Cuando haya fondos disponibles en el presupuesto de infraestructura del gobierno, emitirán un comunicado de prensa detallado o anunciarán una “convocatoria de ofertas”. Parte del proceso al inicio de cualquier proyecto que requiera un trabajo de calidad es la necesidad de estimaciones u ofertas.
Así, “Compradores” o “Clientes” harán un llamado a la acción debido a los factores resultantes. Por tanto, el público objetivo son empresarios de pequeñas o grandes empresas constructoras. Así como inversores inmobiliarios que compran viviendas embargadas con el objetivo de arreglarlas y venderlas para obtener beneficios.
3 tipos de RF
El principal objetivo de los 3 tipos de documentos que solicitan información (es decir, presupuestos, propuestas, ofertas,…) a empresas y emprendedores son los resultados que puede alcanzar cada licitador. Aquí están los 3 documentos más comunes.
- RFQ – Solicitud de Calificaciones
- RFI – Solicitud de Información
- RFP – Solicitud de Propuestas
Estos son los documentos solicitados con más frecuencia en la industria de la construcción y en proyectos financiados con bonos gubernamentales y otras formas de dinero. En otras palabras, están diseñados para extraer las calificaciones de subcontratistas, vendedores y proveedores, historial laboral, personal, equipos, certificaciones, etc.
La más común es la Solicitud de Propuestas. Además, puede ser una “oferta abierta” o una oferta “sólo por invitación” de empresas que probablemente sean las preferidas del “Comprador” o el “Cliente”.
De hecho, con este detalle y los términos del contrato sabrás en qué consiste su formato y cómo presentarlos al comprador. Los contratistas generales son los principales postores en la industria de la construcción, pero lo que es más común son los subcontratistas, vendedores y proveedores que quieren ganar una licitación "con estos contratistas generales".
Por lo tanto, si usted es propietario de una pequeña empresa y se siente más que calificado para realizar las tareas necesarias para completar un trabajo en particular, entonces debe crear una propuesta para su empresa.
¿Qué es una RFP en construcción?
Por lo tanto, las solicitudes son para obtener la mejor compra o valor. La solicitud más popular es obtener una “Solicitud de Propuestas” (RFP) (también conocidas como RFB, solicitud de propuestas…). Es la fase final de documentación requerida para una reunión de desarrollo y/o proyecto previo a la construcción. Además, es la parte más rentable del proceso de licitación para los actores del sector de la construcción.
Por ejemplo, en la industria de la construcción, puede haber más de 100 empresas de construcción y mantenimiento en una región determinada. Todos ellos pueden considerarse contratistas generales con subcontratistas trabajando para ellos, pero son la empresa “paraguas” que presentará una propuesta para un proyecto multimillonario de renovación de la construcción en esa región. El proceso de licitación es el esquema de todo el proyecto.
Le mostrará exactamente lo que se necesita para el proyecto, incluidos todos los costos, materiales y valores de mano de obra. Una buena respuesta a las RFP es tener todos los costos/estimaciones de equipos, mano de obra, envío y materiales, y seguros. Esto es sólo para nombrar algunos elementos de una buena respuesta a ellos. Otros elementos importantes son las credenciales, experiencia y conocimiento para resolver el problema o incidencia que tenga el cliente.
Los pasos para una RFP exitosa en la construcción
A continuación se detallan algunos pasos sencillos para tener éxito en la presentación de una RFP ganadora.
1. La empresa licitadora debe saber “en última instancia” en qué está trabajando actualmente y en qué es capaz de trabajar en proyectos futuros. Al responder a una RFP, es obligatorio adjuntar una página de desempeño pasado comprobado y una página de recursos al comienzo de la propuesta. Es el esquema de detalles específicos.
- desempeño laboral pasado
- fechas de inicio/finalización
- listado de subcontratistas e información de contacto.
- referencias/referencias bancarias
- Precios/estimaciones de envío o materiales/mano de obra.
- tipo de equipo que posee (o que puede alquilar con el nombre de la empresa)
- toda la documentación necesaria (es decir, documentos legales, certificaciones, autorizaciones, licencias, credenciales, seguros/garantías…).
2. Antes de presentar una RFP, las empresas postoras deben visualizar “cómo será la propuesta ganadora” en general. La calidad del trabajo es excelente y casi todos los postores intentarán la oferta más baja, incluida “respuesta rápida, mejor calidad y valor”.
Para quienes solicitan ofertas, es útil tener todo organizado según el tema. Por ejemplo, si se trata de tecnología, las computadoras y el equipo pueden ser obra de un subcontratista, por lo que es posible que el contratista general deba presentar una página dedicada a esa sección de la propuesta.
Podrán contar con el tipo de equipos, software y otros componentes tecnológicos que pueda necesitar esta parte del proyecto constructivo. Contratar a un subcontratista es lo que necesita un contratista general si es una de las partidas del RFP.
