Si eres gestor de proyectos o capataz, ya conoces los quebraderos de cabeza que te provocan herramientas como WhatsApp, Excel y MS Project cuando intentas gestionar proyectos de alta repetición como hospitales, edificios de apartamentos y obras viales.
En uno de nuestros seminarios web recientes, Olivier Luxen, director senior de proyectos de un proyecto residencial, comparó la forma en que planificamos la construcción hoy en día con la forma en que lo hicimos en un viaje por carretera hace 40 años.
Planificas tu proyecto en MS Project y lo distribuyes, pero en cuanto surge un obstáculo tu planificación se vuelve obsoleta provocando estrés y confusión porque la información llega tarde.
Por lo tanto, es posible que rápidamente se encuentre enterrado en:
- innumerables mensajes de texto y correos electrónicos
- llamadas telefónicas innecesarias
- líneas de tiempo aisladas de MS Project
- Notificaciones de WhatsApp y hojas de cálculo de Excel
Muchos gerentes de proyectos y sitios nos dicen que necesitan dedicar hasta el 50% de su tiempo cada semana a la planificación. Esto podría consistir en recopilar información de múltiples fuentes y plataformas, asistir a reuniones interminables y realizar llamadas telefónicas que podrían haberse evitado en primer lugar.
En una serie de entrevistas que realizamos con gerentes de proyectos como usted, que trabajan en muchos proyectos repetitivos, identificamos algunos de sus mayores desafíos, a continuación:
- mantener la agenda actualizada (47%).
- tener insights y KPIs a partir de datos reales (30%).
- preguntándose constantemente "¿Qué falta?" (50+%).
Pero realmente no es tu culpa. Se te ha pedido que luches en esta batalla usando armas que no se adaptan a tus necesidades. Por muy buenos que sean, WhatsApp, Excel y MS Project no son adecuados para equipos de construcción y comunicación de proyectos.
Tiene su programa completo en un gran gráfico de papel, aprobaciones de documentos en diferentes hilos de correo electrónico, planes detallados en MS Project y notificaciones aleatorias que aparecen en WhatsApp. Por no hablar de toda la información compartida por teléfono que puede olvidarse fácilmente y nunca entregarse.
Trabajar en estas diversas aplicaciones es lo que le hace imposible realizar un seguimiento de su proyecto y comunicarse con su equipo de manera efectiva y oportuna. En otras palabras, esto es lo que impide entregar más rápido y, por tanto, más barato.
Cómo conectar con éxito a sus equipos de construcción durante el espectáculo en vivo
A estas alturas, está claro que la construcción es un proyecto que avanza rápidamente y cambia constantemente y que debe informarse diariamente. Como un tren de mercancías que toma un desvío. Puedes pensar que vas en una dirección, pero en realidad vas en la otra dirección.
Todo se reduce a esta idea: si sabes lo que sucede en el sitio, construyes mejor y más rápido. Y cuanto más rápido construya, mayores serán sus posibilidades de terminar dentro del presupuesto. Es por eso que deberías poner el programa en vivo en manos de tus equipos de construcción.
Para lograr esto, debe hacer lo siguiente:
1. Mueva su programación a la nube y diga adiós a los silos.
Todo lo mencionado anteriormente que también sufren tus equipos se puede evitar si mueves tu programa a la nube, como quizás ya lo hayas hecho con tus dibujos. De esta manera, puede brindar a los equipos de campo acceso al mismo cronograma en vivo y evitar tener que enviar tediosos correos electrónicos y mensajes de WhatsApp para validar los últimos cambios.
Todos trabajarán con la misma información y reaccionarán a las solicitudes en una ubicación centralizada. Sin embargo, para que esto suceda ya no es posible confiar en herramientas que no estén hechas para la construcción.
2. Reemplace MS Project y Excel con una herramienta específica para la construcción.
¿Qué pasaría si cada equipo pudiera compartir fácilmente su propio cronograma en tiempo real para evitar la confusión de enviar actualizaciones obsoletas y desconectadas por correo electrónico?
¿Qué pasaría si ahora pudiera conectar estos cronogramas a la nube para beneficiarse de una vista centralizada del progreso de las tareas en cascada, los bloqueos en el sitio o los problemas de entrega de materiales, y ver inmediatamente su impacto en su programa maestro y su finalización?
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Bueno, en realidad es posible. Pero debes dejar WhatsApp y Excel y extender tu MS Project a la nube.
Exactamente como lo hizo Matt Ghinn, director de proyectos de VolkerFitzpatrick. A Matt le resultaba difícil mantener una visión general del proyecto. Había presión sobre él para cumplir y necesitaba ejecutar un plan de proyecto hora tras hora sin tener una idea completa de lo que estaba sucediendo en el sitio. Los informes formales solo se realizaban cada 4 a 12 horas y esto significaba que los problemas de programación afectados no siempre se conocían hasta el final del turno de 12 horas, lo que provocaba retrasos en el proyecto. Estos retrasos inevitablemente perturbarían las actividades locales y, en la mayoría de los casos, provocarían retrasos en los proyectos.
“No llamamos, no usamos grupos de WhatsApp, no enviamos correos electrónicos. El programa está activo, está ahí y se capturan todos los datos del sitio”, afirma Matt Ghinn.
3. Priorizar la adopción local.
Una vez que haya encontrado la herramienta digital adecuada, es hora de empezar a centrarse en la adopción del sitio web. Muchos directores de proyectos y capataces de construcción se muestran reacios a implementar una nueva herramienta porque temen que sus equipos no tengan los conocimientos técnicos suficientes para adoptarla.
Pero eso realmente no debería ser un problema. La mayoría de las personas en el campo ya utilizan sus teléfonos inteligentes para ponerse al día con las últimas noticias sobre su equipo deportivo favorito, consultar su cuenta bancaria o simplemente acceder a Facebook. Dicho esto, no hay absolutamente ninguna razón por la que no puedan descubrir cómo utilizar una aplicación relacionada con la construcción que, en última instancia, hará su vida diaria mucho más fácil y ciertamente menos estresante.
Llegados a este punto, sin embargo, también es imprescindible mencionar que la formación es fundamental. En colaboración con su proveedor de software, debe organizar sesiones detalladas de incorporación y capacitación y ofrecer a todos los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas y familiarizarse con la nueva aplicación.
¡Empiece a obtener los mismos beneficios que Matt!
Si usted también desea conectar a sus equipos en una programación en vivo en una única fuente de verdad, es hora de decir adiós a las herramientas que lo dejan atrás como WhatsApp, MS Project y Excel. Descargue nuestro libro electrónico gratuito y comience a presenciar los mismos beneficios que Matt de VolkerFitzpatrick.
