Las 5 mejores herramientas para colaborar con tu equipo en un entorno remoto

Tiempos sin precedentes han remodelado el paradigma laboral tradicional, dando paso a una era que habría sido inimaginable hace apenas unos años. La ubicuidad de Internet de alta velocidad y la tecnología de vanguardia ha alentado a las empresas a aventurarse más allá de los límites familiares de las oficinas físicas y adentrarse en el ámbito ilimitado del trabajo remoto. Hoy vamos a profundizar en esta nueva normalidad: el trabajo remoto.

Lanzado por gigantes tecnológicos globales, especialmente empresas de desarrollo de software, y luego adoptado por empresas con visión de futuro en todas las industrias (ayudadas en gran parte por COVID-19), el trabajo remoto es más que una simple tendencia; es un salto evolutivo en la forma en que operan las empresas. Sin embargo, comprender su mecanismo va más allá de simplemente enviar a los empleados a casa con sus computadoras portátiles. Una verdadera comprensión requiere examinar sus implicaciones para la dinámica del trabajo en equipo, las métricas de productividad y la seguridad empresarial, especialmente cuando se gestionan equipos de desarrollo de software.

En esencia, el trabajo remoto eficaz depende intrínsecamente de una colaboración sólida entre los miembros del equipo repartidos a través de fronteras geográficas, algo similar a lo que hacen los directores de orquesta sinfónica que garantizan que cada músico desempeñe su papel a la perfección, incluso si no todos están presentes dentro de las cuatro paredes de un auditorio.

Para los directores ejecutivos, directores financieros e inversionistas, resulta imperativo comprender cómo los equipos de software colaboran de manera eficiente en estos entornos dispersos manteniendo al mismo tiempo niveles de productividad comparables (si no superiores) a las configuraciones convencionales. Deben navegar con éxito en este laberinto digital para tomar decisiones poderosas: asignaciones de inversión para las herramientas adecuadas o evaluación de los “costos de personal” frente a los ingresos a medida que la fuerza laboral cambia las ubicaciones de las salas de reuniones de las oficinas a salas de estar acogedoras.

A continuación presentamos cinco herramientas que se han vuelto esenciales para el trabajo remoto.

Herramienta n.º 1: Zoom: la sala de reuniones virtual

A medida que los gerentes de proyectos y los desarrolladores senior lideran cada vez más equipos remotos en este entorno empresarial dinámico, una herramienta de software que sin duda se gana un lugar en nuestra lista de las cinco principales es Zoom.

Mire, todos aprendimos de primera mano lo fantástico que era Zoom cuando nuestros hijos pasaron todo un año escolar aprendiendo con la plataforma (o soluciones similares). Si Zoom puede usarse para administrar un salón de clases de preadolescentes, puede manejar casi cualquier cosa que exista.

Más allá de ser una aplicación de videoconferencia más, Zoom ha ganado rápidamente reconocimiento como un centro confiable para simular de forma remota una experiencia en la sala. Sin embargo, lo que lo distingue y lo hace particularmente interesante para quienes toman decisiones son sus características diseñadas pensando en la colaboración en equipo.

Las discusiones naturalmente estructuradas son el sustento de los procesos de toma de decisiones estratégicas en cualquier empresa. Con una interfaz de usuario (UI) altamente intuitiva, Zoom facilita esto al brindar opciones sólidas, como grabar reuniones, una característica que resulta extremadamente beneficiosa cuando se trata de temas complejos que requieren revisiones repetidas o para las partes interesadas que no pudieron participar debido a restricciones de zona horaria. .

En términos de promover sesiones productivas de lluvia de ideas entre sus equipos repartidos en diferentes geografías y momentos, nuevamente, algo fundamental para los avances innovadores de cualquier negocio, la funcionalidad de la sala de reuniones funciona excepcionalmente bien.

Al dividir a sus participantes en grupos más pequeños en una sola llamada, realmente puede aumentar la interacción mientras mantiene el control sobre la coordinación. Su elemento visual le ayuda además a presentar conversaciones basadas en datos sobre patrones de crecimiento financiero o tendencias tecnológicas que afectan sus inversiones.