Por eso es importante que una RFP sea detallada y organizada para que los postores sepan exactamente lo que necesitan. En general, la RFP puede tener fechas límite, marcas/fabricantes, tipos específicos de trabajo o tareas, etc.
3. La INTRO es la parte simple de la RFP porque contiene las preguntas o problemas directos que la empresa que solicita una oferta quiere de los encuestados.
De hecho, lo que quieren y deben hacerse para resolver o corregir sus necesidades y anhelos se resaltará y detallará en las especificaciones de la RFP; o debería serlo.
4. Todas las secciones de requisitos y criterios de la RFP generalmente muestran "cómo se seleccionará la propuesta ganadora". Naturalmente, depende de las capacidades, experiencia, gestión financiera y presentación general de sus servicios y productos del encuestado. Hay actualizaciones y especificaciones para estas licitaciones.
5. Los plazos y la gestión del tiempo son importantes en las RFP. Por lo tanto, ser sincero sobre la importancia del cronograma o el cronograma de trabajo de la propuesta es fundamental para la selección.
6. La RFP y sus tareas o “lista de tareas pendientes” serán diferentes en alcance y trabajo, ya que cada trabajo o proyecto de trabajo es diferente. En general, los trabajos eléctricos, por ejemplo, pueden tener aspectos técnicos similares, pero los componentes del proyecto eléctrico serán diferentes en cada trabajo. Idealmente, esto es lo que convierte a los expertos en "novatos".
Las características más comunes de RFP
Una vez que se reciban todas las propuestas antes de la fecha límite y con la fecha de publicación final estampada, se revisarán y se reducirán a unas pocas seleccionadas. Algunos encuestados pueden ser demasiado generales en una RFP; alternativamente, también pueden ser muy específicos. Cualquiera de ellos puede “desperdiciar” toda una oportunidad de que una empresa que solicita ofertas sea seleccionada.
Así, una oferta ganadora “logra todas las tareas o problemas” que la empresa que la solicita quiere y necesita, pero a un costo razonable y teniendo en cuenta el mejor valor.
Sin embargo, cuando una empresa redacta un borrador de RFP, los postores pueden tener la oportunidad de revisarlo. Como resultado, esta es la oportunidad perfecta para abordar preguntas y respuestas.
Lo que se debe y no se debe hacer en la RFP de construcción
La organización, requisitos y stakeholders de cada proyecto constructivo se desarrollan dignamente. De hecho, cada RFP debe aclarar en detalle qué espera de los postores. Los entrevistados pueden tener preguntas sobre detalles específicos del proyecto. Por ejemplo, ¿los “materiales para pisos” deben ser de una región, marca, fabricante, etc. específicos?
“¿Qué pasa con los tipos, estilos y otros materiales utilizados, como la lechada? ¿También tienen que ser de una determinada región, marca o fabricante?
Esto es lo que se verá en una RFP detallada. Ahora bien, saber cuándo y cómo preguntarle al solicitante es el truco. A continuación se detallan lo que se debe y no se debe hacer en una RFP típica. Debido a detalles como este, la claridad es clave, al igual que el monto en dólares que se estima. También proporciona una mejor comprensión y comprensión de las necesidades del proyecto.
Que hacer
Establecer expectativas
Cuando una RFP no tiene claras sus especificaciones o requisitos generales, la confusión puede convertirse en caos. Que no haya “expectativas poco claras”. Además, una RFP sugerirá un determinado esquema necesario dentro del diseño de la propia RFP. También ayuda a diferenciar a los postores.
Calificaciones y estimaciones
Cuando se envía una buena RFP a la empresa que solicita la oferta, el alcance del trabajo debe estar claramente definido. Las estimaciones de costos y las calificaciones son obligatorias; por lo tanto, normalmente se realizan reuniones para esto. Hay costos “duros y blandos” en el proceso de licitación. Es fundamental que el trabajo no exceda los presupuestos en varias secciones del RFP.
Para programar
La colaboración y la comunicación mantendrán las cosas según lo previsto. Todo el equipo estará digno porque, durante la construcción (y cuando menos lo esperes), algo puede salir mal. Una tubería que se instaló recientemente explota, se corta la energía cuando el electricista se va... y luego le toca al equipo unirse y ayudarse mutuamente a superar estos obstáculos. Aquí es cuando brilla el esfuerzo del equipo.
Y con este rendimiento máximo óptimo, se convierte en la clave para mejorar el rendimiento de la programación. Sin embargo, es necesario comprometerse con los horarios de colaboración de todos, junto con buenas habilidades de comunicación. En consecuencia, todos los subcontratistas, proveedores, vendedores y empleados deben centrarse en el “alcance y trabajo” de sus propuestas de RFP.
De cualquier manera, establecer metas y fechas de finalización de manera realista para todos los involucrados en el trabajo es un esfuerzo continuo de equipo.
