Planificación de proyectos simplificada

La planificación de proyectos es un elemento crítico para el éxito de la mayoría de los talleres de tecnología. Aparte de las actividades de “ejecución y mantenimiento” que llevamos a cabo para mantener nuestras operaciones en funcionamiento, gran parte de lo que hacemos es diseñar y entregar proyectos de diversos grados de complejidad. Los proyectos pueden variar desde simples implementaciones de nuevas herramientas hasta complejas implementaciones de software empresarial que duran varios meses y cuestan millones de dólares.

Tener las herramientas y las personas adecuadas para ejecutar proyectos con éxito puede ser un activo crucial para los líderes tecnológicos. Después de todo, una gran estrategia no es nada sin la capacidad organizacional para implementarla mediante la ejecución exitosa del proyecto.

Comprender enfoques y herramientas

Uno de los desafíos para los líderes en la planificación y gestión de proyectos son las numerosas herramientas y enfoques disponibles. Como muchos aspectos de la tecnología, los conceptos relativamente simples están envueltos en nombres confusos como Agile y Kanban, y los profesionales pueden tener títulos opacos que van desde PMP hasta Scrum Master.

Una de las mejores definiciones de gestión de proyectos es que son los conocimientos, las habilidades, las personas y las herramientas utilizadas para entregar algo de valor. Si considera que se le ha entregado algo de valor en su vida profesional o personal, probablemente haya hecho cosas como:

• Aclare y refine lo que estaba tratando de lograr.
• Considere el tiempo, el dinero y las habilidades que puede necesitar para lograr este objetivo.
• Escriba formal o informalmente los pasos clave necesarios para lograr este objetivo.
• Cree algún mecanismo de seguimiento, como una nota simple o una lista de tareas pendientes, y utilícelo para ejecutar su objetivo.
• Ajuste su esfuerzo según los comentarios de su motor de seguimiento

Ésta es la esencia de la ejecución eficaz de un proyecto. Ya sea que esté implementando la fiesta de cumpleaños de un amigo o un lanzamiento tecnológico complejo que lleve varios años, la base es la misma.

Si bien esto puede parecer demasiado simplista, como líderes, nuestro trabajo a menudo implica simplificar tecnologías y procesos complejos para encontrar herramientas que ayuden a hacer realidad nuestra visión. Al evaluar los enfoques de gestión de proyectos, pruebe las opciones potenciales con los elementos simplificados anteriores para determinar cómo este enfoque hará que sus equipos sean más efectivos.

Ruta crítica versus ágil

Tradicionalmente, los proyectos complejos se planificaban centrándose en identificar y monitorear la ruta crítica. Esta serie de tareas debe completarse antes de poder realizar los pasos siguientes. Considere la posibilidad de construir una casa. Hasta que se completen los cimientos, los constructores no pueden instalar la estructura, y hasta que la estructura esté completa, no se puede instalar el techo. En este caso, completar los cimientos es parte del camino crítico para construir una casa. Por otro lado, la instalación de artefactos de iluminación no afectaría la capacidad de completar la construcción de la casa y no estaría en el camino crítico.

La ruta crítica también identifica el tiempo mínimo requerido para completar el proyecto, ya que estas tareas deben completarse antes de que se puedan completar otras tareas dependientes.

Muchas de las técnicas para este estilo de gestión de proyectos se desarrollaron a través de complejos programas de infraestructura, donde se pueden definir la mayoría de los pasos necesarios para entregar el resultado y luego construir relaciones entre ellos. Con estas relaciones definidas, se puede asignar un nivel de esfuerzo a cada tarea y el cronograma se expandirá o contraerá a medida que se ajusten estos tiempos.

Este enfoque requiere una planificación significativa, ya que todas las tareas deben identificarse, vincularse y estimarse el nivel de esfuerzo. Este nivel de diligencia es esencial para proyectos donde la vida o la integridad física pueden estar en riesgo o donde es imperativo cumplir con una fecha límite. Sin embargo, este nivel de detalle genera una sobrecarga significativa y existe el riesgo de que el plan del proyecto quede obsoleto rápidamente si el equipo no actualiza diligentemente cada tarea a medida que se completa.

