Cómo mejorar las operaciones de la empresa con XaaS

Hoy en día, las empresas enfrentan una amplia gama de problemas operativos, desde procesos ineficientes hasta infraestructura obsoleta y la necesidad de una implementación de productos más rápida. El conjunto de soluciones conocido como Everything as a Service (XaaS) puede ayudar a resolver todos estos problemas, además de ayudar a las empresas a reducir costes y contribuir a aumentar la colaboración y la productividad entre los trabajadores.

XaaS incluye software como servicio (SaaS), plataforma como servicio (PaaS) e infraestructura como servicio (IaaS). Cada uno es una versión en la nube de la implementación local tradicional. Por ejemplo, SaaS reemplaza los discos o el proceso de descarga que antes se requería para instalar el software en una máquina física local. Las soluciones XaaS también eliminan o reducen significativamente el costo y el esfuerzo necesarios para mantener el hardware y las aplicaciones locales.

En las siguientes secciones, analizaremos las ventajas que pueden ofrecer las soluciones XaaS, cómo saber si XaaS es adecuado para su empresa, cómo trazar una estrategia XaaS, los obstáculos comunes a tener en cuenta en la implementación de XaaS y las mejores prácticas para un XaaS. implementación silenciosa. . Pero primero hablemos un poco más de qué es XaaS.

¿Qué es XaaS?

XaaS puede tener un significado más amplio, que es literalmente cualquier cosa como servicio, incluidos los activos físicos y los equipos puestos a disposición de los clientes mediante suscripción. Sin embargo, aquí estamos discutiendo una definición más estricta, que es una gama de servicios de computación en la nube proporcionados bajo demanda o mediante un modelo de suscripción a través de Internet. Se proporcionan en tres categorías generales:

SaaS. SaaS, una de las primeras ofertas "como servicio", está alojada de forma centralizada y se entrega a través de Internet mediante suscripción. Los usuarios acceden y utilizan el software a través de un navegador web, lo que elimina la necesidad de hardware y software locales que deben mantenerse manualmente. Los beneficios incluyen la descarga de instalación y mantenimiento por parte del proveedor, actualizaciones automáticas, escalabilidad y confiabilidad.

PaaS. Al ofrecer una plataforma completa de desarrollo e implementación en la nube, PaaS permite a los desarrolladores crear, probar e implementar aplicaciones sin preocuparse por la configuración y el mantenimiento del sistema. La plataforma incluye todo lo necesario para el desarrollo, incluidas herramientas, marcos y servicios de soporte. Los beneficios incluyen la optimización del proceso de desarrollo, mayores oportunidades de colaboración y un menor tiempo de comercialización.

IaaS. Además de SaaS y PaaS, IaaS ofrece recursos informáticos virtualizados que proporcionan los componentes fundamentales de la infraestructura de TI. IaaS permite a las organizaciones reservar servidores virtuales, almacenamiento y recursos de red en lugar de invertir una cantidad considerable de tiempo y dinero en equipos físicos locales. Los beneficios incluyen un mayor control, flexibilidad para ampliar o reducir según cambien las necesidades y transferir la responsabilidad de administrar los sistemas operativos, las aplicaciones y los datos al proveedor de IaaS.

El siguiente vídeo describe y proporciona ejemplos de estos tipos de XaaS.

Beneficios de XaaS

El desperdicio de recursos humanos y técnicos cuando las condiciones cambian se elimina en gran medida para las empresas que utilizan un enfoque XaaS. La capacidad de ampliar y contratar el uso de almacenamiento, alojamiento y acceso a datos, software, herramientas y aplicaciones es uno de los principales beneficios de este enfoque. Esta flexibilidad para ajustar el uso de estos servicios según sea necesario proporciona a las empresas los siguientes beneficios adicionales:

