La colaboración depende de una comunicación sólida. Si sus equipos tienen dificultades para comunicarse, estos métodos pueden resultarle útiles.
Según Brosix, el 40% de los empleados en todo el mundo sienten una falta de comunicación y colaboración dentro de su empresa. Al mismo tiempo, el 33% de la fuerza laboral global cree que hay una falta de transparencia en las comunicaciones internas.
El Informe McKinsey afirma que los equipos bien conectados son entre un 20% y un 25% más productivos.
Finalmente, un Informe Gramatical sobre el Estado de las Comunicaciones Empresariales encontró que una comunicación deficiente cuesta a las empresas estadounidenses más de 1.200 millones de dólares al año (o 12.506 dólares por empleado).
Dejemos que eso se asimile por un momento. Cuando una empresa no logra capacitar a sus empleados para que se comuniquen y colaboren bien, puede perder ganancias considerables. Ninguna empresa podría sobrevivir a semejante pérdida durante un período prolongado. Y, sin embargo, las empresas no prestan tanta atención como deberían a la colaboración y comunicación de su equipo.
En otras palabras, si sus equipos no se comunican exitosamente, su empresa está perdiendo productividad y rentabilidad.
¿Pero qué puedes hacer?
En primer lugar, hablamos de equipos remotos, que ofrecen desafíos especiales. Verás, aquellos equipos que trabajan internamente probablemente ya se estén comunicando bien. Tampoco necesitan depender de herramientas especiales que les permitan comunicarse. Los compañeros de equipo pueden simplemente ir a las oficinas de los demás y discutir. Sin embargo, los equipos remotos presentan un conjunto diferente de desafíos que debes superar.
Profundicemos y veamos qué puede hacer para mejorar la comunicación entre sus equipos remotos.
Las zonas horarias pueden ser problemáticas
Una de las primeras cosas que debe considerar es que es posible que no todos sus equipos remotos estén en la misma zona horaria. ¿Cómo se gestionan equipos remotos en zonas horarias? Sólo en Estados Unidos hay seis zonas horarias diferentes. En América del Sur hay cinco zonas horarias diferentes. En todo el mundo, hay un total de 24 zonas horarias diferentes, por lo que la probabilidad de que sus equipos remotos no estén en la misma zona horaria que usted es muy alta.
Debe tener esto en cuenta al programar reuniones y otros eventos. Piénselo de esta manera: es posible que tenga un gerente en una zona horaria y tres equipos remotos diferentes en otra. Si su gerente decide convocar una reunión y programarla a una hora que le resulte conveniente, pero puede provocar que los equipos remotos tengan que reunirse a altas horas de la noche, esos equipos no estarán contentos.
Ésta es una situación en la que las necesidades de muchos deben superar las necesidades de unos pocos. El que debería molestarse debería ser el entrenador, no los equipos. De lo contrario, estos equipos no estarán contentos (en el mejor de los casos).
No requiera que equipos remotos asistan a reuniones internas
Algunas empresas requieren equipos remotos para asistir a reuniones internas. Claro, estas empresas pueden permitirse los gastos de viaje, pero la verdad es que la molestia de viajar a la oficina para una reunión que podría haberse realizado por correo electrónico puede resultar muy frustrante.
Cuando se enfrente a la necesidad de realizar una reunión interna, configúrela para que los equipos remotos puedan participar de forma remota. Después de todo, para eso están los servicios como Zoom. Aunque esta reunión es anual y ofrece información (y experiencias de aprendizaje) muy importante, obligar a estos equipos remotos a asistir en persona puede ser una lucha para algunos.
Hablando de eso…
Si esta reunión puede ser un correo electrónico
Pregúntele a su equipo si preferirían leer un correo electrónico extenso que sentarse en una reunión. Descubrirá que la gran mayoría de su equipo dirá que prefiere leer el correo electrónico.
Esto sucede con más frecuencia de lo que probablemente esté dispuesto a admitir. En muchos casos, una reunión de equipo no es una oportunidad para la colaboración, sino una oportunidad para que un gerente o un miembro senior monologue sobre cosas de poca relevancia. Esta información podría haberse difundido por correo electrónico en lugar de mantener a los empleados como rehenes en una sala de reuniones (o en Zoom). Centrarse en la eficiencia. Existen muchas prácticas para gestionar equipos de TI distribuidos, y la comunicación oportuna y concisa es clave para mantenerla simple y directa.
Ofrezca un enfriador de agua virtual
El chat sobre enfriadores de agua existe desde hace décadas y sirve como una forma para que los profesionales hablen sobre temas no relacionados con el trabajo. Es posible que las personas quieran hablar sobre su club de fútbol favorito, política, juegos, mascotas o cualquier tema al azar.
Esto une a los miembros de su equipo con una camaradería que no obtienen en las reuniones estándar. El problema es que los chats más fríos no son exactamente posibles para equipos remotos a menos que les brindes los recursos para albergarlos.
Puedes utilizar Slack para la comunicación en equipo. Si es así, cree un canal abierto de Water Cooler para que sus equipos remotos conversen sobre los temas que consideren oportunos. Por supuesto, es posible que deba monitorear estos dispensadores de agua para ayudar a prevenir el acoso o la discusión de temas que algunos pueden considerar delicados.
Establezca reglas básicas para estos canales virtuales de Water Cooler y asegúrese de hacerlas cumplir. Pero sepan que este espacio contribuirá en gran medida a fomentar el espíritu de equipo y la colaboración.
Incluso puedes organizar concursos de trivia periódicamente en estos canales y regalar premios. No hay límite para lo que un dispensador de agua virtual puede hacer por la camaradería de su equipo.
Invierta en las herramientas necesarias
Es posible que sienta que los equipos remotos no son un canal viable para gastar el valioso dinero del presupuesto. Sin embargo, si desea que estos equipos se comuniquen y colaboren exitosamente, tendrá que gastar dinero.
Esto significa invertir en software y/o hardware para mejorar la comunicación del equipo. Es posible que deba pagar por Slack o alguna otra herramienta de comunicación/colaboración basada en la nube.
Si su empresa simplemente no tiene el presupuesto financiero, siempre puede optar por una solución de código abierto, como Rocket.chat. Sin embargo, tenga en cuenta que con estas soluciones, sus administradores o departamento de TI tendrán que invertir tiempo no solo para implementarlas sino también para mantenerlas funcionando sin problemas.
Fomentar las conexiones personales
Una de las mejores cosas que puede hacer es animar a sus equipos remotos a fomentar conexiones personales con otros miembros. Cuando las amistades comiencen a desarrollarse entre los miembros del equipo, estos empleados estarán mucho más dispuestos a hacer un esfuerzo adicional para comunicarse y colaborar entre sí.
Esto también fomentará una mayor diversión durante las reuniones. La risa es una excelente manera de unir a los empleados. A medida que estos miembros del equipo desarrollen conexiones personales, las reuniones serán más agradables para todos los involucrados.
Conclusión
Mejorar la comunicación con sus equipos remotos no sólo beneficiará la colaboración, sino que también contribuirá en gran medida a beneficiar a su empresa en su conjunto. La buena noticia es que aumentar la comunicación entre equipos remotos no es tan desafiante como probablemente piensa. Aún mejor, probablemente ya tengas todas las herramientas que necesitas para hacer esto. Al final, sólo hará falta un poco más de tiempo y esfuerzo para que esto se haga realidad.
