Todo comienza con tus métricas para definir el valor. ¿Qué debe lograr una herramienta para que sea útil para su organización?
Siempre hay una nueva herramienta, software o dispositivo en el horizonte. Y, por supuesto, su empresa quiere estar a la vanguardia. Pero tampoco necesariamente se tiene el presupuesto para financiar cada nueva innovación. Pero en un panorama empresarial que cambia rápidamente, es importante mantenerse a la vanguardia.
¿Cómo mantener los costos bajo control sin dejar de ser competitivo en un panorama en constante evolución? ¿Cómo separamos las nuevas tecnologías que llegaron para quedarse de las que son sólo una tendencia pasajera? Aquí hay 8 preguntas que debe hacerse para ayudarlo a priorizar la financiación de la tecnología en su empresa.
1. ¿Cómo defino valor?
Todo comienza con tus métricas para definir el valor. En otras palabras, ¿qué debe lograr una herramienta para que sea útil para su organización?
Junto con sus partes interesadas clave, defina qué significa el valor para usted como organización: qué necesita la tecnología para lograr una contribución significativa a su negocio. Esta definición guiará su toma de decisiones a medida que avance con el presupuesto y las compras.
Por ejemplo, tal vez quieras atraer más visitantes a tu sitio web. Por lo tanto, aumentar el número de usuarios es algo valioso para su negocio. En este caso, querrás invertir en herramientas analíticas, así como en tecnología que admita SEO para atraer tráfico a tu sitio web.
2. ¿Qué impacto tendrá una nueva herramienta en mi negocio?
Si invierte en nueva tecnología, ¿tendrá un impacto pequeño o grande en su negocio en su conjunto? Es fundamental pensar en esto antes de dar el paso.
Por ejemplo, tal vez esté pensando en contratar un equipo de desarrollo de software externo para intensificar sus esfuerzos de ciberseguridad. Para la mayoría de las empresas, esto sería extremadamente beneficioso, ya que garantizar que su empresa y sus sistemas estén completamente seguros es fundamental para todos sus esfuerzos. Por lo tanto, el impacto sería grande y el sistema sería bastante valioso.
3. ¿Cómo encaja la tecnología en el panorama general?
Cuando se pregunte cómo priorizar la financiación de una herramienta sobre otra, considere la tecnología general y la tecnología general. El primero afecta a múltiples personas y procesos, mientras que el segundo afecta sólo a un puñado de personas y procesos.
Tomemos, por ejemplo, tecnologías empresariales como el software de planificación de recursos empresariales (ERP). Se trata de una herramienta integral que afectará prácticamente a todos los departamentos (y posiblemente incluso a todos los empleados) de su empresa. En muchos casos, te permitirá acelerar tus esfuerzos y hacer la vida de todos un poco más fácil. Por supuesto, implementar una solución de este tipo requerirá mucho esfuerzo, mientras que implementar algo a menor escala puede tener un impacto más inmediato. Tendrás que equilibrar estos dos para decidir cuál es mejor para el panorama general.
4. ¿Estamos utilizando alguna tecnología obsoleta?
La tecnología obsoleta es problemática. Este suele ser el caso de los sistemas heredados, tecnologías que no sólo pueden fallar en cualquier momento, sino que también pueden introducir errores y permitir amenazas en los sistemas existentes. Si ha estado ignorando las actualizaciones y no ha podido reemplazar herramientas y plataformas antiguas e ineficientes, entonces es hora de echarles un buen vistazo.
Reemplazar, actualizar o diseñar sistemas completamente nuevos para llenar los vacíos que dejan los antiguos debe tener prioridad sobre cualquier otra idea de innovación que esté evaluando en su negocio. Después de todo, hasta que arregles lo que está roto, será difícil, si no imposible, avanzar.
5. ¿Cuál es nuestro presupuesto?
Cualquier empresa está limitada por el dinero: la cantidad de dinero que tiene en su presupuesto para dar cabida a la tecnología y las mejoras de su infraestructura. Sin duda, esto influirá en la forma en que prioricen el gasto en productos nuevos e interesantes.
Pero los presupuestos no limitan sólo la financiación. Dependiendo de la organización y de cómo se asigna el dinero, es posible que una empresa deba gastar una determinada cantidad en determinados departamentos y proyectos para garantizar que reciban el mismo presupuesto el año siguiente. Esto puede animar a una empresa a invertir en más herramientas de las que habría hecho de otro modo. De cualquier manera, los presupuestos tienen un efecto real y mensurable sobre cómo las empresas priorizan el gasto.
6. ¿Cuál es el verdadero valor o ROI de un proyecto o herramienta?
¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) del producto que está pensando en introducir? Esta es la relación entre beneficio o beneficio neto versus costo o inversión.
Si la herramienta, por ejemplo, optimiza su sistema de ventas, permitiendo a sus representantes realizar ventas de manera más rápida y eficiente, entonces es probable que el retorno de la inversión sea alto. Pero no todas las inversiones son tan valiosas.
Recuerde también que el valor no siempre se trata de dinero tangible o que el impacto puede ocurrir indirectamente. Esto podría significar una mayor satisfacción de los empleados; después de todo, muchos empleados probablemente estarán entusiasmados con las nuevas tecnologías, que pueden afectar positivamente su productividad. Si bien puede ser difícil de cuantificar, haga lo mejor que pueda para calcular el retorno de la inversión (ROI) de las herramientas que está considerando. Esto le ayudará a determinar cómo asignar mejor los fondos y priorizar el gasto.
7. ¿Qué personal ha utilizado o está involucrado con estas herramientas o sistemas?
Nuevamente, no se trata solo de la cantidad de empleados que utilizarán la plataforma o el sistema. También tiene que ver con el tipo de trabajo que realizan y cómo encajan en el panorama general. Depende de su liderazgo empresarial priorizar las nuevas tecnologías para agilizar mejor las operaciones, teniendo en cuenta los roles y responsabilidades que se verán afectados por estas herramientas.
Quizás se trate de varios equipos; en este caso, la inversión puede merecer aún más la pena. O tal vez afecte a un solo individuo, alguien que es fundamental para mantener la organización funcionando sin problemas.
Considere factores más allá del uso de la herramienta en sí, como la capacitación necesaria para que todos se pongan al día, lo que requiere tiempo del capacitador y de todos los que necesitan usar la herramienta.
8. ¿Qué otras funciones se ven afectadas?
Finalmente, ¿cómo impactará o afectará una herramienta o equipo en particular a otras herramientas y recursos de su organización? Parte de determinar qué tecnología necesita más implica descubrir cómo encaja. ¿Encajará perfectamente y ayudará a que el otro sistema funcione aún mejor? ¿O creará un efecto dominó que hará que otras herramientas queden obsoletas?
A veces es inevitable tener que reemplazar varios sistemas al mismo tiempo. Pero otras veces, es posible que desees priorizar la tecnología que no cause estragos en tu infraestructura, lo que te obligará a revisarla.
Financiamiento tecnológico: primeros pasos
La tecnología es vital para el funcionamiento de su organización. Pero no todas las herramientas son iguales. Estas preguntas le servirán como guía para ayudarle a determinar la tecnología más crítica para impulsar su negocio.
