Mejores prácticas de gestión para empresas distribuidas

Este artículo es parte de nuestra serie Empresa distribuida

Si has seguido nuestra Serie Empresas Distribuidas, ya te habrás dado cuenta de que el modelo tiene desafíos específicos que debemos afrontar para aprovechar realmente sus múltiples ventajas.

Durante las últimas semanas, cubrimos diferentes modelos de negocios distribuidos y cómo adoptarlos, algunas de las preocupaciones de seguridad más urgentes, así como problemas y requisitos clave de infraestructura. Hoy, analizamos de manera práctica las operaciones diarias y cómo la implementación de mejores prácticas de gestión puede ayudar a que su estrategia sea un éxito.

Es importante recordar que no existe una solución única para todos . En última instancia, cada empresa debe hacer un balance de sus procesos y comprender qué tiene sentido en su propio contexto. Esto también es algo importante a tener en cuenta: los cambios de contexto y algo que funcionó para tu empresa hace unos años se pueden cambiar por otra estrategia más adecuada a la situación actual.

A continuación describimos algunas de las mejores prácticas de gestión adaptadas a las operaciones diarias de las empresas distribuidas, considerando algunas inquietudes específicas.

El proceso de integración

Todo comienza aquí. La integración siempre ha sido un proceso delicado. Cuando se hace correctamente, puede poner al día de manera eficiente a sus nuevos empleados sobre todo lo que se les requiere y todas las herramientas que tienen a su disposición.

Cuando se hace mal, puede convertirse en un proceso lento e ineficiente que requiere tiempo para que el nuevo equipo lo complete a tiempo (si es que lo hace). Cuando consideramos el proceso de integración en un entorno distribuido, hay un conjunto adicional de desafíos a los que debemos prestar atención.

El caso de la implementación sin contacto

Varias empresas que utilizan el trabajo remoto como estrategia optan por dotar a sus empleados de todo el equipamiento necesario para el desempeño de sus funciones. El auge del Device as a Service (DaaS) no sólo ha hecho esto posible, sino que también ha convertido esta estrategia en soluciones de negocio verdaderamente rentables para algunas empresas.

Por supuesto, hay quienes prefieren utilizar el modelo Bring Your Own Device (BYOD) . Sin embargo, a menudo las preocupaciones de ciberseguridad que las acompañan pueden hacer que la gerencia se sienta expuesta y lo que debería facilitar los procesos diarios se convierte en una preocupación innecesaria.

Proporcionar portátiles de la empresa a los empleados siempre ha sido una tarea sencilla. Los nuevos empleados llegarían y recibirían sus dispositivos recién configurados del departamento de TI, quienes también podrían demostrar cualquier funcionalidad complicada o específica que forme parte de sus tareas diarias, como el uso de una VPN o un ERP. Aunque es el proceso más común, muchas veces no es viable para una empresa distribuida. Ahí es donde entra en juego la implementación sin contacto.

Esta tecnología permite a los profesionales de TI preprogramar todas y cada una de las configuraciones por las que debe pasar un dispositivo después de sacarlo de la caja y conectarlo. Puede seleccionar de forma preventiva las aplicaciones que deben instalarse y los parches que deben descargarse y aplicarse. Una vez que el dispositivo esté activo y conectado a Internet, puede comenzar el proceso de configuración.

Sesiones de entrenamiento asincrónicas

Cada empresa tiene sus propias particularidades y procesos internos que los empleados deben conocer y familiarizarse para realizar bien su trabajo. La formación es una parte crucial del proceso de incorporación. Pero si en un entorno interno tradicional podíamos reservar una tarde para que todo el grupo de nuevos empleados se reuniera en una sala de conferencias con un formador, en el modelo distribuido esto simplemente no es una opción.

Por tanto, para no sobrecargar a los empleados recién llegados, una estrategia interesante a considerar es desarrollar una serie de sesiones de formación que puedan realizar por su cuenta y a su propio ritmo. Con la ayuda de un diseñador instruccional, es posible desarrollar intervenciones de capacitación prácticas y eficientes alojadas en un Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS) que estará disponible para los estudiantes, junto con evaluaciones para evaluar el desempeño.

Aumento de actividades

Otro peligro es el riesgo de abrumar a los nuevos empleados desde el principio. Entiendo la importancia de ponerse a trabajar de inmediato, pero existe la posibilidad de sobrecargar a su equipo antes de que tengan el tiempo suficiente para familiarizarse con su nuevo puesto.

Desarrollar una estrategia de aceleración que aumente gradualmente la carga de trabajo de los nuevos empleados , así como las responsabilidades y urgencia de estas tareas, es una forma de satisfacer las exigencias del rol y, al mismo tiempo, ayudarlos a sentirse seguros de que realmente pueden desempeñarse. sus funciones.

Esto es similar a una estrategia utilizada en el mundo del aprendizaje de adultos conocida como andamiaje. A medida que los empleados avanzan, se eliminan las ruedas de entrenamiento metafóricas y se les deja valerse por sí mismos con tareas cada vez más complejas, en lugar de arrojarles todo desde el principio.

Operaciones diarias

No tiene sentido poner a sus nuevos empleados al día y preparados para enfrentar cualquier escenario posible si sus actividades diarias no cumplen con sus expectativas y los dejan sintiéndose perdidos y desconectados. Para que la rutina de una empresa distribuida se desarrolle sin problemas, es importante prestar atención a algunos puntos.

