PROCEDIMIENTOS DE COMPRA:
Las declaraciones de políticas son pautas y deberían ser difíciles de entender. Es necesario evitar políticas extensivas y excesivas. La política de compras proporciona pautas y orientación en las siguientes categorías. Se define:
(a) Reglas de compra
(b) Conducta del personal de compras
(c) Objetivos empresariales sociales y minoritarios
d) Cuestiones operativas
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El procedimiento describe la secuencia de pasos que conducen a la finalización de una tarea identificada específica. El procedimiento de compra comprende los siguientes pasos como se muestra en la Fig.
procedimiento de compra1. Reconocimiento de la necesidad:
El inicio del procedimiento comienza con el reconocimiento de la necesidad por parte del sector necesitado. La queja se presenta al departamento de compras a través del Formulario de Solicitud de Compra prescrito enviado por la persona autorizada, directamente o a través del Departamento de Tiendas. La solicitud de compra especifica claramente los detalles como la especificación del material, la calidad y cantidad, el proveedor sugerido, etc. Generalmente, los artículos diversos y de uso común de bajo valor se compran para el inventario, mientras que los artículos más caros y especiales se compran de acuerdo con los programas de producción. . Generalmente, los ejecutivos de nivel corporativo son signatarios autorizados de tales demandas. Dichas compras son aprobadas por el Consejo de Administración. Se hace referencia a la aprobación en la solicitud y se envía una copia de la solicitud al secretario para fines de planificación general y presupuestación.
2. Selección de Proveedores:
El proceso de selección de proveedores implica dos aspectos básicos: buscar todas las fuentes posibles y enumerar las fuentes identificadas. La información completa sobre el proveedor está disponible en diversas fuentes, como directorios comerciales, anuncios en revistas especializadas, correo directo de proveedores, entrevistas con proveedores, vendedores, sugerencias de socios comerciales, visitas a ferias, participación en convenciones del sector, etc. Identificar cada vez más fuentes ayuda a seleccionar proveedores mejores y más rentables. Cabe señalar que el postor más bajo no siempre es el mejor postor. Cuando todo, excepto el precio, sea igual, se seleccionará el postor más bajo. Las consideraciones importantes en la selección son el precio, la capacidad de suministrar la cantidad requerida, el mantenimiento de los estándares de calidad, la situación financiera, etc. Tenga en cuenta que no es necesario seguir este proceso para todo tipo de compras. Para pedidos repetitivos y compras de artículos de bajo valor y lotes pequeños, generalmente se prefieren proveedores anteriores con buenos antecedentes.
3. Realizar el pedido:
Una vez seleccionado el proveedor, el siguiente paso es realizar la orden de compra. Orden de compra es una carta enviada al proveedor solicitando el suministro de dicho material. El departamento de compras prepara al menos seis copias de la orden de compra y el oficial de compras firma cada copia por separado. De estas copias, una copia se envía al almacén, al proveedor, a la sección de contabilidad, al departamento de inspección y al departamento de solicitudes y el departamento de compras conserva una copia para su registro.
4. Seguimiento de pedidos:
El procedimiento de seguimiento deberá utilizarse siempre que los costos y riesgos resultantes de retrasos en las entregas de materiales sean mayores que el costo del procedimiento de seguimiento. El procedimiento de seguimiento intenta garantizar que el proveedor confirme la orden de compra y se prometa la entrega. También es necesario revisar periódicamente los pedidos pendientes y comunicarse con el proveedor si es necesario. Por lo general, se realiza una solicitud de rutina al proveedor mediante el envío de una postal o circular impresa pidiéndole que confirme que la entrega está en camino o se realizará según lo acordado. En ausencia de respuesta o respuesta insatisfactoria, se podrá contactar al proveedor mediante carta personal, teléfono, telegrama y/o incluso visita personal.
5. Recepción e inspección de materiales:
El departamento de recepción recibe los materiales proporcionados por el proveedor. La cantidad se verifica y se calcula con la orden de compra. La recepción de materiales se registra en recibos o formularios de recibo especialmente diseñados, que también especifican el nombre del proveedor y el número de orden de compra. También registra cualquier discrepancia, estado de daño del envío o inferioridad de los materiales. El departamento de compras es informado inmediatamente después de la recepción de los materiales. Normalmente, se envía una copia del recibo al departamento de compras.
6. Pago de factura:
Cuando la mercancía se recibe en condiciones satisfactorias, se verifica la factura antes de aprobarla para el pago. Se revisa la factura para verificar que la mercancía ha sido debidamente autorizada para su compra, que ha sido correctamente encargada, que el precio se ajusta a los términos acordados, que la cantidad y calidad confirman el pedido, que los cálculos son aritméticamente correctos, etc.
7. Mantenimiento de registros:
El mantenimiento de registros es una parte importante de una función de compra eficiente. En las empresas industriales, la mayoría de las compras son pedidos repetidos y, por tanto, los registros pasados sirven como una buena guía para acciones futuras. Son muy útiles para decidir horarios de compra y seleccionar la mejor fuente de suministro.
8. Mantenimiento de relaciones con proveedores:
La cantidad y frecuencia de transacciones con los mismos proveedores clave proporciona una plataforma para que el departamento de compras establezca y mantenga buenas relaciones con ellos. Las buenas relaciones desarrollan confianza y seguridad mutuas con el tiempo, lo que resulta beneficioso para ambas partes. La eficiencia del departamento de compras se puede medir por el valor del fondo de comercio que tiene con sus proveedores.
