¿Es hora de una revisión del software?

Podría comenzar con algo simple, como un problema relativamente menor dentro de un solo departamento. Por ejemplo, una empresa necesitaba una forma de resolver un problema de compra después de perder varios pedidos de clientes. En el proceso de resolución del problema, el equipo de TI se dio cuenta de que el software utilizado por el departamento debía actualizarse para mantenerse al día con las cambiantes demandas de los clientes. Pero hacerlo dañaría otro software al que estaba conectado.

Por lo tanto, el resto del software también debería actualizarse. En el proceso de investigación de alternativas, el equipo de TI se dio cuenta de que había un nuevo sistema de software que podía resolver el problema original y realizar las funciones de muchos de los otros sistemas de software de la empresa. Después de sopesar todas las consideraciones relevantes, el equipo decidió que el nuevo software era adecuado para su implementación en toda la empresa.

Lo que comenzó como un simple problema se convirtió en una revisión del software de toda la empresa. La necesidad de tal transición no siempre se hace evidente de esta manera. Los miembros del equipo de cualquier departamento de una empresa pueden notar otras condiciones que apunten a esta posibilidad. Estos incluyen problemas de eficiencia, problemas de producción, problemas de integración o falta de soporte para sistemas heredados.

Por supuesto, la empresa podría decidir de forma proactiva implementar una iniciativa de aceleración digital. Todos estos son puntos de partida para un proceso general de revisión de software.

1 ¿Qué es una revisión de software?

Una revisión de software reemplaza o actualiza la mayor parte del software utilizado en una empresa. La razón podría ser que el software ya no satisface las necesidades de la empresa o que la empresa está involucrada en una iniciativa de aceleración digital. Puede ser necesaria una revisión del software si una empresa cambia sus procedimientos operativos o simplemente desea actualizar su software para brindar una funcionalidad moderna a los empleados y al mismo tiempo mejorar la productividad general.

2 problemas de eficiencia

Hay muchas razones posibles para los problemas de eficiencia, como procesos obsoletos. Incluso en la era informática moderna, algunas empresas todavía tienen procedimientos en papel que pueden ralentizar las operaciones. Esta situación es especialmente evidente en empresas que tienen algunos procesos en papel y otros electrónicos. Los procesos electrónicos en sí también pueden ser ineficientes, pero siguen basándose en la noción de que “así es como siempre lo hemos hecho”.

Otra razón más podría ser el software ineficaz. Cuando el software es simplemente lento, no tiene las funciones necesarias para realizar las tareas necesarias o no satisface las necesidades de los usuarios, puede aumentar los tiempos de entrega para todo tipo de operaciones dentro de una empresa. Por ejemplo, si los empleados necesitan tiempo para crear y utilizar soluciones alternativas para mejorar el rendimiento de un software ineficaz, el progreso puede ralentizarse considerablemente.

3 problemas de producción

Para las empresas que fabrican productos físicos, la producción puede paralizarse por diversas razones. El equipo podría romperse. Las cadenas de suministro pueden verse interrumpidas, lo que limita la cantidad de materiales disponibles para su uso en el proceso de fabricación. Los cronogramas de producción pueden ser muy exigentes. Los desastres naturales o enfermedades pueden impedir que varios empleados se vayan al mismo tiempo.

Algunos de estos desafíos pueden tener un componente de software. Por ejemplo, un equipo averiado puede deberse a un software que no monitorea adecuadamente el estado del equipo y no planifica las actualizaciones necesarias que puedan evitar fallas. O un software de gestión de proyectos que no tiene en cuenta determinadas variables que añadirán más tiempo al proceso de producción.

4 preguntas de integración

Cuando el nuevo software no se integra bien con los sistemas existentes, es posible que sea necesario reemplazarlo antes de que pueda ponerse en uso. Por supuesto, siempre es aconsejable asegurarse antes de comprar un producto de software de que se integrará bien con los sistemas existentes. Pero, ¿qué pasa si se cambia el sistema existente antes de instalar el nuevo software? ¿O qué pasa si un fabricante de software ofrece información engañosa o engañosa sobre con qué sistemas es compatible su producto?

Los problemas de integración no son sólo un problema por la necesidad de buscar una solución diferente. También pueden causar problemas en los sistemas existentes cuya solución puede requerir mucho tiempo y dinero.

5 Falta de soporte para sistemas heredados

A veces el software simplemente queda obsoleto. Esto sucede cuando los fabricantes de software dejan de admitir sistemas más antiguos. Cuando esto sucede, las empresas deben tomar una decisión: continuar usando software que presenta un riesgo de seguridad, actualizar el software o dejar de usarlo por completo. La primera opción no es viable, dados los enormes problemas que pueden causar las violaciones de seguridad.

En el caso de la segunda opción, la empresa simplemente sigue el procedimiento de actualización estándar del fabricante del software.

6 Aceleración digital

Tener las herramientas tecnológicas adecuadas se ha vuelto tan importante en el mundo empresarial moderno que muchas empresas no esperan a que algo salga mal antes de iniciar una revisión de software. En cambio, están implementando de manera proactiva la aceleración digital, que a menudo implica actualizar o reemplazar rápidamente muchos, si no todos, los sistemas de software de la empresa. Hay muchos beneficios al iniciar este tipo de cambio:

• El software se adapta a los trabajadores y no al revés. Cada vez más, los nuevos empleados, especialmente los más jóvenes, esperan un alto nivel de competencia digital dentro de una empresa y buscan empresas que la tengan.
• A pesar del considerable costo de implementar una aceleración digital, las empresas terminan ahorrando dinero porque pueden evitar costos de actualización inevitables, reducir el personal de TI e incluso eliminar puestos humanos para algunas funciones que la nueva tecnología puede realizar.
• Debido a que muchos productos de software nuevos se centran en el funcionamiento de equipos remotos, las empresas pueden tener un grupo más grande de empleados potenciales porque no necesitan estar físicamente juntos. Además, las empresas pueden abrir nuevas ubicaciones y los empleados pueden seguir trabajando en las mismas ubicaciones.
• Las empresas pueden aprovechar los momentos en que las empresas pueden tardar más en implementar estos cambios.
• Las empresas que emprenden la aceleración digital están en condiciones de ser más viables en un mercado altamente competitivo.

No importa cómo comience, una revisión de software es una tarea enorme para la que las empresas deben dedicar un tiempo considerable a prepararse.