Qué incluir en una RFP para servicios de desarrollo de software

Cuando una empresa de desarrollo crea una oferta en respuesta a una RFP para servicios de desarrollo de software, lo hace en función de las especificaciones proporcionadas por el solicitante. Por lo tanto, omitir requisitos importantes puede llevar a recibir ofertas demasiado altas porque la empresa supone que se necesita más trabajo, o demasiado bajas porque supone menos.

Para obtener propuestas de la mejor calidad, que en última instancia conducirán a servicios de desarrollo de software de la mejor calidad, las empresas deben esforzarse por crear una RFP muy detallada. El siguiente vídeo describe los elementos que se pueden incluir en una RFP. Si bien este ejemplo no es una RFP para servicios de desarrollo de software, el punto es el mismo: proporcione tantos detalles como sea posible para obtener la mejor calidad de respuestas. A continuación, destacamos algunos de los componentes clave que es importante incluir en una RFP.

Descripción del proyecto

Esta sección debe aparecer primero en la RFP, pero debe escribirse al final. Proporciona un resumen de la RFP, que incluye una breve historia sobre la empresa, los desafíos que presentan una necesidad para el proyecto y los objetivos y requisitos del proyecto. Un proveedor de desarrollo de software que lea la descripción general debería tener una buena idea de si tiene la capacidad de proporcionar los servicios solicitados.

Historia de la Compañía

Esta sección debe proporcionar algún contexto para el proyecto. Incluya una breve historia de la empresa, los productos y servicios que ofrece, su visión y misión, y su posición en el mercado.

Parámetros del proyecto

Este es el lugar para explicar su visión de este proyecto: el problema que resolverá, quién utilizará el software, qué pueden hacer con él y cómo ayudará a la empresa a evolucionar. Si su proyecto es un sitio web, incluya una estructura de menú preliminar. Si se trata de una aplicación , incluya ideas de diseño preliminares.

Presupuesto

Incluya la cantidad de fondos disponibles para el proyecto. Este valor se puede expresar como un rango (de menor a mayor) que debe mantener.

Alcance del trabajo

Enumere los servicios específicos que desea que realice el desarrollador de software. Los servicios pueden incluir análisis, gestión de proyectos, desarrollo de software, pruebas , etc. Proporcione suficientes detalles para que los proveedores puedan comprender el problema y los servicios de alto nivel que le interesan. Pero deje lo suficiente para permitirles recomendar una solución.

Linea del tiempo

Un cronograma incluye la fecha en la que se debe completar el proyecto, así como los hitos importantes del proyecto. Considere indicar una fecha de finalización mucho antes de la fecha en la que realmente necesita que se complete el proyecto para permitir retrasos inesperados.

Especificaciones tecnicas

Aquí puede identificar los requisitos de tecnologías, metodologías y herramientas que se utilizarán para el proyecto. Por ejemplo, puede enumerar los sistemas operativos en los que debe funcionar el software. También puede revelar cualquier problema u obstáculo técnico conocido que pueda interferir con la finalización del proyecto. Sea sincero acerca de los obstáculos y proporcione tantos detalles como sea posible para brindarles a los proveedores una idea clara de lo que pueden esperar.

Recursos

Incluya una lista de los recursos que proporcionará su empresa y los que proporcionará el proveedor. Por ejemplo, puede proporcionar aplicaciones de software de terceros que requieran integración, mientras espera que el proveedor proporcione entornos de capacitación y pruebas, manuales de software y otra documentación.

Requerimientos de la sumisión

Tener un formato coherente en todas las respuestas a la RFP hará que revisarlas sea mucho más fácil. Para garantizar que el formato sea el mismo en todos los envíos, cree instrucciones sobre cómo le gustaría que aparecieran las propuestas. Esta sección puede incluir el número de páginas, el número de muestras o referencias permitidas y, por supuesto, una fecha límite estricta. Para acelerar el proceso, puede proporcionar un formulario para que lo complete cada proveedor.

Información del vendedor

Querrá solicitar información sobre cada proveedor, como cuánto tiempo llevan en el negocio, cuántos clientes similares a su negocio han atendido, cuántas personas tienen disponibles para trabajar en sus proyectos, etc. acerca de.

Criteria de selección

En esta sección, informe a los postores cómo se analizarán sus propuestas. Por ejemplo, es posible que tenga un sistema que incluya puntos por aspectos como experiencia previa, proyectos anteriores o estudios de casos, conocimiento técnico, conocimiento del dominio, velocidad, costo y minuciosidad al responder a las preguntas de la RFP. Explique cuánto peso tiene cada criterio. Por ejemplo, dependiendo de las necesidades de su empresa, el conocimiento técnico puede ser más importante que el costo.

Términos y Condiciones

Aquí especificará los requisitos formales necesarios para hacer negocios con usted, como que el proveedor sea un tipo específico de entidad legal, tenga una cobertura de seguro específica o pueda presentar ciertos informes fiscales. También puede exigir que el proveedor tenga ciertas certificaciones, esté dispuesto a firmar un acuerdo de confidencialidad, hable idiomas específicos o esté ubicado en una región geográfica específica.

Algunos consejos finales

Para obtener mejores resultados, restrinja la cantidad de proveedores a los que envía su RFP para servicios de desarrollo de software. Normalmente, entre tres y cinco es un buen número al que aspirar. Si no está seguro acerca de un proveedor específico, considere utilizar una solicitud de información (RFI) para obtener los detalles que necesita para tomar una decisión.

Los postores pueden tener preguntas mientras preparan sus propuestas. Designe a una persona como punto de contacto y proporcione la información de contacto de esa persona en la RFP.

Crear una RFP es un proyecto en sí mismo. Para obtener las mejores propuestas y, en última instancia, el mejor trabajo en tu proyecto, tómate el tiempo para pensar detenidamente en cada sección. Así como desea propuestas con buen formato, asegúrese de que la RFP esté bien organizada y sea fácil de leer. Si es necesario, contrate una agencia de desarrollo de contenidos para que le ayude a redactar este documento.

Finalmente, tómate el tiempo para revisar las propuestas, teniendo en cuenta que trabajarás con las personas seleccionadas durante todo el proyecto. Asegúrese de que el proveedor que elija no solo sea adecuado para completar el trabajo que necesita, sino que también se adapte a la cultura de su empresa.