Zoom también ofrece oportunidades para integrarse con otras herramientas de software comúnmente utilizadas en los lugares de trabajo, como Outlook, Google Calendar y Slack, para que los usuarios puedan realizar funciones desde programar reuniones hasta enviar recordatorios sin salir de ninguna de las plataformas, lo que sin duda aumenta la eficiencia.

Cuantas más personas participen se traducirá directamente en una mayor complejidad a la hora de navegar por las respuestas de los participantes durante las reuniones virtuales. ¡Piense en reuniones de relaciones con inversores o conferencias telefónicas trimestrales de revisión financiera! Aquí es donde las funciones avanzadas como silenciar/activar el silencio de los participantes de forma selectiva resultan útiles, lo que mejora el control general de los seminarios web en comparación con las conferencias telefónicas tradicionales con funcionalidad limitada y, cuando se combina con la sencilla capacidad de compartir pantalla, garantiza que todos estén literalmente en la misma página.

Los problemas de privacidad que a menudo se consideran críticos se han abordado mediante cifrado de extremo a extremo, lo que garantiza que las discusiones delicadas sigan siendo confidenciales.

Esto, junto con controles administrativos integrales, permite una personalización y adaptabilidad increíbles sin sacrificar la seguridad. Es una solución que ha demostrado ser invaluable durante la pandemia y se ha ganado con razón su lugar como la aplicación para reuniones predeterminada.

Herramienta n.º 2: Slack: el enfriador de agua digital

Como segunda herramienta de nuestro quinteto de software de colaboración remota, le presentamos Slack , a menudo llamado el "enfriador de agua digital" para empresas modernas y de nueva creación. Mientras que los lugares de trabajo convencionales tenían un dispensador de agua alrededor del cual fluía la creatividad y brotaban las ideas, los espacios de trabajo digitales de hoy tienen Slack. Pero es mucho más que un simple punto de congregación virtual; tiene como objetivo modernizar la comunicación dentro de una organización.

Slack remodela la forma en que interactúan los equipos, creando un espacio organizado donde las conversaciones no solo son posibles, sino que también se fomentan ampliamente en todas las geografías y departamentos. Como director ejecutivo o inversor, esto promueve la transparencia en las operaciones que contribuyen significativamente a los procesos de toma de decisiones.

La fortaleza de Slack radica en su capacidad para modos de comunicación sincrónicos (en tiempo real) y asincrónicos, abarcando múltiples canales dedicados a temas específicos u objetivos departamentales. De hecho, los miembros del equipo pueden sumergirse directamente en las discusiones en curso sin tener que desplazarse por largos hilos de correo electrónico, lo que ahorra un tiempo precioso en rutinas improductivas.

Un aspecto esencial es que, al tiempo que promueve la interacción en tiempo real, evita distracciones, permitiendo suspender las notificaciones durante tareas de foco profundo o fuera del horario laboral, promoviendo así una mayor productividad a nivel individual.

Lo que consolida aún más su reputación como una de las mejores herramientas en sustratos remotos son sus sólidas integraciones con varias otras aplicaciones ampliamente utilizadas en todas las industrias: Google Drive para fines de almacenamiento, Zoom para necesidades de videoconferencia, etc., lo que permite a los directores ejecutivos y directores financieros acceder de manera continua a varias funcionalidades. bajo una interfaz común, ¡directamente desde el sofá de tu escritorio!

Otra característica interesante de Slack hace la vida más fácil, especialmente cuando interactúas con proveedores de servicios fuera de tu flujo de trabajo habitual: las cuentas de invitado. Permiten que cualquier persona que no forme parte de la red de su espacio de trabajo interactúe sin comprometer los protocolos de seguridad, lo que garantiza la continuidad del negocio y al mismo tiempo protege la integridad de los datos corporativos.

Y no olvidemos lo fácil que es integrar nuevas soluciones con Slack. He visto algunos casos de uso excelentes, como tener bots que informan periódicamente el estado de ciertos servicios (y en algunos casos, bromean con otros empleados, aunque no lo respaldo).

Por último, pero no menos importante, no se puede ignorar la importancia que hoy en día los inversores conceden al análisis de datos. Si necesita datos, Slack también lo cubre. Se destaca por sus poderosas utilidades de análisis que brindan información sobre el compromiso de los empleados y el uso del espacio de trabajo, ya sea que colaboren principalmente a través de mensajes directos o dentro de canales. Esto es una bendición tanto para la gestión como para RR.HH., y es un gran aliado a la hora de tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y las responsabilidades de las funciones.

