Mejores prácticas para la captura de documentos

En el entorno empresarial actual, las empresas que todavía utilizan procesos basados ​​en papel corren el riesgo de quedarse atrás de la competencia. Para lograr el mayor nivel de eficiencia, los costos más bajos y las mejores posibilidades de cumplir con diversas regulaciones, los documentos y la información contenida en ellos deben ser accesibles a través de métodos digitales. Las empresas inteligentes están utilizando la gestión de documentos para importar, procesar, almacenar y acceder a información.

El primer paso en el proceso de gestión documental es la captura de documentos , que consiste en escanear y cargar documentos en papel en un repositorio digital. Esta práctica también incluye la carga de documentos que ya se encuentran en formato digital. La captura básica de documentos implica simplemente guardar el documento, mientras que la captura avanzada de documentos implica extraer los datos que contiene para agregarlos al análisis de datos o investigaciones futuras.

En las secciones siguientes, exploramos qué es la captura de documentos, cómo funciona y las diversas soluciones de captura de documentos y automatización de captura de documentos que las empresas pueden explorar.

¿Qué es la captura de documentos?

Como se mencionó anteriormente, la captura de documentos es el primer paso en la gestión documental y simplemente consiste en convertir un documento al formato de destino, como por ejemplo un documento en papel a un formato electrónico. El proceso de gestión documental continúa de la siguiente manera.

• Conversión: procesamiento para hacer que el documento sea más legible, como mejorar la calidad del texto y la imagen.
• Verificación: validación por parte de la solución de gestión de documentos para garantizar que el documento cumpla con un estándar de calidad específico.
• Clasificación: clasifique documentos según su tipo, como factura, recibo u orden de compra.
• Extracción: extracción de datos y metadatos relevantes del documento.
• Indexación: el documento está etiquetado con identificadores relevantes, lo que lo hace disponible para ser encontrado en las búsquedas.
• Ubicación: el documento se coloca en su ubicación final dentro de un repositorio y flujos de trabajo automatizados.

Una vez que se completen estos pasos, los miembros del equipo podrán encontrar y trabajar en los documentos más fácilmente según sea necesario. La conversión de documentos en papel a digitales permite a las empresas ahorrar espacio y dinero, ya que ya no es necesario almacenar los documentos en una ubicación física. Los miembros del equipo pueden recuperar, compartir y colaborar fácilmente en documentos. Además, la información se encuentra en el estado adecuado para ayudar a las empresas a cumplir con los estándares regulatorios que requieren seguimiento de documentos y ciertos niveles de seguridad.

¿Quién necesita capturar documentos?

Hay muchos tipos de empresas que pueden beneficiarse de las soluciones de captura de documentos.

• Empresas que quieran agilizar procesos y actualizar la atención al cliente. Simplemente consultar un pedido, factura u orden de compra se vuelve mucho más fácil en un sistema de gestión documental automatizado.
• Empresas que quieran automatizar el procesamiento de formularios. Algunos documentos deben ser revisados ​​o aprobados por varias personas. Estos procedimientos se vuelven mucho más fáciles cuando los documentos están en formato electrónico y pueden compartirse con varias partes al mismo tiempo.
• Empresas que necesitan proteger documentos para garantizar el cumplimiento de diversas normativas. Para garantizar la privacidad de clientes y pacientes, el gobierno y otras organizaciones exigen que las empresas garanticen un alto nivel de seguridad que no se puede lograr con un sistema basado en papel.
• Empresas que ya operan digitalmente pero quieren categorizar e indexar documentos de manera más efectiva. Los documentos se pueden encontrar más fácilmente dentro de un sistema electrónico organizado que utiliza agrupaciones lógicas y etiquetas precisas.
• Empresas que quieran utilizar eficazmente sus datos para tomar decisiones comerciales más informadas. Los datos que se pueden extraer del escaneo de documentos en papel son esenciales para obtener información crítica que ayude a impulsar el éxito empresarial.
• Empresas que emplean una fuerza laboral distribuida. Un sistema de gestión de documentos en papel o incluso digital mal implementado es muy poco práctico para empresas con empleados que trabajan en varias ubicaciones.
• Empresas que quieren ahorrar dinero. El espacio de oficina y almacenamiento es caro y cada vez más caro. Las empresas que ya no necesitan almacenar documentos físicos pueden gastar el dinero ahorrado en cosas más importantes, como beneficios para los empleados o mejorar la calidad de sus productos o servicios.
• Empresas que quieran dedicar más tiempo a tareas de mayor valor. Un sistema de gestión de documentos en papel requiere más tiempo para encontrar documentos y localizar la información necesaria sobre ellos. Las empresas que pueden reducir este tiempo permiten a los empleados centrar su atención en actividades que pueden impulsar el progreso y el éxito.

Cómo capturar documentos

Existen diversas tecnologías útiles para capturar documentos, incluidas las siguientes.

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): lee texto escrito y lo convierte en texto digital legible mediante aplicaciones informáticas.
• Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR): lee texto escrito a mano, como en el caso de formularios completados a mano por clientes o clientes.
• Reconocimiento óptico de marcas (OMR): lee marcas, como marcas de verificación u óvalos rellenos, que se utilizan comúnmente en documentos como exámenes y boletas.
• Reconocimiento óptico de códigos de barras (OBR): lee códigos de barras y extrae información para ayudar a indexar y organizar archivos
• Extracción de formato libre: convierte imágenes que contienen texto en archivos PDF que se pueden editar

Los métodos de captura de documentos varían mucho según el formato y el volumen de documentos que los usuarios necesitan recopilar. Las pequeñas empresas pueden escanear documentos uno por uno utilizando un escáner y el software que se encuentra en la mayoría de las computadoras. También se pueden usar otros dispositivos como tabletas y teléfonos para escanear, compatibles con aplicaciones comunes como Google Drive. Algunas empresas pueden incluso optar por capturar los datos de los documentos manualmente.

Las operaciones más grandes pueden requerir hardware de escaneo más sofisticado y software de captura avanzado como Adobe Acrobat DC o Abbyy FineReader. Estas operaciones pueden emplear escaneo por lotes, que escanea una gran cantidad de documentos a la vez. El siguiente vídeo muestra un proceso de escaneo por lotes.

Gestión de documentos para el éxito empresarial

Como hemos visto, la captura de documentos es sólo un paso en un esfuerzo mayor para digitalizar las operaciones, creando una gran cantidad de beneficios que incluyen ahorro de tiempo y dinero, mejor servicio al cliente, mayores niveles de eficiencia, mayor capacidad para cumplir con los estándares de seguridad, cumplimiento, mayor soporte para una fuerza laboral dispersa y la capacidad de tomar decisiones comerciales más informadas.

La gestión de documentos, que comienza con la captura de documentos, incluye funciones críticas como control de acceso, cifrado de datos y políticas de retención. Estos beneficios y funciones son esenciales para la salud y el éxito del negocio.