Identificación y mitigación de riesgos en proyectos de outsourcing de software.

La subcontratación de proyectos de software aporta muchos beneficios a empresas de todos los tamaños. Pero también conlleva varios riesgos potenciales, como problemas de calidad, preocupaciones de seguridad, interrupciones del servicio e infracciones de cumplimiento.

Identificar y mitigar los riesgos en proyectos de subcontratación de software requiere una preparación y planificación sólidas, pero el mejor curso de acción es comenzar por comprender los errores más comunes cuando se trata de riesgos de subcontratación de software .

Subcontratación de software: riesgos

Comprender los riesgos asociados con la subcontratación de software es la mejor manera de evitarlos. Los más comunes incluyen la falta de una comunicación clara, las barreras culturales y lingüísticas, el alcance excesivo, los problemas de calidad y las preocupaciones sobre la propiedad intelectual.

No ser consciente de los riesgos de la subcontratación de software puede resultar en una mala comunicación entre el proveedor y el cliente, productos de baja calidad, fugas de datos y muchas otras consecuencias que consumen tiempo y dinero.

Hay muchas formas de garantizar que las empresas eviten estos riesgos. Los líderes empresariales deben tener claros los objetivos y expectativas de sus proyectos, buscar una comunicación abierta y exigir control de calidad.

Fallos de comunicación

La falta de una comunicación clara puede provocar malas interpretaciones, retrasos en los proyectos y, en última instancia, mayores costes. Por ejemplo, debido a una mala comunicación, el socio subcontratado puede no cumplir con el plazo de entrega. Esto terminará costándole tiempo y dinero al cliente.

Para evitar errores de comunicación al subcontratar el desarrollo de software, las empresas deben preguntar a la empresa de desarrollo de software sobre sus políticas de comunicación establecidas. Es importante comprender si llevan a cabo reuniones durante todo el proceso de desarrollo, informan sobre los hitos clave y el progreso del proyecto, y si tienen herramientas para ayudar con la colaboración.

Gran parte de la comunicación es no verbal, por lo que puede resultar útil realizar reuniones cara a cara o videollamadas con la empresa de subcontratación cuando sea posible.

Los socios de subcontratación sólidos tienen excelentes habilidades para facilitar reuniones. No tendrán problemas para comunicarse abiertamente con sus clientes, actualizarlos sobre el progreso del proyecto subcontratado e informar cualquier contratiempo.

Barreras lingüísticas y culturales

Las empresas pueden encontrar barreras lingüísticas y culturales, especialmente cuando trabajan con empresas subcontratadas ubicadas en diferentes zonas horarias. En estas situaciones, la comunicación se vuelve más difícil, ya que o el cliente se adapta al horario laboral del proveedor, o el equipo técnico trabaja en mitad de la noche, durante el horario laboral del cliente.

Esto es particularmente estresante cuando surgen errores de software. Dado que la comunicación entre ambas partes no es inmediata, lleva mucho más tiempo detectar y corregir cualquier error de software.

Para gestionar este riesgo de subcontratación de software, tanto el cliente como el proveedor de subcontratación deben llegar a un acuerdo y establecer horarios de funcionamiento, utilizar herramientas eficaces de gestión de proyectos, establecer canales de comunicación adecuados y utilizar mecanismos de escalamiento.

Las barreras del idioma también son un gran problema cuando se trata de trabajar con proveedores externos porque las instrucciones pueden perderse en la traducción. La mejor manera de evitar esto es asegurarse de que todos los miembros del equipo subcontratado tengan un buen dominio del inglés. Los líderes empresariales pueden utilizar estándares establecidos como el Marco Común Europeo de Referencia (MCER) o el Sistema Internacional de Evaluación del Idioma Inglés (IELTS) para mantener la coherencia.

Oportunista

La variación del alcance ocurre cuando un cliente agrega nuevas tareas o entregables a un proyecto que usted no aceptó originalmente después de que comenzó el proyecto. Esto es común en situaciones con especificaciones de proyecto indefinidas, sin documentación adecuada y sin seguimiento regular.

Los cambios imprevistos pueden provocar el incumplimiento de plazos, aumentos de presupuestos, pérdidas financieras y la insatisfacción general del cliente.

Para evitar este riesgo, las empresas necesitan encontrar un equipo de subcontratación confiable que les proporcione estimaciones detalladas y les haga preguntas relevantes para evitar sorpresas no deseadas e inesperadas. Ambas partes deben tener claros los objetivos y expectativas del proyecto para garantizar resultados precisos.

