La gestión de equipos distribuidos puede tener algunas cosas en común con la gestión de equipos internos, pero también tiene muchas diferencias que los gerentes deben considerar. Esto es lo que debes saber.
Este artículo es parte de nuestra Serie Empresas Distribuidas.
Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas distribuidas es la gestión del talento. Incluso si cuentan con la mejor infraestructura tecnológica posible, gerentes con años de experiencia y procesos claros, la realidad es que gestionar el talento de forma remota es algo que nunca antes habíamos visto.
Para interactuar exitosamente con un equipo distribuido, los gerentes deben cambiar sus expectativas, desarrollar nuevos enfoques e incluso adoptar formas que pueden parecer contradictorias , al menos en comparación con las prácticas de gestión tradicionales. Llegar allí requiere tiempo y esfuerzo, pero si siguen las sugerencias descritas aquí, los gerentes pueden tener más posibilidades de tener éxito en la gestión del talento distribuido.
Aquí hay 6 recomendaciones para gestionar mejor los equipos distribuidos.
1. Cambiar expectativas
Lo primero y más importante que deben hacer los gerentes es cambiar lo que esperan de su relación con los trabajadores remotos. Esperar trabajar con equipos distribuidos de la misma manera que con equipos internos es una receta para el fracaso. Esto se debe a que hay muchos aspectos que difieren en los entornos distribuidos.
Por ejemplo, los directivos no deben esperar que sus equipos se comuniquen de la misma manera, ni tampoco deben creer que todos trabajan por igual cuando lo hacen de forma remota. La colaboración en línea afecta significativamente la comunicación (más sobre esto más adelante) e incluso afecta la forma en que los gerentes deben medir la productividad y realizar un seguimiento de los objetivos. Por tanto, tener la mente abierta a los cambios que vendrán es el primer paso hacia una mejor gestión de los equipos distribuidos.
2. Redoblar las buenas prácticas de gestión
Los elementos esenciales en el manual de cualquier buen gerente incluyen establecer objetivos claros para el equipo en su conjunto y para cada uno de sus miembros, comunicarse con claridad, realizar reuniones con precisión y aprovechar las fortalezas de cada individuo para compensar las debilidades. Los gerentes experimentados ciertamente ya saben cómo hacer estas cosas, pero un enfoque distribuido requiere que sean más insistentes con ellas.
Por ejemplo, una de las recomendaciones más habituales a la hora de gestionar talento remoto es la sobrecomunicación. En otras palabras, los gerentes deben asegurarse de que todos estén siempre al tanto de todo para evitar la aparición de silos de conocimiento. ¿La única manera de hacer esto? Utiliza múltiples canales para comunicar la misma información, incluso cuando esto pueda resultar repetitivo para determinados miembros. En la misma línea, prestar atención a todos los miembros del equipo (a través de reuniones generales e individuales) es fundamental para anticiparnos a los problemas.
3. Utilice nuevas métricas para medir el rendimiento y la productividad.
Los gerentes deberían tirar por la ventana sus viejas formas de medir el desempeño y la productividad. Creer que alguien trabaja duro simplemente porque trabaja más horas ya no es un enfoque sensato (si es que alguna vez lo fue). Hoy en día, las personas que trabajan online gestionan su tiempo de forma diferente y por tanto consiguen sus objetivos de diferentes maneras.
Por lo tanto, los gerentes no deben centrarse en la cantidad de tiempo que dedicaron a un proyecto o en qué tan bien completaron su trabajo. Más bien, deberían centrarse en el trabajo realizado por el equipo y en el cumplimiento de los plazos y procedimientos establecidos. Además, los gerentes deben darle al equipo margen de maniobra para trabajar en sus objetivos de la forma que deseen. Siempre que el equipo directivo haya establecido expectativas claras, no debería haber ningún problema con esto.
4. Ajustar el proceso de contratación
Cuando llega el momento de incorporar gente nueva, es mejor tener un proceso de contratación que se adapte mejor al entorno distribuido. Esto significa algunas cosas. Primero, significa que los gerentes deben buscar personas con habilidades interpersonales como comunicación y autodisciplina . Estas habilidades ayudarán a los gerentes a realizar su trabajo, ya que los miembros del equipo que las posean administrarán mejor su propio tiempo, seguirán mejor las instrucciones y se comunicarán mejor en todo momento.
Luego están los ajustes necesarios en el proceso de incorporación. Aclimatarse a un nuevo trabajo siempre es un desafío, que puede ser aún mayor en un entorno remoto. Los gerentes deben tener un proceso simplificado para las nuevas contrataciones remotas, que incluya brindar a los nuevos trabajadores las herramientas y la información que necesitan para comenzar, videollamadas para presentaciones amigables con el equipo, una hoja de ruta de lo que esperan que haga el trabajador durante su primer día o semana. y mes.
5. Crear oportunidades de vinculación
Una de las quejas más frecuentes de los trabajadores remotos es cómo trabajar online les hace perder el contacto con sus compañeros de equipo. Esto puede provocar sentimientos de desconexión y soledad. Aunque los gerentes pueden pensar que las reuniones periódicas son suficientes para que el equipo se una, la realidad es que las personas necesitan más que unos pocos minutos de conversación informal antes y después de una reunión preestablecida.
Es por eso que los gerentes deberían reservar algo de tiempo para que el equipo se una en un ambiente más relajado . Puede haber reuniones informales con una frecuencia previamente acordada, eventos especiales con juegos y premios o incluso proyectos especiales que conectan equipos o miembros que rara vez trabajan juntos. Los gerentes deben insistir en que estas actividades se realicen con cámaras de video encendidas, para que todos puedan ver caras y gestos, lo que mejora la comunicación y aumenta la familiaridad entre ellos.
6. Aprovecha las reuniones individuales
Los gerentes suelen asistir a reuniones individuales para comprobar el progreso individual y detectar problemas potenciales desde el principio. Tradicionalmente, estas reuniones son estrictamente profesionales y se centran en tareas y objetivos. Si bien esto es comprensible para un entorno interno, las empresas distribuidas necesitan que los gerentes lleven estas reuniones un poco más allá y vayan (aunque no en profundidad) a un territorio más personal.
Estas reuniones pueden revelar si a un miembro del equipo le falta entusiasmo, está pasando por una mala racha o se siente aislado. Naturalmente, los gerentes no deben entrometerse en la vida personal, pero sí deben prestar atención a las señales de advertencia y brindar ayuda en todo lo que puedan. Esto podría consistir en ofrecer más flexibilidad, conectarlos con profesionales para obtener ayuda o discutir el trabajo con más detalle para descubrir el origen del problema.
Un reinicio de rol
La conclusión más importante de esto es que los gerentes deben comprender que su rol se redefine en el contexto de una empresa distribuida. Claro, los fundamentos siguen ahí, pero la forma en que deben ejecutarlos ha cambiado. Es por eso que cualquier persona responsable de administrar un equipo distribuido debe analizar sus métodos y ver qué es necesario modificar.
Además, el papel de la dirección evoluciona constantemente junto con el rápido ritmo al que cambia el trabajo. Esto significa que no existe una única instancia de redefinición de la gestión, sino más bien un proceso de cambio continuo para permanecer siempre alineado con lo que necesita el talento distribuido. Requiere tiempo y esfuerzo, pero es la única manera de garantizar que la empresa distribuida (y los miembros de su equipo) puedan trabajar de manera eficiente.
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