Flexibilidad
Si bien la RFP se convierte en un punto focal, también es una negociación entre el comprador y el vendedor. También es importante la flexibilidad mutua en términos, acuerdos, estimaciones y otras facetas del trabajo del contratista. En otras palabras, acordar los términos entre ambas partes funciona más fácilmente, lo que permite que todos tengan éxito antes y después de completar el trabajo contratado.
Nunca asumas
Como dice el viejo refrán, "nunca asumas". Cuando se publica una RFP, nunca asuma que se cumplirán las expectativas de los entrevistados. ¡Tienen que hacerlo solos!
ignorar comentarios
Es un hecho que, en un proceso de licitación competitivo, todos están “en alerta”. Todos los involucrados en la licitación pueden conservar información y datos valiosos. La mejora de los vínculos entre nosotros estará determinada por los esfuerzos de comunicación con ambos lados del espectro de RFP.
Plazos poco realistas
¡No establezcas una fecha límite poco realista! Para recibir una RFP de calidad, se deben definir plazos de acuerdo con la complejidad de los términos de la RFP. Evaluar todas las respuestas llevará tiempo, por lo que es más fácil cuando se dispone del tiempo adecuado para obtener un resultado de mejor calidad.
¿Qué es una solicitud de información (RFI) en Construcción?
Considere que todos los documentos tienen algún tipo de vacío o conflicto que puede resolverse en el proceso de RFI. La necesidad de otras correcciones dentro del RFI se “aborda” mejor meses antes de que los horarios de trabajo se publiquen para todos los involucrados.
Una RFI es un documento formal para solicitar información sobre diversos temas. En la mayoría de los casos, los subcontratistas solicitan al contratista general detalles de las especificaciones de trabajo de los subcontratistas (también es una de las formas en que se puede detectar un error en la RFP).
Los clientes utilizan el RFI para recopilar especificaciones antes del proceso de licitación. Varias empresas y empresas pueden postularse para cualquier persona. (Esta también es una manera de averiguar cuánto saben los postores.
Las RFI de construcción suelen ser las más solicitadas por las pequeñas empresas, especialmente en el departamento de control de calidad. La calidad del proceso de desarrollo de la construcción se debe a estos importantes documentos.
RFQ o solicitud de cotización
Una Solicitud de Cotización consiste en estimaciones o cotizaciones escritas sobre los servicios, el desempeño del trabajo y los bienes que formarán parte del proyecto. Son detallados y tienen características principales. En su totalidad deberán presentarse materiales o muestras de trabajos anteriores con comprobante económico. El paquete de cotización debe ser detallado para que todos los elementos incluidos reciban atención. Esta es una parte esencial de la RFP.
Diferencias en los tres documentos.
RFP, RFI y RFQ son documentos complejos para quienes nunca han escrito ninguno de ellos. Sus diferencias son prácticas para el negocio o empresa promedio que desea vender al departamento de compras de varias agencias, iniciativas del gobierno local, estatal o federal.
Las RFP son la principal “Solicitud de…” en la fase de contratación de un proyecto de construcción. El objetivo es contratar empresas experimentadas y calificadas para trabajar en trabajos o proyectos específicos. Estos trabajos implican múltiples tareas y habilidades para completar, por lo que al utilizar propuestas técnicas como herramienta para buscar las empresas adecuadas, una RFP o Solicitud de Propuesta se convierte en la herramienta de enlace para proveedores, dueños de negocios, agencias gubernamentales y vendedores.
RFQ es ideal para proveedores y vendedores potenciales que desean ser parte de un contrato que necesita sus productos o suministros. Por ejemplo, se le puede exigir al proveedor potencial que proporcione 100 máquinas expendedoras en una base aérea administrada por el gobierno local. Se requiere del encuestado una cotización para cubrir el costo total de los servicios al redactar la RFP.
RFI es ideal para las preguntas y respuestas necesarias para resolver la pregunta o problema planteado en la RFP. Por ejemplo, se podría formular una pregunta: “¿Hasta cuándo se necesitarán estas máquinas expendedoras o no se comprarán sino que se alquilarán?”
Resolver “lagunas, conflictos…ambigüedades”; a medida que se desarrolla el proceso de licitación, los costos pueden cambiar; Por eso es importante permanecer alerta cuando se envían y responden solicitudes de información. Esto también funciona como una herramienta que beneficia a clientes y vendedores. Por lo tanto, cada uno se utiliza en última instancia para la fase previa a la construcción de un proyecto.
Finalmente, con estos tres documentos principales que forman parte del proceso de licitación del contratista, también es aconsejable realizar un seguimiento de sus competidores. Aprenderás de ellos tal como ellos aprenderán de ti. El buen espíritu deportivo juega un papel importante en la contratación, por lo que todo transcurre sin problemas desde el principio hasta el final del proyecto.