Al discutir un proyecto con un proveedor potencial por primera vez, los líderes empresariales deben hacer varias preguntas. Deberían preguntar qué sucede si el proyecto supera el presupuesto o requiere cambios futuros, por ejemplo.

Problemas de calidad

Cuando trabajan por primera vez con un proveedor de subcontratación, los clientes no saben exactamente qué recibirán en términos de calidad del producto. En ocasiones los productos finales no cumplen con las expectativas del cliente.

Para mitigar posibles problemas de calidad al trabajar con un proveedor de subcontratación, los clientes deben evaluar las capacidades técnicas del proveedor, así como las herramientas que utilizan para acelerar el desarrollo, aumentar la eficiencia del trabajo y mejorar la productividad. Los líderes empresariales necesitan saber qué procesos y metodologías de entrega, sistemas de seguimiento y métricas de calidad utiliza el proveedor de subcontratación para fabricar software.

Otra excelente manera de evaluar la calidad general de un socio potencial es hablar con clientes actuales o anteriores. De esta manera podrán saber directamente cómo es trabajar con el proveedor, qué dificultades pueden enfrentar y qué esperar al final.

Es importante que las empresas no caigan en los precios más bajos. Lograr un buen equilibrio entre coste y calidad y seleccionar adecuadamente una empresa con experiencia será mucho más útil a la hora de reducir costes a largo plazo.

El proveedor de subcontratación debe contar con estándares de desarrollo de alta calidad y estrategias de garantía de calidad. También deben utilizar prácticas de DevOps de última generación, como integración continua, sistemas de control de fuente y herramientas de automatización. Si aún quedan dudas, las empresas pueden contratar a un especialista con experiencia en tecnología para supervisar el trabajo del equipo subcontratado y garantizar la calidad del producto terminado, además de conocer el portafolio de la empresa.

Preocupaciones por la propiedad intelectual

Uno de los mayores riesgos de la subcontratación tiene que ver con cuestiones de propiedad intelectual. Cuando trabajan con un proveedor de subcontratación, las empresas tienen que exponer sus activos comerciales, ya que a menudo delegan parte de su infraestructura de TI al proveedor.

Cuando la empresa entrega información confidencial al subcontratista, es importante garantizar la privacidad, la protección de la propiedad intelectual y la protección de datos. La mejor manera de hacerlo es seleccionar una empresa de subcontratación de TI que cumpla con los estándares de seguridad internacionales.

Al entrevistar a posibles proveedores de subcontratación, los líderes empresariales deben preguntar si tienen experiencia previa trabajando con datos confidenciales y si firmarán un acuerdo de confidencialidad (NDA).

Las empresas necesitan crear contratos de subcontratación herméticos o acuerdos de nivel de servicio con la ayuda de un abogado internacional si es necesario. Debe haber un acuerdo escrito entre ambas partes antes de que la empresa proporcione cualquier información o comience el proyecto. Un buen contrato debe incluir una lista detallada de las responsabilidades de cada parte, límites de confidencialidad y sanciones por violar el contrato.

Estrategias de mitigación de riesgos

Existen varias formas proactivas en las que las empresas ayudan a protegerse de posibles problemas y mitigar los riesgos durante la subcontratación.

Seleccionar el proveedor adecuado

El primer paso para mitigar cualquier riesgo de subcontratación es seleccionar el proveedor adecuado. Además de tener las habilidades adecuadas, también es importante determinar si tienen acceso a las últimas tecnologías, si tienen experiencia en la resolución de problemas complejos, si son flexibles a la hora de abordar cuestiones urgentes y si les apasiona el proyecto.

Al elegir el proveedor de subcontratación adecuado, es posible que las empresas deban realizar verificaciones de antecedentes de los proveedores potenciales. Esto les ayudará a comprender factores como el tamaño promedio del proyecto gestionado por el proveedor y su reputación en el mercado.

Para reducir el grupo de posibles proveedores de subcontratación, los líderes empresariales deberían comparar modelos de servicios, enfoques de cooperación, carteras y comentarios de los clientes. Entrevistar a los representantes de la empresa también permitirá a los clientes comprender qué tan bien se comunican ambas partes. Evaluar la reputación, la experiencia, las capacidades, la estabilidad financiera, la seguridad y los estándares de cumplimiento de un proveedor es crucial para minimizar y mitigar cualquier riesgo de desarrollo de software.

