Herramientas, infraestructura y soluciones críticas para una empresa distribuida

Este artículo es parte de nuestra serie Empresa distribuida

Uno de los aspectos cruciales para el funcionamiento de una empresa distribuida es establecer una infraestructura robusta y sólida. Dado que los miembros del equipo en una empresa de este tipo realizarán su trabajo mayoritariamente de forma remota y separados entre sí, es fundamental brindarles las herramientas necesarias para tener éxito.

Afortunadamente, vivimos en una época en la que existen muchas plataformas y dispositivos que pueden ayudar a las personas a trabajar dondequiera que estén. De hecho, el aumento de la velocidad y la calidad de las conexiones a Internet, así como la aparición de numerosas plataformas basadas en la nube, han allanado el camino para el enfoque distribuido.

Por eso, como parte de nuestra serie sobre empresas distribuidas, cubriré las herramientas y soluciones críticas que necesitará en su camino para convertirse en una empresa distribuida.

Hardware, la parte a menudo olvidada de las empresas distribuidas

Estoy empezando con el hardware porque algunas personas parecen olvidar la importancia de proporcionar a los empleados los dispositivos físicos y las herramientas adecuadas para realizar su trabajo y se centran principalmente en ofrecerles soluciones de software. Si bien este es un enfoque posible, la realidad es que el hardware y el software deben ser de primera categoría para que una empresa distribuida funcione sin problemas.

Cuando se habla de hardware, esto significa garantizar que los miembros de su equipo tengan acceso a las últimas tecnologías y dispositivos . Podrían ser portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes, monitores, cámaras, bolígrafos digitales o cualquier otra cosa que sus empleados puedan necesitar. Esto también significa que su infraestructura de hardware interna (la que tiene en sus oficinas centrales y satélites, si las hay) también debe ser de primera línea.

Primero, centrémonos en el hardware de los miembros del equipo. Aquí tienes tres posibilidades con distintos pros y contras:

1. Deje que los miembros del equipo se encarguen del hardware. Básicamente, esto significa que pides a tus empleados que utilicen sus propios dispositivos para realizar su trabajo. Este es el método más económico, pero tiene varias desventajas, principalmente relacionadas con la seguridad real de estos dispositivos.
2. Proporcione el hardware usted mismo. En esta opción, equipa a los miembros de su equipo con cualquier hardware que puedan necesitar para realizar su trabajo. Puede resultar costoso dependiendo de la cantidad de empleados y sus necesidades, pero puede estar seguro de que obtendrán dispositivos seguros y actualizados.
3. Utilice DaaS. Ya hemos hablado de lo que significa Dispositivo como servicio, así que si quieres una visión más completa de esto, lee este artículo. Basta decir que puede pagarle a un proveedor de DaaS para que equipe a los miembros de su equipo con cualquier dispositivo que necesite, liberándolo así de todo lo relacionado con el mantenimiento, soporte y actualizaciones del hardware.

La parte hardware de la infraestructura no termina ahí. También debes considerar el hardware necesario para alimentar tus oficinas (si los tienes, por supuesto). Esto va más allá de proporcionar equipos para personas que puedan trabajar internamente.

También debes considerar si necesitas, por ejemplo, una nube privada para almacenar y procesar algunos o todos tus datos. Si este es el caso, necesitará conexiones y servidores dedicados. Naturalmente, esto no se aplica a todas las empresas, por lo que es necesario aclarar sus requisitos antes de planificar su infraestructura de hardware interna.

Las implicaciones de desarrollar una estructura de hardware en la oficina exceden lo que cubriré aquí. La sugerencia aquí es simple: considera los requerimientos del equipo que puede trabajar internamente y tus propias necesidades estratégicas para definir qué hardware tendrás que instalar en tus instalaciones. Es posible que solo necesite los dispositivos para sus empleados, o que haya más que eso.

Seis tipos de soluciones de software para empresas distribuidas

Además del hardware, el otro aspecto crucial de una empresa distribuida es el software. Actualmente, existen muchos tipos de soluciones digitales que pueden impulsar una empresa distribuida. Cuáles termine adoptando dependerán del tipo de trabajo que realice, el tamaño de su equipo y las necesidades específicas de sus procesos operativos.

Esto significa que tendrá que elegir las plataformas basadas en la nube que mejor cumplan con estos detalles. Sin embargo, existen ciertos tipos de soluciones que son prácticamente inevitables para las empresas distribuidas. Con esto quiero decir que resultaron necesarios para este tipo de empresas. Pero aunque a ti en particular no te parezcan necesarios, debes considerarlos de todos modos, ya que pueden mejorar tu día a día y potenciar tu equipo.