Herramienta n.º 3: Jira: el gestor de proyectos online

Jira es una innovadora herramienta de gestión de proyectos desarrollada por Atlassian que ofrece potentes funciones para optimizar su proceso de desarrollo de software. No se trata sólo de gestionar tareas; se trata de empoderar a los equipos e impulsar el crecimiento empresarial.

El poder de la metodología ágil

Uno de los aspectos destacados de Jira es su capacidad para ofrecer soporte integrado para la metodología Agile. Agile se ha convertido en sinónimo de desarrollo de software moderno debido a su énfasis en la flexibilidad, adaptabilidad y mejora continua. Con los sólidos tableros Scrum y Kanban de Jira, los equipos pueden visualizar su flujo de trabajo mejor que nunca y realizar un seguimiento fácil del progreso en cada paso.

Esta visibilidad garantiza que todos sepan lo que deben hacer a continuación: ¡no más plazos incumplidos ni tareas desatendidas! Además, como líderes dentro de su organización o inversores potenciales que buscan marcadores de eficiencia en las empresas en las que invierten, este nivel de transparencia proporciona información valiosa sobre los niveles de productividad del equipo.

Colaboración y comunicación en tiempo real

Jira promueve la colaboración en tiempo real entre desarrolladores a través de paneles compartidos que muestran actualizaciones en vivo sobre el estado de las tareas. Con estos canales de comunicación instantánea disponibles en la propia plataforma, las malas comunicaciones se convierten en cosa del pasado, ¡lo que lleva a un mejor rendimiento general!

Muchas integraciones

Otra característica atractiva que distingue a Jira de otras herramientas de gestión de proyectos es su amplia capacidad de integración con herramientas de desarrollo populares como Bitbucket y Confluence, junto con plataformas de servicio al cliente como Service Desk. Esto significa que toda la información relevante permanece centralizada, lo que reduce las ineficiencias causadas por los datos dispersos en múltiples plataformas y, por lo tanto, ¡ahorra tiempo y recursos!

Flujos de trabajo personalizables y escalabilidad

Cada empresa opera de manera diferente dependiendo de sus necesidades específicas; por lo tanto, la personalización se vuelve crucial a la hora de elegir cualquier herramienta/software para sus operaciones. JIRA permite a los usuarios personalizar los flujos de trabajo de acuerdo con sus requisitos específicos, garantizando así la máxima compatibilidad con los procesos existentes sin necesidad de revisiones importantes.

Además, ya sea que esté dirigiendo una startup o liderando una empresa multinacional, siempre se debe considerar la escalabilidad al invertir en nuevas soluciones tecnológicas. Y aquí JIRA no decepciona, ya que ofrece planes adaptados a empresas en diferentes etapas, ¡garantizando la viabilidad a largo plazo a medida que crece!

Herramienta nº4: Google Drive: el archivo basado en la nube

Ingrese a Google Drive , la cuarta herramienta que incluiremos en nuestra lista de herramientas esenciales para equipos remotos y un poderoso "archivador" basado en la nube. Está diseñado no sólo para almacenar sus archivos de forma segura, sino también para una colaboración en línea fluida, lo que aumenta los niveles de eficiencia entre diversos equipos que trabajan en varios rincones del mundo.

Google Drive ofrece varios beneficios que lo convierten en una opción ideal a la hora de elegir herramientas de colaboración. En primer lugar, como parte de G-Suite (esencialmente un paquete de las aplicaciones más populares de Google, como Gmail, Hangouts, Meetings y Docs), puede integrarse perfectamente con programas que probablemente ya utilice. Esta integración reduce la fricción entre plataformas, lo que ahorra tiempo dedicado a aprender nuevas funciones de software o cambiar entre diferentes servicios.

Para aquellos preocupados por los problemas de seguridad que presenta el almacenamiento en la nube, ¡no temáis! Con controles de acceso de nivel empresarial respaldados por su tecnología de cifrado altamente confiable para el tránsito y almacenamiento de datos, sus datos corporativos confidenciales están protegidos de forma segura.

