Las empresas que avanzan hacia objetivos específicos deben respaldar una colaboración exitosa y proporcionar a los equipos las herramientas que necesitan para transferir estrategias locales a entornos remotos.
A medida que la pandemia de COVID-19 continúa disminuyendo, hay muchas razones para mirar hacia atrás y pensar en lo que nos ha enseñado este período. Como profesionales de negocios, aprendemos sobre la agilidad, la resiliencia, el trabajo en equipo y el poder de la tecnología para ayudarnos a continuar nuestro trabajo en una variedad de circunstancias.
Otra cosa que aprendimos es la colaboración, un concepto que comúnmente evoca imágenes de dos o más personas reunidas alrededor de una mesa o una computadora. Sin embargo, la pandemia nos ha obligado a cambiar la forma en que definimos y participamos en la colaboración. Debido a la necesidad de trabajar a distancia, los equipos han tenido que encontrar formas de crear juntos sin estar en la misma ubicación física. Algunos equipos han acogido esta nueva realidad mejor que otros.
Resolviendo problemas
Una de las primeras cosas que están haciendo los equipos remotos para ser más eficaces en la colaboración es abordar algunos de los obstáculos que conlleva. Algunos de ellos incluyen:
- Comunicación ineficaz. La colaboración exitosa comienza con una comunicación efectiva, pero la comunicación puede ser un desafío fuera de un espacio físico compartido. Varios factores pueden afectar la comunicación remota, incluidas diferentes zonas horarias, problemas técnicos y un lenguaje corporal deficiente en muchos métodos de comunicación en línea.
- Procesos ineficaces. La colaboración a menudo requiere procesos efectivos, como pasos mutuamente comprendidos, reuniones de equipo productivas y rondas de análisis y revisión. La falta de acuerdo sobre cómo se producirá la colaboración puede impedir su implementación fluida.
- Disminución de la cultura laboral. Cuando los equipos colaboran, es importante que hablen el mismo idioma. No solo inglés, español u otros idiomas del mundo, sino también terminología de la industria y antecedentes de los objetivos y la visión de la empresa. Sin estos factores, la confianza puede disminuir y la colaboración puede verse afectada.
- Intercambio de información ineficaz. ¿Qué sucede cuando todos los miembros de un equipo no pueden ver el mismo documento porque no hay un lugar centralizado para colocarlo o reunirlo en una conferencia telefónica debido a problemas tecnológicos? La colaboración se ve afectada, los miembros del equipo se frustran y el flujo de trabajo se ralentiza.
Las secciones siguientes describen soluciones que pueden ayudar a resolver estos problemas.
Usando la tecnología adecuada
El software adecuado puede ayudar enormemente a lograr una comunicación y colaboración remotas efectivas. Por ejemplo, la videoconferencia puede permitir que los miembros del equipo hablen como lo harían en una llamada telefónica, pero con el beneficio adicional de poder ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás. Este elemento por sí solo puede mejorar considerablemente la colaboración y hacer que la comunicación a larga distancia sea más inmediata.
También resulta útil imitar el entorno de la oficina de otras formas. Por ejemplo, las pizarras virtuales pueden ayudar a los miembros del equipo a visualizar ideas y relaciones entre diferentes partes de un proyecto. El software para compartir archivos, el almacenamiento en la nube, las herramientas de gestión de proyectos, las herramientas de automatización y más también son importantes para una colaboración remota eficaz.
Es importante recordar que algunos miembros del equipo pueden necesitar capacitación en ciertos aspectos de la tecnología. Algunos ejemplos son la etiqueta adecuada en las videoconferencias, como mirar a la cámara al hablar, la tecnología social que permite a cada participante responder a cada comentario y los métodos de comunicación asincrónica que permiten a los equipos tener reuniones virtuales sin necesidad de estar disponibles al mismo tiempo.
Mejorando la comunicación
Por muy poderosa que sea, la tecnología no puede ayudarle a colaborar de manera más efectiva si no se combina con habilidades de comunicación efectivas. Los líderes de equipo deben dar ejemplo iniciando cada proyecto con expectativas, objetivos y plazos bien definidos. Cada miembro del equipo debe tener una comprensión clara de su papel en el proyecto y cómo puede ayudar a otros miembros del equipo a tener éxito.
Durante el proyecto, los líderes y miembros del equipo deben proporcionar actualizaciones periódicas sobre su progreso, especialmente cualquier retraso o problema. Una parte importante de la colaboración es la resolución de problemas, pero los miembros del equipo no recibirán ayuda si no comparten sus desafíos. Los equipos deben acordar de antemano cómo y cuándo proporcionar estas actualizaciones, así como la cadencia de las reuniones periódicas y los entregables.
Hacer que las reuniones sean más productivas
Al igual que en un espacio físico compartido, las reuniones remotas se pueden planificar o ocurrir de forma espontánea. Si es espontáneo, los miembros del equipo deben estar capacitados para incorporar a cualquier persona disponible que pueda tener algo que aportar o ganar con la conversación. Las reuniones planificadas se pueden mejorar de las siguientes maneras:
- Tenga una agenda y envíela antes de la reunión. Una persona debe hacerse cargo de este esfuerzo.
- Ten una meta. ¿Qué quieres lograr? Establezca el objetivo con anticipación para asegurarse de alcanzarlo al final de la reunión.
- Toma nota. Una persona debe ser responsable de registrar las actas de las reuniones y distribuirlas a los miembros del equipo o publicarlas en una ubicación compartida en línea.
- Graba la reunión. Una gran ventaja de las reuniones virtuales es que se pueden grabar para consultarlas en el futuro. Guarde la grabación con notas para acceder más tarde.
El siguiente vídeo incluye consejos adicionales para realizar reuniones remotas eficaces:
Creando procesos
Así como se necesitan procedimientos operativos estándar (SOP) cuando se trabaja en conjunto en una oficina, también los se necesitan cuando se trabaja de forma remota. Por ejemplo, si su equipo crea informes sobre las tendencias de la industria, ¿qué herramienta en la nube deberían utilizar los miembros del equipo para identificar expertos en la materia? ¿Dónde deberían colocarse los borradores de informes? ¿Cómo se mantendrá al día con las actualizaciones de los informes? ¿Qué plataforma utilizarás para recordar hitos y plazos?
Y, quizás lo más importante, ¿qué canal utilizará para qué tipo de comunicación? Si utiliza una función de chat en vivo, ¿tiene canales separados para cada proyecto, equipo o tema? ¿Tiene uno separado para la interacción social? ¿A qué horas deben estar disponibles los miembros del equipo para participar en chats u otros tipos de comunicación?
Una vez que haya identificado estos procesos, hay uno más que considerar: cómo capacitará a los empleados nuevos y existentes en ellos. ¿Esta actividad será responsabilidad de recursos humanos? ¿Del líder del equipo? ¿De un miembro del equipo? ¿Cuánto tiempo debería tomar? ¿Qué se debe incluir en la formación?
Mejor colaboración para un mayor éxito
La colaboración significa que los miembros del equipo pueden tener un mayor impacto juntos que si lo hicieran solos. Es por eso que las empresas que avanzan hacia objetivos específicos deben respaldar una colaboración exitosa y brindar a los equipos las herramientas que necesitan para transferir estrategias locales a entornos remotos.
