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La comunicación eficaz es la base para la ejecución exitosa de proyectos en el mundo de la subcontratación del desarrollo de software. Al establecer canales de comunicación claros, fomentar un entorno de colaboración y utilizar herramientas de comunicación adecuadas, los equipos se mantienen comprometidos entre sí mientras superan desafíos comunes que impiden que algunos logren sus objetivos comerciales estratégicos.
Aún así, muchas empresas luchan por encontrar las herramientas adecuadas para sus necesidades de comunicación subcontratadas e implementarlas de manera efectiva. Afortunadamente, existen muchas formas de ayudar a agilizar el proceso para su equipo interno y proveedor de servicios cuando se trata de subcontratación de comunicaciones .
Establecer canales de comunicación claros
¿Cómo se comunica efectivamente con su proveedor? Sigue estos pasos.
Elegir las herramientas adecuadas
Algunos equipos se sienten abrumados por la cantidad de métodos y herramientas disponibles. Para empleados de tiempo completo y socios externos, estos incluyen:
- Mensajería instantánea : la mensajería instantánea es ideal para conversaciones rápidas y productivas en la oficina o incluso en todo el mundo con socios externos. Aplicaciones como Slack y Microsoft Teams crean un foro abierto para una solución de problemas más fácil y rápida y comentarios en tiempo real.
- Videoconferencia : si bien siempre es útil escribir las cosas, las reuniones en persona suelen ser la forma más eficaz para que los profesionales interactúen. Cuando se trabaja con una empresa subcontratada, esto puede ser un desafío, ya que pueden estar ubicadas en diferentes países. Afortunadamente, las herramientas de videoconferencia como Zoom y Google Meet ayudan a las empresas y contratistas a conectarse en un entorno virtual y en persona.
- Gestión de proyectos : los miembros del equipo interno y subcontratado necesitan conocer el enfoque y el estado del proyecto en todo momento. Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a facilitar la vida de todos al permitirles comprender el estado del proyecto, así como sus tareas individuales. Algunos favoritos son Trello, Asana y Monday.
- Colaboración de documentos : los días de escribir documentos en Microsoft Word y esperar que su computadora no funcione mal sin guardarlos se acabaron gracias a las nuevas herramientas de colaboración de documentos como OneDrive, Google Docs y Confluence. Con estas herramientas, los miembros del equipo colaboran en documentos, comentan y editan sin tener que levantarse de sus escritorios ni enviar archivos adjuntos.
Es importante que los líderes empresariales consideren los principales beneficios de cada herramienta y las habilidades de su equipo. Cada profesional debería poder acceder a estas herramientas de forma efectiva en función de sus necesidades específicas.
Establecer reuniones periódicas
Las reuniones periódicas benefician enormemente a los equipos mientras trabajan en proyectos. Al programar reuniones periódicas para actualizaciones del proyecto, los equipos obtienen información sobre factores importantes como el progreso de otros equipos, las actualizaciones, etc. Estas reuniones pueden realizarse en forma de scrums diarios, reuniones de progreso semanales o revisiones mensuales. Los líderes de equipo deben ajustar la frecuencia de las reuniones según las necesidades y fases del proyecto.
Al trabajar con un equipo de subcontratación de software, la empresa contratante también debe abordar las diferencias de zona horaria y esforzarse por encontrar un horario que funcione para todos los involucrados en el proyecto.
Establecer expectativas de comunicación
Es importante establecer expectativas para garantizar una comunicación fluida entre los clientes y la empresa subcontratada.
Crear un plan de comunicación
La única forma en que la comunicación puede ser eficaz es si todos están en sintonía. Los líderes empresariales deben establecer qué canales utilizarán para el proyecto, así como los tiempos de respuesta esperados. También deberían asignar responsabilidades específicas para las tareas de comunicación en consecuencia.
Establecer límites y disponibilidad
Los límites son tan importantes como la comunicación misma. Los miembros del equipo deben conocer los horarios de trabajo de sus colegas y respetar las diferencias culturales, incluidos los días festivos y el tiempo libre. Esto ayuda a mantener una comunicación saludable. Sin embargo, los líderes del proyecto deberían establecer un sistema de comunicación urgente, por si acaso.