Estructura bien definida

Trabajar en un entorno de oficina te hace sentir parte. Todos los que te rodean trabajan con el mismo propósito y eres parte de un equipo con objetivos comunes. Cuando estás en una ubicación remota, esto a veces se pierde y se vuelve especialmente difícil si necesitas algo y no sabes a quién pedir ayuda.

Los empleados desorientados no sólo se sentirán frustrados y desmotivados, sino que también perderán productividad y perderán un tiempo precioso buscando respuestas que podrían obtener fácilmente si supieran con quién deberían hablar.

Resolver esto es fácil y complicado. Dejame explicar. La solución pasa por tener una estructura interna bien definida y claramente comunicada . Sin embargo, esto no es tan sencillo de diseñar y mantener.

Empiece por delinear los conceptos básicos y definir claramente las responsabilidades de cada departamento para que no haya tareas de las que nadie parezca estar seguro de quién es el responsable. A medida que empiezan a surgir cosas nuevas, los jefes de departamento deben definir inmediatamente procesos detallados y asignarlos a empleados específicos.

Una vez que tengas el esquema de tu estructura, es hora de comunicarlo. Puedes hacerlo poniéndolo a disposición de tu empleado o definiendo un departamento específico como punto focal para este tipo de información. Quizás te resulte más interesante centralizar las demandas en tu departamento de RRHH. Lo importante aquí es asegurarse de que cada miembro del equipo sepa adónde debe acudir si necesita aclarar algo que no está dentro del alcance de trabajo de su gerente.

Comunicación constante

Una de las claves para que una empresa distribuida funcione es estar constantemente en contacto con tu equipo. Quizás deberíamos tomar prestado del famoso dramaturgo estadounidense David Mamet y decir que el secreto del éxito en un modelo distribuido es el ABC: “esté siempre comunicando”.

Además de las tradicionales reuniones semanales de estado de todo el equipo, los gerentes deben programar llamadas individuales frecuentes con los miembros del equipo. De esta manera, todos sienten que tienen un espacio para discutir detalles, expresar inquietudes y sentir que lo que están haciendo está siendo visto. No tienen por qué ser reuniones largas que consuman gran parte del precioso tiempo del equipo. Es más beneficioso reunirse constantemente durante un período de tiempo más corto que pasar horas en una conferencia telefónica.

Otra forma de ayudar a mantener abiertas las líneas de comunicación es utilizar herramientas de comunicación para toda la empresa . Existen varias aplicaciones que permiten a los empleados comunicarse en tiempo real, crear grupos dedicados y privados y mantener conversaciones exclusivamente durante el horario laboral.

Este es un paso importante para evitar que los empleados trabajen 24 horas al día, 7 días a la semana y prevenir el temido agotamiento. Así que manténgase alejado de las aplicaciones que más utilizamos en nuestra vida personal, por muy práctico que pueda resultar adoptar algo que la mayoría de la gente ya utiliza.

Proporcionando ayuda

Ahora que tiene operaciones bien planificadas y organizadas, puede estar seguro de que sus procedimientos diarios se desarrollarán sin problemas. ¿Pero qué pasa cuando no lo hacen? Ser capaz de brindar soporte rápido y eficiente cuando algo no funciona como debería es fundamental para que todo siga funcionando.

La mayoría de las veces, un departamento de TI bien equipado podrá resolver cualquier problema diario que surja. Algunos detalles marcarán una gran diferencia en la forma en que operan y también los harán sentir capacitados para hacer lo mejor que puedan en su trabajo.

Acceso remoto

Atrás quedaron los días en los que necesitábamos entrar al departamento de TI con nuestras computadoras portátiles o pedirle a un miembro del equipo que pasara por nuestra estación y viera por qué algo no funcionaba como debería. Gracias al acceso remoto, cualquiera puede brindar el soporte necesario obteniendo el control de su dispositivo, ejecutando los diagnósticos necesarios y realizando los cambios necesarios.

Existen varias herramientas que pueden proporcionar dicha funcionalidad, que va más allá de compartir pantalla para simplemente demostrar lo que está sucediendo. En un escenario distribuido, esto es esencial ya que ningún empleado, excepto su departamento de TI, debe tener la experiencia para mantener todo en funcionamiento y resolver cualquier contratiempo que inevitablemente surja en el camino.

Equipo robusto y plataforma unificada

Dependiendo del tamaño de su organización, es posible que se encuentre con una cantidad sorprendentemente alta de dispositivos y dispositivos que mantener, y no es fácil manejar cada demanda que puede requerir que su departamento de TI dé un paso al frente. Garantizar que satisfagan la demanda empresarial evitará que todo se desmorone debido a una larga cola de tickets sin resolver. Hay dos cosas a considerar aquí.

En primer lugar, necesita un departamento considerable . No tiene sentido creer que un pequeño grupo de personas podrá con todo lo que se les presente, especialmente cuando hablamos de soporte informático. Las cosas a menudo no salen según lo planeado, algunos problemas tardan mucho más en resolverse que otros y el resto de la empresa no puede dejar de esperar a que se cumplan las demandas antes de descubrir que se ha producido el caos.

Además, el equipo necesita aprovechar una plataforma centralizada que unifique las demandas y permita a todos monitorear el progreso de sus tareas. Hay varias opciones disponibles en el mercado y siempre puedes desarrollar la tuya propia para satisfacer necesidades específicas.

Lo importante es que cualquier solución que elija permita a sus profesionales de TI estar al tanto de todo lo que sucede y también mantener al resto del equipo actualizado con sus demandas.

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