Desde el principio, es fundamental establecer sus expectativas en cuanto a cómo desea formular y mantener su relación con su proveedor de outsourcing.
Los servicios de subcontratación ofrecen muchos beneficios, desde mayor eficiencia y productividad hasta ahorro de costos. Y hoy en día existen muchas empresas de subcontratación de alta calidad en industrias como el desarrollo de software y la tecnología de la información (TI).
Pero para algunos, ceder el control puede ser un desafío, especialmente cuando se trabaja con un nuevo proveedor. ¿Cómo se mantiene la supervisión cuando se subcontrata sin microgestión?
Tener una conversación franca con el proveedor desde el principio.
Desde el principio, es fundamental establecer sus expectativas en cuanto a cómo desea formular y mantener su relación con su proveedor de outsourcing. Discuta no sólo lo que quiere que haga su socio, sino también cómo espera mantenerse al día con los puntos de referencia, superar obstáculos y, por supuesto, mantener la supervisión durante todo el proyecto.
Brinde al proveedor la oportunidad de expresar sus propias ideas, incluidas cualquier inquietud o pregunta que tenga. Esto ayudará a garantizar que todas las cartas estén sobre la mesa.
Articular objetivos
¿Qué quieres obtener de esta asociación? ¿Cuáles son sus objetivos para el proyecto? Deje claros sus objetivos al proveedor; de lo contrario, ¿cómo puede esperar que los cumpla? Su trabajo es formular sus requisitos y resultados, mientras que el trabajo del proveedor es determinar el mejor camino para lograrlos y ejecutar ese plan.
Hay muchos modelos diferentes que su socio puede emplear cuando trabaja para lograr estos objetivos, y parte de mantener su papel en el proceso es discutir el modelo que será mejor para su proyecto. Su proveedor le asesorará basándose en sus conocimientos y experiencia, pero en última instancia la decisión será suya.
Elija el proveedor adecuado
Una razón por la que puede tener dificultades para ceder el control es que no se siente completamente cómodo con sus prácticas y metodología. La confianza es un aspecto importante de su relación laboral y, sin ella, es probable que encuentre problemas. Por eso es fundamental elegir una empresa que sea adecuada para usted y su negocio.
Para elegir un socio que te complemente, considera factores como:
- Dónde radica la experiencia del proveedor, en términos de las industrias en las que ha completado proyectos y los recursos que ha ofrecido.
- La ubicación de la empresa subcontratada.
- El idioma y la cultura del proveedor.
- Su experiencia con sus necesidades específicas.
Identificar estrategias de comunicación.
Tener un sistema sólido para comunicarse y mantenerse actualizado sobre los esfuerzos de su proveedor le brindará tranquilidad y le permitirá observar sus esfuerzos sin ser autoritario.
Los controles periódicos a través de una plataforma de videoconferencia como Zoom o Skype pueden ser muy útiles: puede recibir actualizaciones semanales o quincenales sobre el progreso y cualquier información que necesite saber. La comunicación informal a través de una plataforma como Slack también puede ayudar. Considere también utilizar una herramienta de gestión de proyectos que le ayude a supervisar todo el proceso de forma remota.
tener una persona responsable
Parte de la razón por la que probablemente contrató una empresa de subcontratación es para quitarle tareas de encima y liberar tiempo. Esto significa que no querrás ocuparte de los detalles esenciales de un proyecto que están en manos de otra persona. Pero para mantener el control, deberás estar al tanto de tus esfuerzos.
Una forma de mantener esta supervisión y al mismo tiempo recuperar tiempo es designar a una persona responsable del proyecto, como un director de proyecto . El socio subcontratado se pondrá en contacto con esta persona para todos los asuntos relacionados con el proyecto. Esto también reducirá la confusión y evitará el caos de tener demasiadas personas involucradas y dando instrucciones.
Definir claramente los roles
Cuando subcontratas tu proyecto, es probable que la empresa cuente con una infraestructura con funciones esenciales para completar el producto. Pero sus empleados también participarán en el proceso; después de todo, esto no sucede en el vacío. Es importante que todos comprendan su papel en relación con el proyecto.
Por ejemplo, en el caso del desarrollo de software, su equipo de tecnología interno puede estar trabajando estrechamente con desarrolladores externos en diferentes aspectos del proyecto, por lo que deberá tener claro quién debe hacer qué para que nadie se exceda. .
Pon tus recursos en orden
Si bien su equipo de socios tendrá el equipo y los empleados necesarios para completar su proyecto , existen algunas herramientas que pueden ser exclusivas de su organización y forma de hacer las cosas que requerirán alguna explicación. Por ejemplo, quizás utilice herramientas de gestión de proyectos específicas a las que su proveedor necesitará acceder.
Es importante averiguar qué recursos necesitará su proveedor antes de comenzar el proyecto para poder dar un paso atrás y dejarlos trabajar. Quieres que tengan todas las herramientas necesarias a su disposición para que puedas centrarte en otras prioridades.
Tenga en cuenta el riesgo compartido
En muchos casos, trabajar con un socio subcontratado significa compartir riesgos . Esto significa que ambos tienen interés en el éxito del proyecto, ya que ambos han invertido tiempo, dinero y recursos.
Debido a que es una sociedad, deben actuar como iguales. Este es tu proyecto, pero tu pareja también tiene algo en juego. Tengan discusiones en lugar de dar órdenes. Asegúrese de escuchar lo que su pareja tiene que decir: tiene la experiencia para respaldar sus consejos.
Reconocer que habrá obstáculos
Por supuesto, encontrará dificultades a la hora de subcontratar cualquier proyecto. Como probablemente ya sepas, nada sale perfectamente bien todo el tiempo en el mundo de los negocios. Considere un período de transición en el que ambos tendrán que adaptarse a las normas y estilos de trabajo de cada uno y tratar de ser pacientes. También sea abierto acerca de cualquier inquietud que tenga en el camino; esto permitirá que su pareja las resuelva.
Puede resultar difícil ceder el control cuando se es líder, pero es necesario cuando se subcontrata el trabajo. Estás tomando esta decisión para aprovechar la experiencia y ganar eficiencia y productividad. El primer paso para que esto suceda es saber cuándo dar un paso atrás y dejar que otros hagan lo que deben hacer.