Este esfuerzo adicional ha impulsado un cambio significativo en la forma en que se planifican y ejecutan los proyectos, especialmente cuando la ruta crítica es menos importante o se desconocen las tareas y la secuencia exactas. Esto ha sido particularmente impactante en las implementaciones de tecnología y el desarrollo de software, donde a menudo se desarrolla algo que se adapta exclusivamente a las circunstancias en cuestión y es posible que no se conozcan todos los pasos y dependencias de antemano.

También existe un argumento convincente a favor de una versión simplificada de la planificación y ejecución de proyectos cuando la tarea en cuestión no requiere la sobrecarga de un enfoque basado en la ruta crítica.

Desafortunadamente para los líderes tecnológicos, lo que es un proceso simple e intuitivo se ha visto eclipsado por jergas como Lean, Agile y Kanban. En muchos entornos, la terminología obtusa ha hecho que las mejores prácticas sean menos accesibles, lo que ha dado como resultado que la terminología se utilice como una máscara para ignorar la disciplina formal de la gestión de proyectos.

Simplificando la planificación del proyecto

Una de las mejores herramientas para simplificar la planificación de proyectos es el tablero Kanban. Traducido libremente del japonés, Kanban significa "tarjeta que puedes ver", y esta es la base del sistema. Kanban, desarrollado originalmente para la producción de automóviles, es tan simple como una pizarra o una sección de pared dividida en tres o más columnas cuando se aplica a proyectos tecnológicos.

A medida que madures hacia un enfoque de estilo Kanban, puedes comenzar a agrupar tareas en sprints u otras unidades, pero si eres nuevo en Kanban, comienza con el sistema básico de 3 columnas.

Los miembros del equipo escriben tareas en post-its y las pegan en la columna "Pendiente" para comenzar. Si está utilizando un método ágil, esta columna puede denominarse "Registro pendiente", pero en todos los casos, este es el repositorio de cada actividad identificada que debe completarse.

La siguiente columna refleja las tareas en progreso, y cuando alguien esté trabajando activamente en una tarea, simplemente saque la nota adhesiva de la columna Pendiente y péguela en la columna en progreso. Si desea responsabilidad adicional, esa persona puede escribir su nombre en la nota.

Una vez que se completa una tarea, la persona "dueña" de la tarjeta la mueve a la columna "Completada".

La mayoría de los gerentes y líderes de proyectos encuentran esto tan sorprendentemente simple que descartan este enfoque por considerarlo casi infantil. Sin embargo, Kanban tiene varios beneficios distintos:

• Verificar el estado del proyecto es tan simple como mirar el tablero y ver instantáneamente el volumen y la distribución de las tarjetas. Si la sección Pendiente continúa creciendo mientras Completado permanece estática, es visualmente evidente que existe un problema potencial.
• Agregar físicamente tarjetas al tablero a menudo genera una discusión sobre otras tareas que pueden ser necesarias, creando un método natural para actualizar, agregar y consolidar actividades periódicamente.
• La gestión de proyectos se convierte en un “deporte de equipo” en lugar de una actividad especializada que requiere conocimientos únicos y acceso a herramientas de gestión de proyectos especiales (y a menudo costosas).
• La inmediatez del tablero físico proporciona un punto focal natural durante las discusiones sobre el estado del equipo. Cada tarjeta se puede revisar, asignar o actualizar, y rápidamente se hace evidente si una persona está estancada, abrumada o luchando por completar una tarjeta que no parece avanzar.
• La visibilidad y simplicidad de un tablero Kanban naturalmente crea cierto grado de competencia. Hay una recompensa inmediata por mover una tarjeta a la columna "Completada".

Para los equipos distribuidos, existen docenas de herramientas que duplican los tableros Kanban, que pueden usarse para colaborar con trabajadores y socios remotos. Sin embargo, un tablero físico ofrece mayores beneficios si su equipo está en la misma ubicación física.

Un enfoque híbrido

Para muchos líderes y profesionales de la tecnología, la sencilla estructura de un tablero Kanban puede parecer demasiado simplista. Kanban se centra más en la carga de trabajo y el progreso que en el cronograma, por lo que puede resultar complicado identificar dónde se encuentra un proyecto en términos de su cronograma general.

Sin embargo, la gestión de proyectos no tiene por qué ser una elección binaria en la que alguien se ve obligado a elegir entre enfoques. Gestionar proyectos complejos utilizando un enfoque de ruta crítica abstraído de los detalles de las tareas diarias es perfectamente razonable.