Si bien almacenar archivos importantes de la empresa puede parecer una tarea difícil cuando se trabaja de forma remota, se vuelve mucho más sencillo con Google Drive al centralizar todos los elementos esenciales en un solo lugar, mitigando los riesgos involucrados. Por supuesto, ninguna solución en la nube puede protegerlo de errores humanos, por lo que su equipo debe estar bien versado en ciberseguridad y mejores prácticas.

Dicho esto, Drive es una herramienta extremadamente fácil de usar diseñada para proporcionar una navegación intuitiva tanto para expertos como para entusiastas de la tecnología. En otras palabras, Google ha hecho un trabajo fantástico al brindar una experiencia de usuario amigable y segura.

Una característica crucial que a menudo se pasa por alto es su sólida función de búsqueda. Con terabytes de datos, es fácil perder la pista de nuestros registros. Sin embargo, el motor de búsqueda integrado simplifica la búsqueda según el tipo de archivo, la fecha de modificación, quién modificó qué archivo, etc.

Herramienta n.° 5: Asana: el capataz del trabajo remoto

En esta era digital, si personificáramos los programas de software, Asana sin duda pasaría por el capataz por excelencia en la gestión de fuerzas laborales remotas. Esta gigantesca herramienta integra organización profesional con capacidades de ejecución estelares.

La eficiencia operativa es el núcleo de cualquier organización exitosa, independientemente de su tamaño y extensión geográfica. Una faceta clave para mantener la productividad es la coordinación eficaz del equipo y la supervisión sin complicaciones del progreso de las tareas. Entra Ásana ; satisface estas necesidades y al mismo tiempo aprovecha el potencial de su fuerza laboral remota.

Una característica destacada con la que Asana mantiene a las partes interesadas bajo control es su solución de hoja de ruta de proyectos visualmente atractiva llamada Timeline. Esta oferta innovadora crea un cronograma interactivo que permite una planificación rigurosa para proyectos complejos y a largo plazo al seguir de cerca el progreso dentro de cronogramas predeterminados.

Para los altos ejecutivos que necesitan una visión general de los cronogramas y plazos de sus equipos en múltiples unidades de negocios o industrias, Timeline ofrece información sin precedentes sobre la asignación de actividades y, al mismo tiempo, divide las grandes empresas en miniproyectos manejables.

Mientras tanto, los portafolios, otra característica distintiva de Asana, ayudan a los directores ejecutivos a mantener una alineación multifuncional entre equipos dispersos. Proporciona visibilidad en tiempo real de las iniciativas estratégicas, multiplicando las variedades de transparencia y al mismo tiempo permitiendo la redirección o recalibración cuando sea necesario: una gran victoria para corregir el rumbo de la inversión.

Los directores financieros se beneficiarán especialmente de los informes de investigación personalizados. Asana facilita la toma de decisiones basada en datos al filtrar datos detallados extraídos de múltiples proyectos simultáneamente, simplificando las tareas de gestión financiera en medio del caos que surge durante el trabajo remoto.

Maximizar la eficiencia: cómo utilizar mejor estas herramientas

Estas plataformas desempeñan un papel considerable en el aumento de la productividad. Sin embargo, no basta con seleccionarlos en función de las funciones que ofrecen. Es igualmente importante comprender cuál es la mejor manera de utilizarlos para lograr el máximo impacto.

A continuación se ofrecen ideas clave sobre cómo aprovechar estas herramientas de manera eficiente.

Integración efectiva : la mayoría del software de colaboración en equipo permite la integración con otras aplicaciones que no forman parte del conjunto de funciones, como sistemas CRM o software de automatización de marketing; Estas integraciones se pueden utilizar para optimizar su flujo de trabajo y crear transiciones más fluidas entre diferentes tareas o departamentos.

Recuerde que a medida que introduce más software, aumentamos la cantidad de cosas a las que debemos prestar atención. Encontrar formas de reducir o centralizar nuestras diferentes soluciones realmente ayuda tanto a los empleados como a los gerentes a mantener su trabajo organizado.

Sesiones de formación periódicas : las lagunas en las habilidades de los empleados pueden ralentizar significativamente el progreso del trabajo al implementar nuevas soluciones tecnológicas colaborativas. Las sesiones de capacitación periódicas garantizan que todos comprendan la funcionalidad básica y avanzada de la aplicación, lo que ayuda a mejorar las tasas de productividad en todos los niveles de los empleados.