Cultivar un entorno colaborativo
La colaboración es esencial para una comunicación perfecta. Vea cómo cultivar un entorno colaborativo.
Fomentar el diálogo abierto
Los equipos deben conocer el funcionamiento interno de todo un proyecto, ya que los líderes de equipo deben promover una cultura de transparencia en la oficina y con el equipo subcontratado. Deben esforzarse por resolver los problemas de manera proactiva, eficiente y respetuosa y utilizar comentarios constructivos para impulsar mejoras.
Construyendo relaciones y confianza
Los equipos deben sentir que tienen la capacidad de confiar en sus colegas internos y subcontratados. Los líderes de equipo deben intentar fomentar actividades de vinculación en equipo para ayudar a construir este tipo de cultura sin que parezcan vulgares o molestas por tomarse un tiempo de la jornada laboral. Las pausas para el café virtuales y los momentos para celebrar los logros del equipo son buenas formas de ayudar a fomentar este ambiente de trabajo.
Evaluación del retorno de la inversión de la comunicación eficaz en la subcontratación
Existe una gran correlación entre la comunicación de un proyecto y su éxito. Los equipos que no se comunican terminan en un desastre. La comunicación simplificada ayuda a evitar problemas o malas comunicaciones en el futuro.
Identificar métricas clave para medir el éxito de la comunicación
Los líderes de equipo monitorean el desempeño de su plan de comunicación y utilizan estos datos para proyectos futuros. Las métricas a monitorear incluyen tiempos de respuesta, tasas de resolución de problemas y satisfacción general del equipo. En base a estas métricas, deben ajustar los procesos necesarios para impulsar la mejora continua.
Alinear la comunicación con los objetivos estratégicos del negocio.
La comunicación eficaz es extremadamente importante para lograr los objetivos comerciales, independientemente de la industria. Los líderes empresariales deben establecer expectativas tanto para los equipos internos como para los socios subcontratados.
Superar los desafíos comunes de comunicación en la subcontratación
Trabajar con un equipo subcontratado a veces presenta desafíos de comunicación durante un proyecto. Estos problemas van desde la microgestión hasta que los miembros del equipo hacen suposiciones o incluso no conocen todas sus funciones. Para evitar estos problemas, los líderes deben asegurarse de que su cultura de transparencia se traduzca en que todos sepan hacer preguntas, aclarar y comunicarse excesivamente cuando sea necesario.
Aprovechar la comunicación para la innovación y la agilidad
La comunicación clara y abierta no sólo es útil, sino que también ayuda a fomentar la innovación entre los equipos internos y subcontratados. A medida que los miembros del equipo se conocen, intercambian ideas, ayudando al proyecto. Trabajar en un entorno ágil también mantiene a todos actualizados e informados.
Gestionar las barreras lingüísticas y culturales
Puede haber barreras culturales cuando se trabaja con equipos subcontratados, por lo que es importante establecer un plan para gestionarlos con antelación.
Proporcionar soporte lingüístico
La subcontratación a menudo significa trabajar con personas de otros países y culturas y con diferentes idiomas nativos. Es posible que necesites romper algunas barreras del idioma con capacitación, herramientas de traducción y paciencia extra por parte de todos los involucrados. Al trabajar con hablantes no nativos del mismo idioma, todos deben esforzarse por utilizar un lenguaje claro, conciso y significativo para ayudar a garantizar la menor cantidad posible de errores de comunicación.
Abrazar la diversidad cultural
También tendrás la oportunidad de aprender sobre nuevas culturas e idiomas cuando las empresas promuevan una cultura de inclusión y respeto. Las empresas contratantes deben considerar sesiones de capacitación cultural y crear políticas que respeten los matices culturales para evitar posibles malentendidos.
Conclusión
La comunicación regular es la base sobre la cual las empresas y los equipos subcontratados forman relaciones de trabajo sólidas y, al mismo tiempo, completan los proyectos con éxito. Los líderes deben fomentar una cultura de inclusión y respeto con equipos multiculturales subcontratados y al mismo tiempo establecer requisitos, límites y expectativas claros.
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Fuente: BairesDev
