Un proyecto fallido es una pérdida de tiempo y recursos. Afortunadamente, esto se puede evitar con paciencia y resiliencia. Con la estrategia adecuada, casi cualquier proyecto puede salvarse.
No todos los proyectos pueden ser un éxito, pero perder un proyecto siempre resulta costoso en términos de tiempo y recursos. Si bien a veces lo mejor que puedes hacer es desconectarlo, no es algo que debas hacer sin luchar primero.
Si notas que un proyecto está fallando, en lugar de finalizarlo inmediatamente, piensa primero en qué puedes hacer para salvarlo. Por supuesto, hay muchas razones por las que los proyectos fracasan, pero también hay muchas formas de salvarlos. Aquí, presentaremos cinco consejos sobre los pasos que puede seguir para rescatar un proyecto en dificultades y hacerlo valioso para su organización.
1. Plantéelo como un problema
No hay manera de aliviar la situación: un proyecto fallido es un problema. El primer paso es aceptar este hecho. El segundo paso es diagnosticar qué tipo de problema está experimentando. Esto es lo que los psicólogos cognitivos llaman encuadre del problema.
Por definición, un problema es una situación en la que tienes A) un estado inicial (donde se encuentra ahora tu proyecto), B) un estado final (recuperación del proyecto), C) un conjunto de obstáculos que impiden un cambio de estado (la condición que te pone en la situación actual) y D) un conjunto de posibles comportamientos que te ayuden a superar estos obstáculos.
Un problema se considera bien estructurado cuando se definen claramente los 4 elementos mencionados anteriormente. En cambio, si falta al menos uno de los elementos, lo que tienes es un problema desestructurado.
Los problemas bien estructurados tienen más probabilidades de resolverse, suponiendo que al definir cada elemento ya se están delineando estrategias. Desafortunadamente, la mayoría de los problemas no están tan estructurados como le gustaría.
En algunos casos, es posible que le falte información importante, mientras que en otros puede estar asumiendo que la información es más o menos relevante de lo que realmente es. En lugar de buscar una solución prematuramente, es necesario evaluar la situación de la manera más objetiva posible.
A veces, guardar un proyecto puede parecer imposible. Esto sucede con mayor frecuencia cuando te concentras en el objetivo final. Es como intentar perder peso: perder unos cuantos kilos parece más probable que perder cien kilos. Pero si lo hace pieza por pieza y divide la estrategia de pérdida de peso en componentes manejables, el objetivo final se vuelve más manejable y realista.
En lugar de darse por vencido, intente plantear el problema con su equipo como una serie de pasos más pequeños. A esto se le llama escalar la montaña.
Piense en un escalador que intenta alcanzar la cima del Everest. No se centran en la cima, sino en el camino que hay por delante. Los escaladores son tácticos y constantemente toman decisiones sobre qué ruta tomar. Saben con certeza que algunas rutas son más seguras que otras, incluso si llevan más tiempo o requieren una evacuación de la montaña.
Y eso está bien. Siempre que termines en un lugar más cercano (o te ayude a acercarte) a la cima, te irá bien. Toma en serio esta lección y aplícala a tu proyecto. Pregúntate cuál es el obstáculo inmediato, resuélvelo y busca el siguiente obstáculo.
La ruta más larga puede implicar no cumplir con una fecha límite, pero es una pérdida aceptable cuando la alternativa es descartar el proyecto por completo.
2. Reestructura tu equipo
A veces, el conjunto de habilidades de un equipo simplemente no se alinea con la naturaleza de un proyecto, incluso cuando ese mismo equipo haya logrado con éxito sus objetivos en el pasado. Quizás su metodología no esté dando los resultados esperados. Quizás no tengan las habilidades técnicas. O tal vez no tengan el liderazgo adecuado para el proyecto actual.
Cualquiera sea el caso, reestructurar un equipo es una solución, pero no puede tomarse a la ligera. Si bien una reestructuración no significa necesariamente un despido (independientemente de la mala reputación que tenga la palabra), sí implica un cambio en la dinámica del equipo que puede causar más daño que bien.
La reestructuración puede significar cualquier cosa: aportar sangre nueva al proyecto, reorganizar la carga de trabajo, cambiar el liderazgo o incluso reducir el personal. ¿Cómo reestructuras tu equipo?
Este es un tema complicado, ya que diferentes cuestiones requerirán diferentes reestructuraciones. Para decidir es necesario hacer un diagnóstico, tratando de encontrar las cuestiones fundamentales detrás de su proyecto fallido. Técnicas como la espina de pescado de Ishikawa (diagramas causales que intentan descubrir la razón por la que ocurrieron los eventos) son excelentes herramientas que pueden ayudarlo a comprender mejor la situación.
Sin embargo, un consejo general: confía en tu equipo y entrevístelos. Las personas más cercanas al proyecto tienen una perspectiva interna que le ayudará a ver los problemas desde una perspectiva diferente. Pueden ayudarle a descubrir el problema y las posibles soluciones. Encuentra el equilibrio entre lo que ves desde fuera y lo que ellos creen que está pasando.
