Cree un plan de implementación de software en 5 pasos

Varias señales apuntan a la necesidad de nuevo software. El fabricante puede dejar de brindar soporte, lo que significa que corre el riesgo de sufrir una violación de seguridad si continúa usándolo. O tal vez sea algo más sutil. Los empleados no lo usan según lo previsto, no se quejan ni desarrollan soluciones que consumen mucho tiempo para funciones que no funcionan correctamente. Algunos empleados pueden incluso renunciar debido a la frustración del usuario. Otra señal es una nueva aplicación en el mercado que funciona mejor para los mismos fines.

No importa el motivo, cuando llega el momento de implementar un nuevo software, usted y su equipo pueden entusiasmarse pensando en cómo beneficiará a la empresa y a cada individuo personalmente. Y sin duda lo será, especialmente si contrata desarrolladores de software personalizados para crear una solución personalizada. Pero también debe tomar medidas para garantizar que su empresa y sus empleados estén preparados para ello.

Por ejemplo, incluso si todos los que trabajan en producción están de acuerdo con una nueva aplicación, la administración puede no estarlo, lo que significa que será difícil conseguir la aceptación cuando llegue el momento de firmar un contrato con un proveedor de software. Para evitar errores como este y muchos otros, es necesario crear un plan de implementación para cualquier proyecto nuevo de desarrollo de software. A continuación se detallan algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que su nuevo software sea lo más efectivo posible.

#1: Desarrollar un caso de negocio

Como todo en los negocios, un nuevo proyecto de software debe completarse basándose en hechos, lo que también se conoce como caso de negocio. Comience con lo básico:

• ¿Qué tiene de malo la aplicación actual y cuánto tiempo o dinero se pierde debido a su uso?
• ¿Quién necesita el software y por qué?
• ¿Necesitan departamentos específicos el nuevo software o cubre a toda la empresa?
• ¿Qué problemas deben resolverse? ¿Los resolverá realmente el nuevo software?
• ¿Cuánto tiempo y dinero podemos ahorrar con el software propuesto? ¿Vale la pena el costo? ¿Cuánto tiempo llevará obtener un retorno de la inversión (ROI)?
• ¿Cuánto tiempo puede pasar antes de que se necesite un nuevo software?
• ¿Qué procesos deberán cambiarse cuando se instale un nuevo software? ¿Qué formación será necesaria?

Obtenga comentarios de todos los miembros de su equipo y de cualquier otra persona a la que el nuevo software pueda afectar. Asegúrese de respaldar todas sus suposiciones con números reales. Utilice el caso de negocio como punto de partida para conseguir la aceptación de la dirección y desarrollar una lista de necesidades y deseos que pueda llevar a posibles proveedores de software.

#2: Consiga la aceptación de los ejecutivos

Este paso puede ser el más importante para garantizar que se cumpla su plan de implementación. Debe contar con al menos un apoyo en puestos directivos de la empresa, preferiblemente en el nivel C, para defender este proyecto.

Esto es especialmente cierto si la implementación es costosa o consume valiosos recursos de la empresa para instalación, capacitación y gestión de cambios. Debe tener buenas razones para gastar estos recursos. Asegúrese de que su defensor conozca bien los beneficios potenciales para que pueda comunicar esta información a otros miembros de la empresa.

#3 Encuentre un socio confiable

Como se sugirió anteriormente, puede utilizar su caso de negocio para crear una lista de necesidades y deseos. Por ejemplo, el nuevo software debe reducir el tiempo necesario para ejecutar el Proceso X en un 25%. O debe poder integrarse con otra aplicación o plataforma existente. Una vez que tenga una buena lista, puede buscar socios que le ayuden.

Puede comenzar buscando productos comerciales listos para usar (COTS) que puedan servir a sus propósitos. En este caso, verifique si el fabricante ofrece el soporte necesario, como capacitación y servicio, en caso de que algo salga mal.

Si un producto COTS no resuelve el problema, busque un desarrollador de software personalizado confiable para diseñar software específico para sus necesidades. Si bien una aplicación personalizada puede costar más al principio, es probable que con el tiempo obtengas un mayor retorno de la inversión porque:

• El software está desarrollado para adaptarse a sus procesos, y no al revés.
• No tendrá funciones innecesarias que obstaculicen el rendimiento.
• Los usuarios de software tienen voz y voto en cómo se diseña el programa.
• El software estará diseñado para integrarse con aplicaciones y plataformas existentes, para que no pierda tiempo en problemas de compatibilidad.
• El software se desarrollará a escala, por lo que no tendrá que pagar el costo de una nueva aplicación cada pocos años a medida que su negocio crezca.

#4: Involucrar a los empleados

Lo mejor es involucrar a los empleados en el proceso de adquisición de nuevo software desde el principio. Pueden decirle qué no funciona con su software actual, los beneficios de las aplicaciones que pueden haber utilizado en trabajos anteriores y qué les gustaría ver en un nuevo programa.

Pueden participar nuevamente en la fase de prueba. Una vez que su desarrollador esté listo con una versión inicial del software, sus empleados pueden probarla para ver si resuelve los problemas que plantearon inicialmente. Luego pueden ofrecer sugerencias que el desarrollador puede implementar en una nueva versión.

Este proceso de participación de los empleados ayuda a que el software se adapte mejor a los procesos que necesita ejecutar. Y anima a los trabajadores a utilizarlo en todo su potencial.

Después de la implementación, es el momento de la capacitación y de cualquier gestión de cambios que deba implementarse. Por ejemplo:

• Tenga empleados líderes que aprendan la aplicación y enseñen a otros.
• Cambie los procesos según sea necesario.
• Ofrezca recompensas por la adopción del usuario.

#5 Reiterar

Si su nuevo software fue desarrollado a medida, puede continuar trabajando con el desarrollador incluso después de haberlo implementado. Puede hacer sugerencias de cambios cuando lo considere necesario. También puede llamar al desarrollador si algo cambia en su negocio para que pueda realizar los ajustes necesarios en la aplicación.

Para lograr un verdadero éxito del software, haga que este proceso forme parte de un esfuerzo mayor para garantizar que todo el software de su empresa sea el mejor posible. Planifique una revisión anual y solicite a cada departamento que realice un análisis de las aplicaciones que están utilizando. Todo lo que no cumpla con los objetivos de la empresa debe ser revisado. Si se necesitan nuevas aplicaciones, comience de nuevo desde el principio con un nuevo caso de negocio.