Así, existen 6 tipos de software que toda empresa distribuida debe adoptar:

1. Herramientas de colaboración. Una de las primeras cosas de las que tendrá que preocuparse es asegurarse de que los miembros de su equipo puedan trabajar entre sí de manera armoniosa y eficiente, incluso cuando estén separados. Las mejores herramientas de colaboración son aquellas que reúnen funciones que permiten a los usuarios chatear entre sí (ya sea por texto, llamadas o video), compartir archivos, crear grupos e incluso servir como una especie de registro. El mejor ejemplo de este tipo de herramienta es Slack.
2. Herramientas de gestión de proyectos. Mientras que las herramientas de colaboración se centran principalmente en establecer una comunicación fluida entre los miembros del equipo, las soluciones de gestión de proyectos tienen como objetivo brindar apoyo para cumplir los objetivos comerciales. Estas soluciones suelen incluir sistemas de emisión de tickets, funciones de generación de informes, opciones de seguimiento, configuraciones organizativas y funciones de seguimiento del tiempo. Dos de las herramientas de gestión de proyectos más populares son Jira y Basecamp.
3. Herramientas de almacenamiento de archivos. Es cierto que las herramientas de colaboración y gestión de proyectos ofrecen sus propias funciones de almacenamiento y uso compartido de archivos. Sin embargo, es posible que no sean lo suficientemente eficientes para almacenar ciertos tipos de datos. Es por eso que necesita proporcionarle a su equipo plataformas de almacenamiento de archivos distribuidas para que puedan organizar todos sus archivos en carpetas basadas en la nube para compartirlos y trabajar en ellos fácilmente. Hay muchas opciones aquí, pero Google Drive y Dropbox se encuentran entre las más populares.
4. Herramientas de productividad. La adopción de algunas de las herramientas mencionadas anteriormente sin duda tendrá un impacto positivo en su productividad (siempre que las utilice correctamente y en todo su potencial). Sin embargo, existen herramientas más específicas que pueden ayudarte con esto, mejorando tus procesos y haciendo más eficiente a toda tu empresa. Tomemos como ejemplo Pisca. Esta solución de productividad ofrece gestión de calendario, foros de discusión, directorio de empleados, servicio de noticias e incluso aplicaciones personalizables para adaptarse mejor a sus propios procesos.
5. Herramientas de facturación y facturación. Una parte esencial de realizar negocios de forma remota es poder crear facturas, administrar pagos e incluso automatizar su facturación. Afortunadamente, existen plataformas específicas que pueden ayudarle con todas sus necesidades contables y atender a varios miembros del equipo dondequiera que estén. Hay muchas buenas soluciones de facturación disponibles en línea, incluidas Square e Invoice2Go.
6. Gestión de zona horaria. Es posible que este no se aplique a usted, especialmente si trabaja con un equipo distribuido en la misma ciudad, estado o incluso en algunos países. Esto se debe a que todo tu equipo está en la misma zona horaria. Pero si tiene personas repartidas en diferentes zonas horarias, necesitará una de estas soluciones, que le ayudan a rastrear a los miembros del equipo en múltiples zonas horarias para organizar mejor las reuniones y llamadas. Hay muchas opciones aquí, incluidas Timezone.io y Every Time Zone.

Siguiendo estos puntos, es posible que se sienta tentado a pensar que necesitará 6 soluciones de software y estar listo para comenzar. La realidad es mucho más complicada que eso. Dependiendo de su empresa y su actividad, es posible que necesite menos o más que estas soluciones ; no hay forma de saberlo de antemano. Por lo tanto, es necesario sentarse y determinar sus necesidades, requisitos y posibilidades.

Además, siempre puede clasificar sus requisitos de software contratando una empresa de desarrollo de software para que trabaje en soluciones personalizadas para su empresa distribuida. Aunque es más costoso que adoptar software disponible en el mercado, es posible que descubra que una plataforma única y bien desarrollada cubre la mayoría de sus necesidades en una ubicación centralizada. Depende de usted decidir.

Rendimiento óptimo

Una empresa distribuida depende absolutamente de su infraestructura para funcionar correctamente. Es por eso que necesitas centrar tu atención en esto cuando estés en el camino hacia la distribución. Debe comprender completamente los requisitos de su equipo y sus oficinas (si corresponde). La idea es adoptar únicamente soluciones que satisfagan sus necesidades específicas.

Hacer esto puede ser complicado, especialmente si nunca lo has hecho antes. Las cosas se complican más si se considera que los requisitos cambian con el tiempo y es posible que deba cambiar su infraestructura en el futuro. Sin embargo, no podrá prosperar como empresa distribuida si no lo hace. Utilice este artículo como guía para los primeros borradores de su plan y ajústelo a medida que avanza para garantizar un rendimiento óptimo de su entorno tecnológico.

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