Cómo finalizar un proyecto de la manera correcta

Para la mayoría de los líderes tecnológicos, los proyectos son la pieza central de cómo demostramos y ejecutamos nuestro valor. Los proyectos a menudo representan la realización de nuestra estrategia tecnológica o quizás sirven como habilitadores para una estrategia comercial o transformacional más amplia. Estos proyectos también brindan la oportunidad de interactuar e implementar nuevas tecnologías interesantes o experiencia externa en forma de consultores, asesores y expertos técnicos.

La gestión eficaz de proyectos es un desafío para la mayoría de las organizaciones tecnológicas, pero pocas logran concluir bien sus proyectos . En muchas organizaciones, los proyectos terminan como una salida nocturna en un club nocturno, donde la música se detiene, las luces de la casa se encienden y los participantes se dirigen directamente a la salida sin mirar dos veces.

Este fenómeno es especialmente agudo en proyectos que no han tenido éxito o han sido desafiantes. Las personas clave huyen del proyecto como si la mera asociación con él pudiera dañar su reputación o sus perspectivas profesionales.

Llegar al final de un proyecto debe abordarse con la misma diligencia que iniciarlo. Cerrar un proyecto no sólo permite efectivamente una transición ordenada a la siguiente actividad, sino que también captura lecciones aprendidas con tanto esfuerzo y hace que la organización sea más efectiva a largo plazo.

A menudo olvidamos que los proyectos producen dos resultados importantes. La primera es obvia y éste es el objetivo declarado del proyecto. El segundo resultado, más sutil, son las habilidades, el aprendizaje y el desarrollo que se producen durante el proyecto. En los casos en que el proyecto no cumpla con su objetivo declarado, aún queda un valor significativo por lograr en esta área para los equipos que estén dispuestos a capturarlo.

Elaboración de la lista de verificación para el cierre de su proyecto

Cada organización que ha emprendido más de unos pocos proyectos complejos probablemente tenga una metodología y un conjunto de herramientas preferidos para ejecutar sus proyectos. Probablemente haya docenas de tareas relacionadas con el inicio de un nuevo proyecto, desde desarrollar estatutos hasta celebrar reuniones iniciales. Sin embargo, la lista de actividades de cierre de proyectos es comparativamente escasa, si es que existe alguna.

Aunque pueda parecer contradictorio, el mejor momento para empezar a considerar cómo finalizar un proyecto específico de manera efectiva es desde el principio. Convierta una de sus actividades iniciales en una sesión para planificar cómo completará el proyecto. Haga a su equipo preguntas como las siguientes:

¿Qué esperamos aprender de este proyecto y cómo podemos compartirlo con la organización en general?

• ¿Cómo reconoceremos el desempeño de las personas en el proyecto y aseguraremos que la información se capture y se comparta con su liderazgo?
• ¿Cómo evaluaremos la metodología de implementación utilizada en el proyecto y compartiremos lo que aprendimos?
• ¿Quién será responsable de transferir el conocimiento de los socios consultores o tecnológicos?
• Preguntas como estas deberían generar debates continuos y, en última instancia, dar como resultado un elemento de su plan dedicado a cerrar el proyecto de manera efectiva.

Aprendiendo de los proyectos

Quizás el beneficio más importante de finalizar un proyecto de manera efectiva sea capturar lo que sus equipos aprendieron durante el proyecto. La mayoría de los proyectos tienen algunos elementos que están fuera del “negocio habitual”, ya sean nuevas tecnologías, metodologías o proveedores externos. Interactuar con estos elementos puede haber producido retornos extraordinarios o creado nuevas capacidades dentro de sus equipos.

El desafío es que gran parte de este conocimiento existe en el cerebro de quienes utilizaron las nuevas técnicas durante el proyecto, en lugar de en toda la organización. Sin duda, en el futuro se compartirán conocimientos a medida que estas personas interactúen con colegas en otros proyectos, pero tomarse el tiempo para planificar cómo compartir ese conocimiento de manera más explícita generará dividendos a largo plazo .

Considere rotar a los nuevos miembros del equipo cuando finalice el proyecto. Esto proporcionará algunas "manos nuevas" para ayudar con las actividades de cierre del proyecto y permitirá a los empleados experimentados compartir lo que han aprendido mientras siguen aplicando estas nuevas técnicas. Esto convierte su proyecto casi terminado en una herramienta de enseñanza, permitiéndole compartir inmediatamente nuevas habilidades de manera acelerada.

Planifique algo de tiempo para analizar formalmente qué salió bien y qué se podría mejorar. La mayoría de los ejércitos realizan un informe posterior a la acción para determinar qué se puede obtener de un esfuerzo independientemente de su éxito o fracaso . Aplique una práctica similar a sus proyectos para mejorar la organización en el futuro, en lugar de elogiar o culpar.

Encontrar el éxito en el fracaso

Quizás los proyectos más difíciles de terminar bien sean aquellos que no logran alcanzar el objetivo establecido. A nadie le gusta verse involucrado en un esfuerzo fallido y la tendencia es cerrar rápida y silenciosamente un proyecto fallido y no volver a hablar de él nunca más.

Esta tendencia a evitar el fracaso crea una doble pérdida para la organización al no poder capturar aprendizajes valiosos del proyecto. Incluso si no se logró el objetivo declarado del programa, es probable que su organización haya aprendido nuevas herramientas y técnicas, o quizás incluso algunas lecciones valiosas y costosas sobre la viabilidad de una tecnología o relación con un proveedor en particular.

Puede resultar útil incorporar personas ajenas al equipo del proyecto o incluso ajenas a la organización para revisar el proyecto. Trate de encontrar “momentos de enseñanza” que puedan aplicarse a proyectos futuros, en lugar de intentar asignar culpas o rehacer decisiones pasadas que no se pueden revertir ni rehacer. Este esfuerzo no solo producirá información valiosa que beneficiará proyectos futuros, sino que también permitirá que el equipo del proyecto y la organización en general reconozcan que el proyecto no salió según lo planeado y finalicen formalmente el esfuerzo en lugar de dejarlo en la estacada. .

Independientemente de si su proyecto tuvo éxito o no en el cumplimiento de sus objetivos, probablemente proporcionó un entorno rico para aprender, experimentar y experimentar con nuevas herramientas y técnicas. Es probable que su equipo, sus socios y sus procesos hayan sido probados de formas desconocidas y probablemente hayan dado lugar a nuevos enfoques y herramientas.

Terminar un proyecto de la manera correcta permite que los esfuerzos futuros se basen en esa experiencia y hace que su organización sea más efectiva y capaz. Aprender a terminar bien los proyectos generará dividendos mucho más allá de los que figuran en la lista de resultados.