• Ahorro de costes. El uso de XaaS elimina la necesidad de realizar una inversión inicial en costosos hardware, software e infraestructura y traslada estos gastos de CapEx a OpEx, lo que proporciona una mayor previsibilidad de costos y gestión del presupuesto. Se reduce considerablemente el riesgo de gastar demasiado en recursos que acaban siendo infrautilizados.
• Escalabilidad. Con hardware y software físicos implementados, es difícil cambiar el uso según las necesidades. Aumentar el equipamiento puede llevar semanas o incluso meses, pero reducirlo es un desperdicio. Los recursos virtuales permiten a las empresas solucionar este problema porque se pueden aumentar o reducir casi al instante y sin desperdicio. Por ejemplo, con IaaS, las organizaciones pueden aprovisionar e implementar rápidamente servidores virtuales, almacenamiento y recursos de red según sea necesario.
• Eficiencia operacional. Al utilizar XaaS, una empresa libera una cantidad significativa de tiempo del personal de TI, que puede desviarse a actividades más estratégicas y esenciales que respalden la misión de la empresa. Además, las propias soluciones XaaS pueden mejorar la eficiencia de todos los trabajadores de la empresa.
• Productividad. Con las soluciones XaaS, los empleados pueden acceder a aplicaciones y datos desde cualquier dispositivo, lo que les brinda la libertad y flexibilidad de trabajar de forma remota. Además, estas soluciones ofrecen funciones de colaboración que mejoran la comunicación, el intercambio de información y el trabajo en equipo, contribuyendo aún más a la productividad.
• Seguridad mejorada. Los proveedores de soluciones XaaS invierten mucho en medidas de seguridad físicas y digitales para proteger los datos y la infraestructura de los clientes. Los procedimientos suelen incluir cifrado de datos, controles de acceso, detección de amenazas y auditorías de seguridad periódicas, así como capacidades integradas de copia de seguridad y recuperación ante desastres. Estas mejoras suelen ser más sólidas de lo que las empresas individuales podrían proporcionar para implementaciones de hardware y software locales.
• Agilidad para responder a las demandas del mercado. Todos los beneficios anteriores dan como resultado que las empresas puedan ser más ágiles en sus operaciones. Por ejemplo, un proveedor de juegos en línea que repentinamente experimenta un aumento en las suscripciones puede crear una infraestructura adicional para manejar el aumento de carga. Un proveedor de software empresarial puede crear fácilmente una zona de pruebas para comenzar el desarrollo de una nueva idea de producto.

XaaS es particularmente útil para departamentos y funciones específicos, incluidos TI, recursos humanos, ventas y atención al cliente. Por ejemplo, RR.HH. puede utilizar poderosas herramientas basadas en la nube para reclutamiento, incorporación y gestión del desempeño, así como también proporcionar portales de autoservicio convenientes y seguros para que los empleados accedan a información de seguros, soliciten tiempo libre y funciones similares en la nube.

¿XaaS es adecuado para su empresa?

No hay duda de que XaaS ofrece numerosos beneficios. ¿Pero es adecuado para su empresa? Podría serlo si enfrenta los siguientes desafíos:

• Infraestructura obsoleta. Los sistemas heredados pueden aportar ciertas ventajas, pero también pueden ser costosos de mantener y carecer de la escalabilidad que requieren las empresas modernas, factores que pueden impedir el crecimiento empresarial.
• Presupuesto de capital limitado. Como ya se mencionó, los equipos físicos en sitio requieren una alta inversión inicial, así como costos de mantenimiento desconocidos y continuos. Para las empresas, especialmente las de nueva creación, este dinero podría gastarse mejor en cosas como investigación, desarrollo y marketing.
• Recursos de TI limitados. Muchas empresas quieren limitar su personal únicamente al personal esencial, lo que significa que los equipos de TI pueden ser escasos. Ocupar su tiempo con instalaciones y mantenimiento de infraestructura y software deja poco ancho de banda para tareas más críticas que tienen más probabilidades de respaldar los objetivos estratégicos de la empresa.
• Acceso limitado a tecnología avanzada. Es posible que las empresas ambiciosas quieran realizar tareas complejas que impliquen un uso intensivo de IA u operaciones de análisis de datos. Sin embargo, estas operaciones pueden estar más allá de sus capacidades con la tecnología que tienen o pueden permitirse.
• Preocupaciones de seguridad. Las empresas que conservan los datos de los clientes deben hacer todo lo posible para mantenerlos seguros, especialmente en industrias como la atención médica y las finanzas, donde estos datos son particularmente sensibles. Pero incluso las mejores soluciones de seguridad a las que tienen acceso pueden ser susceptibles a violaciones.
• Procesos ineficientes. El software antiguo puede ser un impedimento para una comunicación y colaboración eficientes. Estos problemas pueden generar flujos de trabajo, intercambio de documentos y control de versiones ineficientes que pueden ralentizar las operaciones y hacer que las empresas sean menos competitivas.

Las empresas que estén considerando utilizar soluciones XaaS deberían realizar inicialmente una auditoría para determinar qué inquietudes son más problemáticas. El siguiente paso es identificar áreas donde las soluciones XaaS podrían resultar beneficiosas y buscar proveedores confiables.