La reestructuración es siempre un riesgo. Dependiendo de la persona, adaptarse a un nuevo flujo de trabajo puede ser un desafío en sí mismo. Si elige reestructurar, asegúrese de que su equipo comprenda por qué sucede esto y trate de que el proceso sea lo más gradual posible. Considere también soluciones a corto plazo, como incorporar talento externo mediante el aumento de personal o modelos independientes. Pueden ayudarle a llenar los vacíos.
3. Consultar
De hecho, puede que no sea necesaria una reestructuración completa del equipo si unos pocos cambios importantes pueden hacer que el proyecto vuelva a encarrilarse. A veces, un experto puede aportar perspectiva a un equipo que tiene dificultades con un proyecto.
Un consultor es un gran activo cuando su equipo no tiene las habilidades y/o conocimientos necesarios para lograr los objetivos de su proyecto. Pueden proporcionar conocimientos y experiencia, facilitar el flujo de trabajo de su equipo y ayudarlos a crecer y ampliar su conjunto de habilidades.
Un equipo que tiene problemas para adaptarse a las nuevas tecnologías o que tiene dudas constantes sobre la naturaleza de su negocio son señales claras de que debería considerar contratar un consultor.
A diferencia de la reestructuración, un consultor es una solución relativamente inofensiva, ya que su impacto en la dinámica del equipo tiende a ser bastante pequeño en comparación. El trabajo del consultor suele durar relativamente poco, ya que cuanto más crece el equipo, menos se necesita. Pueden brindar capacitación sobre una herramienta específica o brindar nuevos conocimientos basados en su experiencia en su mercado. Por ejemplo, tal vez haya un paso que siempre ha dado simplemente porque así lo ha estado haciendo su organización durante décadas. El consultor puede ayudarle a ver que esto es innecesario.
Si el equipo necesita la ayuda del consultor durante períodos prolongados, considere la inversión; a largo plazo, puede ser una mejor solución para reestructurarse.
4. Subcontratar el proyecto
A veces sólo necesitas saber cuándo dejarlo, y no, con eso no nos referimos a matar el proyecto, sino a ponerlo en manos de otras personas. La subcontratación es una solución poderosa que puede ayudar a transformar su proyecto.
Está bien aceptar que a veces un equipo no está a la altura. Como dijimos antes, incluso los mejores equipos pueden afrontar proyectos para los que no están preparados. En estos casos, la mejor opción es buscar ayuda externa.
Hay dos formas de abordar esto: hacer que los dos equipos trabajen lado a lado (que es, con diferencia, el mejor escenario) o relegar todo el proyecto a su solución subcontratada. Este último modelo es más adecuado para proyectos en los que falta tiempo, recursos y/o experiencia.
Si va a entregar el proyecto, asegúrese de que el nuevo equipo tenga tiempo suficiente para entrevistar al equipo anterior y repasar lo que ya se ha hecho. Este período de transición es extremadamente importante ya que facilitará el trabajo a largo plazo.
Sí, la subcontratación llevará tiempo, pero gracias a la tecnología moderna, incluidos los modelos de predicción de inteligencia artificial de vanguardia, las empresas de subcontratación pueden formar un equipo en un tiempo récord a partir de su grupo de candidatos para asumir su proyecto.
5. Prepárate para cualquier cosa
Puedes empezar a ver las señales de un proyecto fallido antes de que se vuelva complicado: retrasos menores, falta de comunicación, falta de claridad y entregas fallidas. Todo esto puede indicar que es posible que las cosas no vayan tan bien como quisiera.
Cree planes de contingencia desde el principio y mantenga una comunicación constante con sus equipos, luego comience a resolver los problemas antes de que se conviertan en un problema grave. La mejor manera de salvar un proyecto fallido es evitar llegar al punto en el que necesites rescatarlo.
Por supuesto, no siempre podemos predecir todos los peores escenarios. Las empresas no pudieron, por ejemplo, anticipar la pandemia y cómo afectaría a sus operaciones. Pero aún se podían ver señales de que las cosas estaban cambiando, como el hecho de que el comercio digital iba en aumento, mientras que las tiendas físicas perdían cada vez más atractivo. Este es el tipo de escenario que puede planificar, de modo que cuando suceda lo peor (como tener que cerrar sus tiendas debido a una pandemia catastrófica), aún podrá orientar su estrategia hacia el mundo digital.
Revitalizar este proyecto: resumirlo todo
Es cierto que no vale la pena salvar todos los proyectos. Y en algunos casos, por mucho que lo intentes, es posible que no puedas dar nueva vida a iniciativas fallidas. Pero en muchos casos, es posible que esté abandonando proyectos que se pueden salvar. Cuando hace el trabajo necesario y adopta sus habilidades y estrategias para la resolución de problemas, es muy posible que descubra que ese proyecto que pensaba que sería una pérdida de tiempo y recursos termine siendo exitoso.