Establecer protocolos de comunicación claros : reglas claras evitarán el uso indebido de su herramienta de comunicación, ya sea mediante una subutilización o sobrecargando a los compañeros de equipo con mensajes innecesarios, lo que lleva a una sobrecarga cognitiva.

Gestión de datos centralizada : el uso adecuado significa garantizar que la información esencial esté centralizada en lugar de distribuirse en múltiples hilos de chat o correos electrónicos. Por ejemplo, el uso de paneles de proyectos en herramientas de gestión de proyectos garantiza que todos los datos importantes se almacenen cómodamente, manteniendo a todos informados sobre el estado de las tareas en todos los proyectos. Haré un mal uso del viejo lema de Python: "Lo explícito es mejor que lo implícito". En otras palabras, hacer que la información sea lo más explícita y fácilmente accesible posible.

Identificación de posibles cuellos de botella : el uso activo de análisis debería ayudar a determinar qué áreas necesitan mejorar y, al mismo tiempo, resaltar aquellas que están funcionando excepcionalmente bien, lo que le ayudará a tomar decisiones informadas sobre futuras actualizaciones, extensiones o adiciones.

Promover una cultura abierta: las herramientas deberían simplificar el proceso de retroalimentación. En condiciones remotas, tener una política de comunicación abierta es extremadamente importante, y si eso no sucede por algún motivo, es hora de revisar la cultura de su empresa. Muchas empresas enfrentan problemas de comunicación porque los empleados aún pueden acercarse a los cubículos de sus colegas y hacer preguntas, algo que no sucederá en entornos remotos.

Evitar la fatiga digital: equilibrar el trabajo y el descanso en un entorno remoto

La fatiga digital puede dañar los niveles de productividad de su equipo si no se controla e incluso provocar agotamiento. Entonces, ¿cómo se puede evitar esto?

Fomente la comunicación sostenible : optimice los canales de comunicación como Slack en lugar de contribuir a agotadores hilos de correo electrónico para ahorrar tiempo y reducir el estrés a los ojos de sus empleados.

Emplear automatización inteligente : la delegación no debería pertenecer únicamente a los humanos; Emplear automatización inteligente siempre que sea posible puede reducir significativamente las tareas mecánicas que crean monotonía durante las horas productivas.

Adoptar la Técnica Pomodoro : Promover sprints cortos enfocados en completar tareas puntuadas por descansos necesarios que estimulen la recuperación mental (comúnmente conocida como técnica Pomodoro). Este enfoque mejora el rendimiento cognitivo al tiempo que asimila el descanso en el flujo y reflujo de las rutinas de la oficina.

Fomentar las horas de "cortar el cable" : Fomentar las horas de "cortar el cable" ayuda a crear una cultura saludable en la que los empleados apagan sus dispositivos después del trabajo sin miedo, lo que reduce significativamente las tasas de agotamiento y al mismo tiempo aumenta la creatividad, a menudo asfixiada debido al agotamiento por la exposición digital prolongada.

Aproveche las herramientas basadas en inteligencia artificial : productos como Time Doctor generan informes de diagnóstico sobre los hábitos de uso de la computadora, lo que ayuda a las personas a adoptar prácticas más saludables, lo que resulta en una disminución del esfuerzo físico y un mayor equilibrio necesario para obtener resultados de calidad constante.

Implemente actividades de equipo inmersivas: practique actividades que involucren múltiples entradas sensoriales, como ejercicios virtuales de formación de equipos utilizando herramientas de realidad virtual o colaboraciones orientadas a soluciones a través de herramientas de pizarra interactiva. Agregue un poco de sabor y diversión al trabajo; Puede que una sala de realidad virtual no sea tan eficiente como una sala de reuniones, pero es mucho más divertida para todos los involucrados.

Mira, la verdad es que no importa qué tipo de herramienta estés usando: incluso el mejor software está condenado al fracaso si sus usuarios no interactúan con él de manera responsable, productiva y saludable. El correo electrónico prevalecerá sobre el uso compartido de la nube si su equipo no comprende por qué es una mala idea compartir docenas de archivos por correo electrónico en lugar de una solución centralizada. En otras palabras, la mejor herramienta para colaborar con tu equipo es tener un equipo que conozca y comprenda el poder de estas herramientas.