Mapeo de una estrategia XaaS

Si, después de realizar su auditoría y análisis, ha decidido que las soluciones XaaS podrían funcionar para su empresa, el siguiente paso es crear una hoja de ruta estratégica para integrarlas en sus operaciones. El plan debe incluir los siguientes elementos:

Metas y objetivos

Indique claramente los resultados que espera lograr, las mejoras que espera realizar y los objetivos de alto nivel de la empresa que desea alcanzar. Cuanto más específico sea, mejor podrá evaluar si las soluciones XaaS que seleccione funcionan bien.

Evaluación de la infraestructura actual

Realizar una evaluación exhaustiva de la infraestructura, las aplicaciones y los sistemas de TI existentes. Identifique fortalezas, debilidades y dependencias para comprender el impacto de la migración y encontrar áreas que puedan requerir atención especial.

Estrategia de migración

Desarrollar una estrategia de migración que respalde objetivos y metas, teniendo en cuenta el estado de la infraestructura actual. Los factores a considerar incluyen cualquier tiempo de inactividad que pueda ser necesario, cómo manejar la migración de datos, el cronograma y los riesgos potenciales.

Proveedores de servicio

Encuentre proveedores de servicios que puedan brindarle las soluciones que necesita y que puedan ayudarlo con el proceso de migración si es necesario. Al evaluar los proveedores de XaaS, considere factores como los acuerdos de nivel de servicio, la ubicación de los datos, las capacidades de recuperación ante desastres y la atención al cliente.

Plan de Migración

El plan de migración detallado debe describir las tareas requeridas, quién es responsable de realizarlas y cuánto tiempo llevará cada fase de la transición. Asegúrese de incluir estrategias para gestionar cualquier tiempo de inactividad o interrupción del servicio necesario. Incluye requisitos de migración, integración y personalización de datos.

Plan de comunicación

Cree un plan de comunicaciones para informar a las partes interesadas, empleados y clientes sobre el proceso de migración. Concéntrese en los aspectos positivos que resultará de la transición, en lugar de en los inconvenientes. Para todos los públicos, determine formas de recopilar y abordar sus inquietudes.

Capacitación

Una vez que haya implementado su estrategia XaaS, determine cómo capacitará a los empleados y les ayudará a cambiar al nuevo sistema. Esté preparado para enfrentar resistencias o desafíos asociados con la migración. Una vez más, concéntrese en los aspectos positivos (como una mayor eficiencia) que traerá el cambio.

Evaluación

Cree un plan para evaluar las soluciones XaaS que ha implementado y determine cuáles serán los criterios para esa evaluación. Utilice los objetivos y metas que creó al comienzo de este proceso como punto de partida para este paso.

Superando obstáculos

El proceso de adopción de soluciones XaaS no siempre es sencillo. Los siguientes obstáculos son algunos de los más comunes, por lo que debes estar preparado para afrontarlos y afrontarlos:

• Seguridad y privacidad. Como se mencionó anteriormente, las soluciones XaaS pueden proporcionar un alto nivel de seguridad para sus operaciones digitales y privacidad confiable para los datos de sus clientes. Sin embargo, algunos proveedores tienen mejores procedimientos de privacidad y seguridad de datos que otros. Para resolver este problema, realice la debida diligencia con cada proveedor que esté considerando, asegurándose de que cuenten con prácticas sólidas.
• Problemas con proveedores. Desafortunadamente, los problemas de los proveedores pueden abarcar una amplia gama de desafíos. Uno de ellos es la confiabilidad. Aunque una empresa puede hacer ciertas promesas, es posible que no las cumpla. Otros incluyen la dependencia del proveedor y la interoperabilidad. Para resolver el problema de confiabilidad, lea reseñas en línea o busque otras formas de conocer la experiencia de los clientes existentes. Para la interoperabilidad y la vinculación de proveedores, incluya estrategias de salida claras y términos contractuales que protejan los datos de la organización y permitan una transición sin problemas a otro proveedor si es necesario.
• Personalización limitada. Otro desafío al que puede enfrentarse es la personalización limitada de la solución XaaS que haya elegido. Para resolver este problema, asegúrese de que el proveedor que elija ofrezca el nivel de opciones de configuración que necesita. Intente determinar algunas de sus necesidades de configuración con anticipación y pregunte específicamente a los proveedores potenciales sobre ellas.
• Adopción de empleados. Uno de los aspectos más difíciles del cambio tecnológico es a veces el elemento humano. Es posible que tenga una transición sin problemas a una nueva tecnología, pero encuentre resistencia y dificultades entre su equipo. Para resolver este problema, comience temprano informando a los empleados que se avecinan cambios y qué se espera de ellos. Proporcionar una amplia formación para aprender las habilidades necesarias y múltiples oportunidades para expresar inquietudes.
• Manejo de costos. Si bien las soluciones XaaS son generalmente más rentables, no siempre lo son. Antes de encontrarse en una posición financieramente precaria con un servicio que no puede pagar o que no proporciona un retorno de la inversión adecuado, realice un análisis de costos exhaustivo y una comparación entre las soluciones XaaS y las opciones alternativas, considerando tanto el corto como el largo plazo. costos. Este ejercicio no debe ser una operación única. En su lugar, evalúe periódicamente si XaaS en general y el proveedor que está utilizando son soluciones rentables.
• Cuestiones regulatorias y de cumplimiento. La regulación y el cumplimiento es otra área en la que los proveedores pueden decir que harán algo, pero luego no lo hacen. Para asegurarse de que su empresa cumpla con las regulaciones y leyes, asegúrese de que su proveedor proporcione la documentación adecuada y respalde las auditorías de cumplimiento. Colabore con su equipo legal y de cumplimiento para garantizar que el proveedor elegido esté alineado con las regulaciones aplicables.

