¿Es el “trabajo asincrónico” el futuro?

Para la mayoría de los trabajos relacionados con el conocimiento, alguna forma de trabajo remoto llegó para quedarse. Después de lo que fue esencialmente el experimento global de trabajo remoto más grande de la historia, se ha demostrado sin lugar a dudas que muchos trabajos se pueden realizar con éxito de forma remota .

Sin embargo, el trabajo a distancia dista mucho de ser perfecto y muchas de las técnicas y formas de trabajo aún se están definiendo y adaptando. Por ejemplo, muchos trabajadores remotos se encuentran en el “infierno de las videoconferencias”, pasando el día cambiando de una videollamada a otra, sin tiempo para pensar, comer o incluso atender las necesidades humanas básicas.

Este problema puede agravarse cuando se trabaja en varias zonas horarias. Esas raras horas al principio o al final de la jornada laboral en las que se piensa y se crea pueden superponerse con las de compañeros de trabajo o clientes en otras zonas horarias y acabar siendo absorbidas por las llamadas.

No es de extrañar que el “agotamiento” se esté convirtiendo en una razón frecuentemente citada para despidos y cambios de trabajo . Incluso puede experimentar resistencia a las tareas administrativas rutinarias, ya que los trabajadores consideran que el “tiempo a solas” es un bien cada vez más escaso.

Trabajar “fuera del horario laboral”

Una de las soluciones emergentes a este desafío es el trabajo asincrónico. En pocas palabras, el trabajo asincrónico consiste en realizar tareas de forma independiente de los demás y sin las limitaciones de necesitar que varias personas se conecten regularmente para completar una tarea.

Si bien puede parecer que el trabajo remoto ya cumple con esa definición, la paradoja de trabajar de forma remota es que ha hecho que sea mucho más fácil para las personas conectarse sincrónicamente a través de la omnipresente videoconferencia. En un entorno de trabajo tradicional, puede requerir una cita previa o incluso un vuelo en avión para encontrarse con alguien, pero el trabajo remoto le permite incluir una videoconferencia en la agenda de cualquier persona con un cierto grado de certeza de que estará disponible.

Por ejemplo, si usted y yo estuviéramos produciendo una presentación, podríamos programar una llamada de 30 minutos para discutir el contenido y acordar que crearé un guión gráfico mientras usted obtiene contenido técnico. Luego podríamos programar otra conferencia telefónica para revisar y consolidar nuestro trabajo, seguida de una serie de 2 a 6 conferencias telefónicas adicionales para completar la presentación.

No hay nada fundamentalmente malo en este enfoque, excepto por el hecho de que esta presentación es probablemente una de una docena de tareas en las que ambos estamos trabajando. Entonces, trabajar de esta manera nos encadena a nuestros calendarios y horarios ocupados. Supongamos que estamos en lados opuestos del mundo. En este caso, probablemente uno de nosotros esté trabajando en horas extrañas en cada llamada, eludiendo responsabilidades familiares o sociales y sembrando insatisfacción.

Si estuviéramos trabajando de forma asincrónica, podría redactar un correo electrónico bien pensado o un mensaje de Teams sobre el guión gráfico que estoy planeando, tal vez incluyendo un esquema o un borrador. Mientras duermo, puedes hacer algunos comentarios, agregar contenido técnico y hacer una o dos preguntas específicas. Este ciclo podrá repetirse varias veces a lo largo de los próximos días, culminando quizás con una única videoconferencia para el pulido y revisión final.

El desafío: redacción y organización

Quizás se burle de la simplicidad detrás de un término elevado como "trabajo asincrónico". Incluso podría sugerir que, según el volumen de chats y correos electrónicos que circulan por su organización, ya está trabajando de forma asincrónica.

Sin embargo, sólo porque el concepto sea fácil de entender no significa que sea sencillo de implementar . El volumen de comunicaciones electrónicas no es un gran indicador de que las herramientas se estén utilizando de manera efectiva o que estén ayudando a brindar “tiempo para pensar” en lugar de brindar otra forma de distracción.

El objetivo del trabajo asincrónico es reducir la necesidad de que las personas colaboren en tiempo real. Para hacer esto de manera efectiva, sus equipos deben comunicar de manera efectiva el trabajo que se ha realizado y proporcionar paquetes organizados de resultados, resúmenes y preguntas que sus empleados puedan digerir y actuar rápidamente.

Inicialmente, esto puede parecer una “administración” adicional. Sin embargo, con algo de práctica, 15 minutos de “preparación para la transferencia” pueden eliminar una hora de reunión . Combine esto en el transcurso de uno o dos proyectos y recuperará partes de su día y reducirá la cultura de "siempre conectado" que a menudo resulta de la disponibilidad ilimitada para videollamadas.

Experimentando con el trabajo asincrónico

Una de las mejores partes del trabajo asincrónico es que puede probarlo a bajo costo, además de probar conscientemente la técnica y superar los "dolores de crecimiento" típicamente asociados con probar cualquier proceso nuevo.

Elija un proyecto que normalmente requeriría varias llamadas y reuniones durante una o dos semanas para completarse. Proporcione un inicio por correo electrónico o chat explicando que la única conferencia telefónica relacionada con el proyecto que requiere que todos los participantes se llevará a cabo al final para una revisión final, y que todas las sesiones de trabajo se llevarán a cabo de forma asincrónica. Establezca el tono para su equipo proporcionando "traspasos" claros cuando necesite que alguien más contribuya al proyecto y utilice sus herramientas de colaboración para que todo siga avanzando.

Si su incursión inicial en el trabajo asincrónico tiene éxito, considere ampliar las pruebas informales a otros proyectos y equipos e incorpore gradualmente la práctica a su cultura. Como ocurre con muchas actividades, las métricas e incentivos formales pueden acelerar una transición. Puede que valga la pena crear un objetivo para que los jefes de equipo reduzcan la cantidad de tiempo que pasan en reuniones con más de 2 personas.

Liderar la transición evitando trabajar fuera del horario comercial estándar y sugiriendo "trabajemos de forma asincrónica" en lugar del típico "programemos un seguimiento". Incluso puede descubrir que la idea necesaria para producir un traspaso eficaz le obliga a mejorar sus técnicas de mensajería y gestión, lo que da como resultado equipos más eficaces.

Alentar formalmente a los líderes a dedicar menos tiempo a las reuniones y, al mismo tiempo, brindarles ejemplos de cómo el uso del trabajo asincrónico mantendrá la productividad de su organización, brindará más tiempo de trabajo en comparación con días de videollamadas de un extremo a otro y aumentará la satisfacción laboral.