Qué buscar en el software de productividad

¿Cuál es la clave para un ambiente de trabajo exitoso? Productividad.

Si bien no es necesariamente la única cualidad que necesita en su equipo, ciertamente es una cualidad crítica. Sin él, los equipos no podrán revertir rápidamente los resultados positivos.

Por eso tantas empresas están invirtiendo en software de productividad. Hay muchas opciones de herramientas para mejorar la eficiencia. Incluyen software popular como:

• Adobe Creative Cloud
• Asana
• Evernote
• Rebaño
• Google Suite
• Gramaticalmente
• Oficina abierta
• Día libre
• Todoist
• Palanca
• Trelo
• Zapier

Con tantas opciones de software para adoptar en su organización, incluidas opciones personalizadas o modificadas, ¿cómo puede saber cuál es la adecuada para su equipo? Esto es lo que debe buscar.

¿Qué es el software de productividad?

El software de productividad es un término amplio que describe la tecnología que aumenta la productividad individual o en equipo. Hay muchas categorías diferentes, lo que le permite organizar mejor, realizar un seguimiento de los datos, programar tareas, colaborar, comunicarse y más.

Este software tiene aplicaciones personales y profesionales. Por ejemplo, las personas pueden utilizarlo para realizar un seguimiento y organizar sus citas, mientras que las empresas pueden optimizar los flujos de trabajo y asignar responsabilidades.

En última instancia, el software de productividad debería facilitarle la vida a usted y a los miembros de su equipo, permitiéndole hacer más, más rápido y alcanzar sus objetivos.

Tipos de software de productividad

Existe una amplia variedad de diferentes tipos de software de productividad. Las categorías incluyen:

• Inteligencia de negocios (BI)
• Calendarios
• Lista de verificación
• Comunicaciones
• Gestión de base de datos
• Presentación
• Gerencia de Proyectos
• Administracion de recursos
• Hojas de cálculo
• Administración de tareas
• Control del tiempo
• Procesamiento de texto

Qué buscar en el software de productividad

Reputación

No hace falta decir que el software en el que invierta debe ser de alta calidad. ¿Pero cómo puedes saberlo si aún no lo has probado?

Algunos proveedores pueden ofrecer una prueba gratuita antes de registrarse. Esto parece ideal, pero sigue siendo importante analizar también la reputación de la marca y del producto. Lea reseñas y pregunte a otros líderes y colegas de confianza.

Si está trabajando con un socio de subcontratación para aumentar el software de productividad existente o crear una nueva herramienta desde cero, estudie la cartera de su socio potencial, solicite referencias y revise los testimonios de los clientes. Debe buscar evidencia de que tengan experiencia en su campo, así como experiencia en la creación de software de productividad específicamente.

Capacidades multiplataforma y dispositivos

Los miembros de su equipo accederán a estas importantes herramientas en distintos momentos del día y en una variedad de dispositivos, incluidas computadoras de escritorio, teléfonos celulares y tabletas. La plataforma debe ser accesible desde estos dispositivos sin restricciones para que nadie tenga problemas para iniciar sesión, independientemente del contexto.

Esto se debe a que es posible que los empleados necesiten acceder a datos críticos desde casa a través de su teléfono, computadoras en el trabajo e incluso mientras viajan, como cuando esperan una cita o en el supermercado.

Compatibilidad

Ya tiene sistemas, software y programas instalados como parte de la infraestructura de su oficina. Necesita que su software de productividad encaje perfectamente en el panorama general. El propósito de la herramienta es hacerle la vida más fácil y no interrumpir su flujo de trabajo. Pero si su nueva herramienta no es compatible con su software existente, hará que su entorno de trabajo sea más caótico, no menos.

Haga un balance de sus plataformas actuales. Si está trabajando con un proveedor, puede pedirle que haga un inventario y se asegure de que sus sistemas sean compatibles entre sí.

También desea evitar obligar a los empleados a recurrir a varios sistemas para el mismo propósito. Esto perjudicará su productividad y causará confusión. El objetivo es almacenar sus herramientas críticas en un sistema accesible.

Funciones de colaboración

El software de productividad debería facilitar una colaboración y comunicación más sólidas entre los miembros de su equipo. Dependiendo del propósito de la herramienta (y de sus necesidades como empresa), esto podría incluir compartir archivos, capacidades de edición en tiempo real y más.

Antes de comprometerse con una plataforma de productividad específica, asegúrese de que la herramienta tenga las funciones de colaboración específicas que necesita para mantener a los miembros de su equipo interesados.

Fácil de usar

Quiere una herramienta de productividad que sea fácil de usar para usted y los miembros de su equipo. No debería haber una curva de aprendizaje pronunciada cuando se trata de software que se supone debe ayudarle y optimizar su flujo de trabajo. Si usted tiene problemas para usarlo, es probable que otros también los tengan.

Una interfaz sencilla es un buen punto de partida. Desea poder ver un diseño claro y organizado que le brinde una descripción general desde el principio sin tener que buscar. La plataforma también debe ser fácil de navegar y ofrecer información de manera que tenga sentido. Si la herramienta es demasiado difícil de seguir y manipular, ninguno de sus empleados querrá usarla, y el objetivo del software es que todos inviertan juntos en ella para lograr sus objetivos.

Almacenamiento en la nube

Hoy en día, los miembros del equipo pueden trabajar en varias ubicaciones. Las capacidades de la nube permiten a las personas acceder a herramientas de productividad y a la información que almacenan sin importar dónde se encuentren, siempre que tengan una conexión a Internet.

Ya sea que esté compartiendo archivos o realizando un seguimiento del progreso, el almacenamiento en la nube significa que podrá ver información importante desde prácticamente cualquier ubicación. Además, la nube significa una seguridad sólida, por lo que incluso cuando trabaja de forma remota, puede estar seguro de que sus datos están seguros y protegidos.

El software de productividad mejorará su organización, permitiéndole monitorear fechas y plazos, realizar un seguimiento del progreso y facilitar una sólida colaboración. Pero sin la aceptación de los empleados y las partes interesadas, no podrá maximizar el valor de su producto. Garantizar que su plataforma de productividad tenga estas características esenciales es un comienzo para involucrar a todos y hacer que su negocio sea más productivo y eficiente.