Mejores practicas

Las empresas que deseen adoptar soluciones XaaS deben realizar investigaciones y preguntar a sus colegas sobre su experiencia para recopilar las mejores prácticas para este proceso. Repasemos algunos que ya hemos comentado.

• Planifique con anticipación. Las soluciones XaaS por sí solas no son una respuesta a problemas empresariales comunes como la falta de eficiencia o el gasto excesivo. Sin embargo, estas soluciones utilizadas en el contexto de una estrategia general de infraestructura y software pueden ser muy efectivas. Por lo tanto, es importante comprender por qué desea utilizar las soluciones, para qué se utilizarán y los resultados esperados.
• Construir alianzas sólidas. En la sección anterior, señalamos algunos desafíos que pueden surgir al elegir el proveedor de XaaS incorrecto. Por eso es importante examinar minuciosamente a todos los proveedores que está considerando y elegir los que mejor se ajusten a sus necesidades y objetivos.
• Comunicarse y capacitarse. No se puede subestimar la importancia de capacitar a los empleados y fomentar una cultura de adopción. Si bien la tecnología puede ser exactamente lo que necesita, será inútil si a sus empleados les resulta difícil utilizarla o sienten que no han sido considerados en el proceso de toma de decisiones.
• Monitorear el desempeño. La clave del éxito de muchas iniciativas empresariales es el seguimiento de su progreso. La adopción de XaaS no es una excepción. Aquí nuevamente entra en juego la importancia de una planificación cuidadosa. Si conoce los resultados esperados, puede encontrar formas de medir para saber qué tan cerca está y ajustar sus procesos cuando sea necesario.
• Considere los costos. El costo es una de las principales razones para adoptar soluciones XaaS. Por lo tanto, tenga mucho cuidado al determinar el costo de cualquier solución futura en comparación con el costo en el que incurre ahora.

El futuro de XaaS

Por muy transformador que pueda ser XaaS ahora, el futuro es aún más brillante. Por ejemplo, los proveedores de XaaS están llevando sus ofertas al límite, acercando estos poderosos recursos informáticos a las fuentes de datos. Según un artículo reciente de Forbes BRAND VOICE sobre el poder de XaaS en la fabricación, "Con sensores integrados impulsados ​​por software... las máquinas ahora operan en el borde inteligente, lo que las convierte en parte del flujo de información digital".

Las soluciones XaaS también incorporan cada vez más capacidades de IA y ML que permiten análisis avanzados, conocimientos predictivos, automatización y toma de decisiones inteligente. Las estrategias híbridas y multinube son cada vez más comunes a medida que las empresas combinan ofertas XaaS de múltiples proveedores, lo que genera mayor flexibilidad, redundancia y optimización de la carga de trabajo.

Estos desarrollos brindarán beneficios aún mayores en el futuro, incluida una mayor agilidad y escalabilidad, toma de decisiones basada en datos, acceso a tecnologías avanzadas y una mejor experiencia del cliente. Si bien las capacidades XaaS pueden no ser apropiadas para todas las empresas, los líderes empresariales son inteligentes al menos explorar las ventajas potenciales que pueden ofrecer.