Establecer canales de comunicación claros

A veces, la falta de comunicación puede provocar situaciones en las que el cliente sienta que está perdiendo el control sobre el proceso de desarrollo. Establecer canales de comunicación claros garantiza que ambas partes puedan trabajar eficazmente como una unidad.

Los proveedores de subcontratación de buena reputación siguen estándares de comunicación específicos, pero tampoco tienen problemas para adaptarse a lo que funciona mejor para el cliente. Las opciones de comunicación comunes incluyen herramientas de videoconferencia como Zoom, Skype y Google Meet; plataformas de chat como Slack y Microsoft Teams; y software de gestión de proyectos, incluidos Asana, Trello y Jira. El software de gestión de proyectos es importante para la transparencia porque permite a los equipos colaborar en tareas, realizar un seguimiento de su progreso y gestionar sus plazos en una ubicación central.

Implementación de procesos sólidos de garantía de calidad

Otra forma de mitigar los riesgos de la subcontratación es implementar procesos sólidos de garantía de calidad durante todo el desarrollo. Al implementar estos procesos, las empresas ayudan a organizar y optimizar la planificación, el diseño y el seguimiento del control de calidad.

Si bien existen muchas metodologías de desarrollo de software, Agile reina como la opción más popular. Agile es un enfoque de desarrollo que permanece lo más flexible posible durante todo el proceso, lo que permite al equipo volver a tareas anteriores en cualquier momento. También significa una mejor calidad del producto gracias a actualizaciones frecuentes y múltiples interacciones.

Con Agile, el control de calidad prioriza un enfoque impulsado por el usuario cuando se trata de establecer una buena calidad del código. Los equipos de control de calidad recopilan continuamente comentarios que utilizan para seguir mejorando el producto. Algunos aspectos clave del control de calidad ágil incluyen la automatización, las métricas y la mejora continua.

Si bien la automatización puede obstaculizar las primeras etapas del proyecto, permite a los equipos lograr una mejor calidad a largo plazo al priorizar la calidad y la innovación sobre los objetivos a corto plazo. Establecer métricas relevantes es importante para mantener a los desarrolladores encaminados.

La mejora continua es un método en el que los desarrolladores reciben comentarios de los usuarios finales en ciclos cortos que les permiten elegir la dirección correcta para el crecimiento del producto. Trabajan continuamente en el aseguramiento y la mejora de la calidad.

Protección de la propiedad intelectual y la seguridad de los datos

Siempre que una empresa comparte información confidencial con un proveedor externo, existe un riesgo inherente de que un proveedor pueda administrar mal sus datos o su propiedad intelectual (PI). Es por eso que las empresas deben pensar en las implicaciones de las prácticas de seguridad de los datos o las violaciones de propiedad intelectual antes de contratar a un proveedor.

Para mitigar los riesgos de la subcontratación de software relacionados con la protección de la propiedad intelectual y la seguridad de los datos, las empresas deben verificar minuciosamente la reputación del proveedor y buscar violaciones pasadas de los derechos de propiedad intelectual de clientes anteriores.

Los líderes empresariales deben investigar las prácticas de riesgo interno del proveedor de subcontratación, su capacidad paraproteger las IP y cómo manejan las violaciones de datos internas. Antes de compartir cualquier información confidencial, el cliente debe celebrar un acuerdo de confidencialidad con el proveedor.

Los NDA establecen los términos y condiciones bajo los cuales la información permanece confidencial. También cubren las consecuencias de revelar información confidencial específica a terceros.

Si al cliente le preocupa que el proveedor externo utilice su conocimiento de software para crear un producto competidor, puede solicitar una cláusula de no competencia. Esto prohíbe al proveedor externo desarrollar una solución tecnológica similar.

Seguimiento y control del progreso del proyecto.

Los riesgos y los planes para abordarlos requieren un seguimiento y presentación de informes constantes. El desarrollo de una estructura adecuada de seguimiento y presentación de informes garantiza la activación de respuestas adecuadas a los riesgos.

El uso de herramientas de seguimiento adecuadas, como el software de gestión de proyectos, permite a los líderes empresariales vigilar el proceso de desarrollo, controlar quién está trabajando en él y cuánto tiempo dedican a cada paso.

La comunicación clara también es importante cuando se trata de monitoreo y control continuo de amenazas potenciales. Los clientes deben comunicarse con los administradores de riesgos con frecuencia y enviar actualizaciones periódicas del proyecto al equipo subcontratado y a las partes interesadas.