Con este enfoque, una tarea compleja como "Ejecutar pruebas de rendimiento" se puede planificar como un elemento único de la ruta crítica. Cuando el equipo de pruebas comience, podrían emplear un tablero Kanban que divida "Ejecutar pruebas de rendimiento" en docenas de tarjetas.

Esto permite al equipo responsable de ejecutar una tarea compleja la libertad de gestionar el enfoque y la asignación del trabajo dentro de su equipo y dominio de experiencia. El tablero Kanban también permite al director general del proyecto evaluar rápidamente el progreso de la tarea "Ejecutar pruebas de rendimiento". Simplemente pueden echar un vistazo al tablero Kanban del equipo y evaluar un porcentaje de finalización que probablemente sea más preciso que el típico "¿Qué porcentaje de finalización tienes?". pregunta lanzada en un correo electrónico o reunión de estado.

Las organizaciones sofisticadas pueden incluso automatizar algunos de estos informes, utilizando herramientas como PowerAutomate de Microsoft para actualizar el plan general del proyecto cuando se completan las tareas en un tablero Kanban digital. Estas integraciones pueden agilizar la generación de informes y la gestión, permitiendo a sus equipos trabajar en la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.

Liderar sus programas de manera efectiva

Para los líderes tecnológicos, la ejecución y el progreso de los proyectos pueden parecer distantes, oscurecidos por herramientas y terminología complejas. Con demasiada frecuencia, nos vemos obligados a “confiar en el sistema” y confiar en gráficos o informes rojos, verdes y amarillos que parecen estar profundamente arraigados en datos, pero que se basan en “estimaciones viscerales” erróneas sobre el progreso de tareas críticas.

Como todas las herramientas, los sistemas de gestión de proyectos y los profesionales son tan buenos como los datos que han recopilado y consolidado. Herramientas como los tableros Kanban pueden proporcionar una representación más visual del progreso. Aún así, también depende del líder hacer preguntas desafiantes y asegurarse de comprender la historia completa de un proyecto.

Sus gerentes de proyecto deberían poder responder preguntas como:

• ¿Qué riesgos le preocupan más?
• ¿Qué áreas fuera de su control podrían afectar el proyecto, tanto positiva como negativamente?
• ¿Qué tan seguro está de las estimaciones de su plan (fechas, niveles de esfuerzo, porcentajes de finalización)?
• ¿Qué áreas o equipos están experimentando dificultades? ¿Qué puedes hacer para ayudarlos?
• ¿Qué características te faltan?
• ¿Qué te ha sorprendido hasta ahora?

El contenido de la respuesta es tan importante como comprender los datos que guían la respuesta. Por ejemplo, si pregunta sobre los riesgos y simplemente obtiene un resumen de algunos elementos en un cuadro de estado en lugar de una evaluación de por qué vale la pena monitorear este riesgo, esto podría indicar un problema.

Quizás lo más importante sea la capacidad de su equipo para articular dónde necesitan su ayuda. Si su equipo y sus herramientas pueden proporcionar información concisa y oportuna para comprender cuándo, cómo y dónde aprovechar sus habilidades de liderazgo, entonces probablemente tenga el equipo adecuado para el trabajo.

Ajustar la máquina del proyecto

A medida que sus equipos maduren, asegúrese de capturar los éxitos y fracasos y utilizar esa retroalimentación para ejecutar mejor proyectos futuros. Cuando los plazos no se cumplan o se superen por un margen significativo, tómese el tiempo para evaluar qué contribuyó a ese resultado. ¿Eran los objetivos originales demasiado agresivos? ¿Ha cambiado el alcance o la comprensión del objetivo? ¿Los recursos eran más o menos capaces de lo que se suponía inicialmente?

Realice este ejercicio sin recriminaciones ni intentos de asignar culpas por los fallos. Si usted, como líder, deja en claro que el objetivo es crear un mejor desempeño en el futuro, en lugar de resaltar irregularidades, obtendrá un mayor compromiso y participación de sus equipos.

Este esfuerzo tiene un retorno exponencial. A medida que mejore su capacidad para ejecutar proyectos con éxito, podrá asumir objetivos estratégicos más ambiciosos con la confianza de que su equipo, enfoque y herramientas están a la altura de la tarea.