão melhor seu próprio tempo, seguirão melhor as instruções e se comunicarão melhor em todos os momentos.
Depois, há os ajustes necessários para o processo de onboarding. Aclimatar-se com um novo emprego é sempre um desafio, que pode ser ainda maior em um ambiente remoto. Os gerentes devem ter um processo simplificado para novas contratações remotas, incluindo fornecer aos novos trabalhadores as ferramentas e informações necessárias para começar a trabalhar, videochamadas para apresentações adequadas à equipe, um roteiro sobre o que eles esperam que o trabalhador faça durante o primeiro dia, semana e mês.
5. Crie oportunidades de vínculo
Uma das reclamações mais frequentes dos trabalhadores remotos é como o trabalho online os faz perder contato com seus colegas de equipe. Isso pode levar a sentimentos de desconexão e solidão. Embora os gestores possam pensar que reuniões regulares são suficientes para a equipa criar laços, a realidade é que as pessoas precisam de mais do que apenas alguns minutos de conversa informal antes e depois de uma reunião pré-estabelecida.
É por isso que os gestores devem reserve algum tempo para a equipe se unir em um ambiente mais descontraído. Podem haver reuniões informais com frequência pré-acordada, eventos especiais com jogos e premiações ou até projetos especiais que conectam equipes ou membros que raramente trabalham juntos. Os gestores devem insistir para que estas atividades sejam realizadas com câmaras de vídeo ligadas, para que todos possam ver rostos e gestos, o que melhora a comunicação e aumenta a familiaridade uns com os outros.
6. Aproveite reuniões individuais
Muitas vezes, os gerentes participam de reuniões individuais para verificar o progresso individual e detectar possíveis problemas desde o início. Tradicionalmente, essas reuniões são estritamente profissionais e focam em tarefas e objetivos. Embora isso seja compreensível para um ambiente interno, as empresas distribuídas precisam que os gestores levar essas reuniões um pouco mais longe e entrar (embora não em profundidade) em território mais pessoal.
Essas reuniões podem revelar se um membro da equipe está com falta de entusiasmo, se está passando por uma fase difícil ou se está se sentindo isolado. Naturalmente, os gestores não devem intrometer-se na vida pessoal, mas devem prestar atenção aos sinais de alerta e prestar ajuda de todas as formas que puderem. Isso pode ser oferecer mais flexibilidade, conectá-los com profissionais para obter ajuda ou discutir o trabalho com mais detalhes para descobrir a origem do problema.
Uma redefinição de papel
A conclusão mais importante disto é que os gestores precisam de compreender que o seu papel é redefinido no contexto de uma empresa distribuída. Claro, os fundamentos ainda estão lá, mas a forma como eles devem executá-los mudou. É por isso que qualquer pessoa responsável pelo gerenciamento de uma equipe distribuída precisa dar uma olhada em seus métodos e ver o que precisa ser ajustado.
Além disso, a função de gestão está em constante evolução, juntamente com o ritmo acelerado a que o trabalho está a mudar. Isso significa que não há uma única instância de redefinição da gestão, mas sim um processo de mudança contínua para se manter sempre alinhado com o que o talento distribuído precisa. É preciso tempo e esforço, mas é a única maneira de garantir que a empresa distribuída (e os membros de sua equipe) possam trabalhar com eficiência.
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