Ambas partes deben mantener y consultar activamente un registro de riesgos. Este documento registra cualquier cambio o evolución del riesgo para que todos lo vean. Permite proactividad y respuestas más rápidas ante los riesgos.

Peligros de la subcontratación del desarrollo de software

Los peligros de subcontratar el desarrollo de software son muchos. Algunos de los riesgos más comunes de la subcontratación de software incluyen falta de comunicación, barreras culturales y lingüísticas, cambios de alcance, diferencias de zona horaria, problemas de calidad, problemas de propiedad intelectual y la posibilidad de subcontratación de proveedores.

Si no se abordan adecuadamente, estos problemas pueden provocar pérdida de tiempo y dinero, filtraciones de datos, productos de mala calidad y muchos otros problemas de los clientes.

Para evitar estos riesgos de subcontratación de software, las empresas simplemente necesitan implementar estrategias que incluyan seleccionar el proveedor adecuado, establecer canales de comunicación claros, implementar procesos sólidos de garantía de calidad, proteger la propiedad intelectual y asegurar los datos, y monitorear y controlar el progreso del proyecto.

Al implementar estas y otras estrategias, y con suficiente supervisión, las empresas pueden mitigar fácilmente la mayoría de los riesgos de la subcontratación de software y cosechar los beneficios de trabajar con un proveedor de subcontratación.

Conclusión

Las empresas se protegen mejor actuando de forma proactiva cuando buscan subcontratar proyectos, siendo el primer paso encontrar un equipo respetable, digno de confianza y ejemplar con quien trabajar. Al tomar las medidas de preparación necesarias y establecer requisitos contractuales, las empresas trabajan con sus proveedores de subcontratación para lograr el éxito y cumplir sus objetivos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuáles son algunos riesgos comunes asociados con los proyectos de subcontratación de software?

Los riesgos comunes asociados con los proyectos de subcontratación de software incluyen falta de comunicación, barreras culturales y lingüísticas, cambios en el alcance, problemas de calidad y preocupaciones sobre la propiedad intelectual.

No ser consciente de estos riesgos puede provocar pérdidas financieras, filtraciones de datos confidenciales, productos finales de mala calidad e insatisfacción general del cliente. Mitigar estos riesgos potenciales depende de establecer objetivos y expectativas claras, buscar canales de comunicación transparentes y eficientes e implementar procesos de aseguramiento de la calidad.

¿Cómo puedo garantizar una comunicación efectiva con mi equipo de desarrollo de software subcontratado?

Para garantizar una comunicación eficaz con un equipo de desarrollo de software subcontratado, los líderes empresariales deben establecer canales de comunicación que funcionen bien para ambas partes. Dependiendo de sus necesidades, los clientes pueden utilizar herramientas de videoconferencia (Zoom, Skype, Google Meet), plataformas de chat (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp) y software de gestión de proyectos (Asana, Trello, Jira).

El software de gestión de proyectos, en particular, permite a todos los miembros del equipo trabajar juntos en diferentes tareas, realizar un seguimiento de su progreso y gestionar los plazos, lo cual es una excelente manera de promover la colaboración. También es importante ser claro y razonable al establecer objetivos y expectativas con su equipo de desarrollo de software subcontratado.

¿Qué medidas puedo tomar para proteger mi propiedad intelectual y la seguridad de mis datos en proyectos de outsourcing de software?

Para proteger la propiedad intelectual y la seguridad de los datos en proyectos de subcontratación de software, los clientes pueden seguir algunos pasos diferentes.

El primer paso, antes de contratar a cualquier proveedor, es considerar detenidamente las implicaciones de la seguridad de los datos o las violaciones de propiedad intelectual. Al reducir la lista de posibles proveedores de subcontratación, las empresas deben verificar la reputación del proveedor, buscar violaciones de propiedad intelectual pasadas y evaluar las prácticas internas en busca de riesgos.

Los líderes empresariales deben saber si un posible proveedor de subcontratación sabe cómo manejar las filtraciones de datos internas y es capaz de proteger con éxito las IP. Otra medida necesaria para proteger mi propiedad intelectual y la seguridad de mis datos en proyectos de subcontratación de software implica firmar un acuerdo de confidencialidad.

Si es necesario, el cliente puede solicitar una cláusula de no competencia que prohíba al proveedor externo utilizar su conocimiento de software para crear una solución competitiva similar.