La automatización robótica de procesos (RPA) puede ayudar a automatizar tareas cada vez más complejas. Esto puede liberar tiempo de sus empleados para actividades de mayor valor si comprende las advertencias.
Cuando escuchas la palabra "robot", puedes imaginarte un ser casi inteligente de una película de ciencia ficción o tal vez la adorable empleada doméstica Rosey de los dibujos animados de Los Supersónicos. Si bien estamos muy lejos de los robots humanoides o de los útiles asistentes de oficina, la idea de herramientas "inteligentes" que puedan ayudarnos a realizar tareas útiles está llegando al lugar de trabajo.
Están surgiendo varias herramientas que entran en la categoría general de automatización robótica de procesos (RPA) y vale la pena investigarlas. Estas herramientas no son robots físicos, sino tecnología digital que imita los movimientos del mouse y las pulsaciones de teclas mientras "leen" los datos que aparecen en la pantalla. Pueden tomar decisiones básicas basadas en reglas y cambiar su desempeño en función de esas reglas.
Una automatización simple podría “leer” los campos en una columna de una hoja de cálculo de facturas vencidas, crear un correo electrónico con una copia de la factura adjunta y enviarlo a un cliente moroso. Las automatizaciones más sofisticadas pueden recibir correos electrónicos y, según el texto, actualizar algunos datos en su software de contabilidad, reenviar el correo electrónico a otro departamento con información adicional o marcar el correo electrónico para procesamiento humano.
Muchas de estas herramientas están diseñadas, al menos en teoría, para no programadores, y varias tienen versiones gratuitas disponibles o están incluidas con software basado en la nube como Power Automate de Microsoft. MT .
En un entorno laboral donde es difícil encontrar y retener talento, la RPA puede automatizar tareas mundanas y poco interesantes y liberar a personas costosas para que realicen trabajos más valiosos. RPA tampoco duerme nunca y puede usarse para realizar trabajos fuera del horario laboral y, a menudo, con mayor productividad que los humanos.
Comenzando con RPA
En términos generales, existen dos enfoques para comenzar con RPA, que se pueden realizar simultáneamente si se desea.
Enfoque liderado por TI
La primera es centralizar la implementación de RPA: TI selecciona un paquete de software RPA estándar y luego diseña, implementa y mantiene automatizaciones para otras partes del negocio.
Este enfoque probablemente resulte cómodo para la mayoría de los departamentos de tecnología, ya que sigue el mismo flujo que los proyectos típicos de mejora o desarrollo de aplicaciones. Se recopilan los requisitos de los usuarios potenciales y luego se desarrollan, prueban y finalmente implementan las herramientas. Estas tareas se pueden realizar internamente o con la ayuda de un socio de confianza . Una implementación de RPA dirigida por TI suele ser apropiada para automatizaciones más complejas, ya que los beneficios de utilizar su talento tecnológico para resolver un problema se ven compensados por los plazos de entrega más largos requeridos en la mayoría de las organizaciones de TI.
Enfoque dirigido por el usuario
El otro enfoque es proporcionar herramientas y capacitación básica a los usuarios que puedan beneficiarse de la RPA. Algunas de las comunidades de usuarios que más pueden beneficiarse de la RPA son aquellas que trabajan con múltiples sistemas y dedican una cantidad significativa de tiempo a realizar manipulaciones básicas de datos entre sistemas. A menudo se pueden identificar estos grupos como departamentos llenos de personas que utilizan monitores duales con una aplicación de “entrega de datos” en una pantalla y una aplicación de “recepción de datos” en la otra.
Si bien no todos están dispuestos o interesados en aprender RPA, probablemente encontrará una o dos personas que adoptarán la tecnología una vez que vean los beneficios para su trabajo. Elija una de las herramientas más simples que utilice una interfaz gráfica o basada en web o que proporcione capacitación simplificada para comenzar.
Ayude a estas personas a identificar una tarea de automatización sencilla para iniciar y asígneles un "compañero" de TI para que les ayude a responder preguntas. Es posible que se sorprenda del entusiasmo que se genera cuando una persona sin conocimientos técnicos desarrolla una automatización simple que puede hacer poco más que copiar datos de una hoja de cálculo a otra. Sin embargo, esto puede ser el comienzo de un importante ahorro de tiempo con una mínima inversión de tiempo por parte de TI.
Los desafíos de la RPA
Hay dos desafíos principales para la RPA en su estado actual. La primera es que, como ocurre con muchas tecnologías más nuevas, la brecha entre el marketing y la realidad a veces puede ser amplia. Los proveedores sugieren que “cualquiera” puede entrenar rápidamente sus automatizaciones y que ofrecen inteligencia similar a la humana.
La verdad es que la mayoría de estas herramientas todavía se basan en reglas y requieren que usted defina reglas explícitas que informen sus actividades. Una RPA no puede determinar si una línea en una hoja de cálculo representa a un cliente antiguo que debe ser tratado con cuidado o a un cliente nuevo que repetidamente no paga su factura, a menos que exista una regla claramente definida para hacer esta distinción. Los tecnólogos y usuarios empresariales acostumbrados a hojas de cálculo complejas deberían poder comprender este matiz. Aún así, aquellos que no están acostumbrados a resumir los requisitos en conjuntos de reglas lógicas pueden esperar más de lo que la tecnología puede ofrecer.
Las herramientas de capacitación y desarrollo para RPA también pueden variar. La mayoría de las herramientas incluyen algún tipo de componente de capacitación gráfica, pero en última instancia requieren que el usuario profundice en alguna forma de programación para todas las automatizaciones, excepto las más rudimentarias. Esto puede variar desde programación visual similar a un diagrama de flujo hasta el uso de un lenguaje de programación común como JavaScript.
El segundo desafío es descifrar con qué aplicaciones es compatible su herramienta RPA, especialmente porque varios proveedores ofrecen múltiples versiones de sus herramientas RPA. Power Automate de Microsoft, por ejemplo, tiene una versión basada en web que es fantástica para manipular archivos y componentes del ecosistema de nube de Microsoft, pero no puede abrir una aplicación en el escritorio de un usuario y no tiene integraciones con otros servicios de nube. . La versión de escritorio de Power Automate puede abrir aplicaciones de escritorio y manipularlas, pero tiene una interfaz diferente y características ligeramente diferentes.
Vale la pena probar herramientas y tecnologías que ya tiene como parte de otras suscripciones. Sin embargo, si planea invertir mucho en RPA, asegúrese de comprender los matices de las plataformas que está considerando y si funcionarán con las aplicaciones y herramientas que sus usuarios necesitarán automatizar.
Si bien es poco probable que veamos cubículos llenos de autómatas sonrientes en el corto plazo, RPA es una herramienta valiosa que vale la pena investigar. Es fácil comenzar con automatizaciones de bajo costo utilizando una herramienta que ya posee, explorar automatizaciones complejas dirigidas por TI y capacitar a sus usuarios para crear sus propias automatizaciones para tareas rutinarias.
