RFI en la construcción: una guía exhaustiva

Dependiendo de la industria, un RFI puede involucrar diferentes cosas, pero un RFI en construcción es una solicitud de información. Las RFI de construcción pueden consumir tiempo y dinero, pero se consideran un aspecto integral del negocio. Las RFI se utilizan para recopilar información que no está incluida en los acuerdos, dibujos y especificaciones de un proyecto.

La información solicitada puede ser crucial para resolver problemas que pueden dificultar la finalización de un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Una RFI nunca debe utilizarse como método principal de comunicación entre trabajadores, ni debe ser el medio para documentar el progreso o crear un plan, presentación o transmisión. Las RFI tampoco deben verse como una directiva de cambio o una solicitud de orden de cambio.

Considere que todos los documentos tienen algún tipo de vacío o conflicto que puede resolverse en el proceso de RFI. La necesidad de otras correcciones dentro del RFI se “aborda” mejor meses antes de que los horarios de trabajo se publiquen para todos los involucrados. En este sentido, el RFI es un documento formal que solicita información sobre diversos temas. En la mayoría de los casos, los subcontratistas solicitan al contratista general detalles sobre las especificaciones de trabajo de los subcontratistas.

Los clientes utilizan el RFI para recopilar especificaciones antes del proceso de licitación. Varias empresas y empresas pueden postularse para cualquier persona. Esta es también una forma de averiguar cuánto saben los postores. Las RFI de construcción suelen ser las más solicitadas por las pequeñas empresas, especialmente en el departamento de control de calidad. La calidad del proceso de desarrollo de la construcción se debe a estos importantes documentos.

RFI en números

El Navigant Construction Forum publicó hace algún tiempo una investigación muy interesante sobre el impacto y el control de las RFI en proyectos de construcción. En pocas palabras, estos son algunos de sus descubrimientos más poderosos:

Partiendo del tiempo necesario para responder a una RFI, se calculó en casi 10 días (9,7). Además, el costo promedio por análisis y respuesta a la RFI se estimó en $1,080. Sin duda, el hallazgo más sorprendente fue que el 21,9% de todas las RFI nunca quedan sin respuesta.

Como lo explica el Navigant Construction Forum, estas estadísticas demuestran que las RFI pueden tener un impacto considerable en la planificación y el presupuesto de su proyecto si no se abordan adecuadamente.

Además, la falta de respuesta a una RFI puede ser el catalizador de costosas disputas a medida que avanza el proyecto. Según el informe, la estandarización del proceso RFI podría ser la solución a estos cuellos de botella en los proyectos.

¿Dónde se utilizan normalmente las RFI?

Las RFI se pueden utilizar para casi cualquier cosa. Más específicamente, pueden emitirse en todas las diferentes etapas de un proyecto de construcción (desde su concepción hasta su finalización) y por multitud de motivos. Esta es cualquier situación en la que se necesita retroalimentación o aclaración adicional para que una tarea pueda continuar.

Normalmente, las RFI son parte del proceso de selección de materiales o desarrollo del diseño y se utilizan para aclarar algunos de los siguientes puntos:

• Especificaciones y estándares de construcción.
• Acuerdos contractuales
• Plan de Gestión de la Construcción
• Administración de materiales
• Planos para proyecto de construcción.

Por qué una RFI es diferente de una RFP, RFQ y RFT

Por supuesto, una RFI es completamente diferente de una RFP, una RFQ y una RFT, y a veces puede resultar confuso saber cuál se debe utilizar en cada escenario. Y he aquí por qué:

• RFP (Solicitud de Propuesta): Una RFP puede basarse en una RFI anterior y solicitar información que resolverá problemas de suministro.
• RFQ (Solicitud de Cotización): Una RFQ permite a los proveedores ser competitivos con el costo de la solución.
• RFT (Solicitud de licitación): Se utiliza una RFT para que los proveedores puedan ofrecer bienes o servicios a cambio de una oferta específica.

Aunque los cuatro se utilizan con bastante frecuencia en la industria de la construcción, es el RFI el que se utiliza con mayor frecuencia. Todos los arquitectos, contratistas, subcontratistas y diseñadores utilizan RFI, pero todos parecen tener su propio método para enviarlas.

Con tantos tipos diferentes de RFI que existen, una persona puede confundirse fácilmente al intentar extraer el punto principal de cada uno. Esto provoca retrasos en las respuestas y, en ocasiones, hay solicitudes de información a las que nunca se responde.

Tres consejos para un proceso de RFI fluido

En el informe, el Navigant Construction Forum incluye tres recomendaciones inteligentes para toda la industria de la construcción (propietarios, contratistas, arquitectos, etc.) para optimizar el proceso de RFI.

1. Introducir un lenguaje contractual estandarizado

Introducir un lenguaje contractual específico podría marcar una gran diferencia en el esfuerzo por mantener el proceso de RFI simple y efectivo. En este sentido, el uso de términos y definiciones mutuamente acordados podría eliminar malentendidos y no crear lugar a disputas entre propietarios de proyectos y contratistas.

Teniendo esto en cuenta, se recomienda encarecidamente que todos los términos que se utilizarán durante el proyecto se incluyan en el contrato con gran detalle. Esto puede suceder después de una consulta exhaustiva entre el propietario del proyecto y su equipo legal. Esto garantiza que la necesidad de RFI será significativamente limitada.

2. Seguimiento y seguimiento de las RFI digitalmente

Digitalizar el proceso de seguimiento y monitoreo de RFI es de suma importancia. A pesar del gran avance tecnológico experimentado en el sector durante la última década, todavía hay muchos agentes de proyectos que utilizan correos electrónicos, hojas de cálculo o incluso lápiz y papel para rastrear y monitorear las RFI. En otras palabras, sin exagerar, una disputa a punto de suceder.

A medida que los proyectos de construcción se vuelven cada vez más complejos y exigentes, crece la necesidad de seguimiento y monitoreo electrónico de RFI. La buena noticia es que existe una multitud de soluciones digitales confiables que pueden ayudar a cada equipo de proyecto con estos problemas.

Gracias a las herramientas de software, el equipo del proyecto puede mantener toda la información importante en una ubicación centralizada y obtener una visión completa de qué miembro del equipo es responsable de qué. Este nuevo nivel de transparencia y responsabilidad puede facilitar el proceso de RFI y bloquear disputas sobre su proyecto.

3. Eduque a su equipo sobre las mejores prácticas de gestión de RFI

Por último, pero no menos importante, el Foro de Construcción Navigant ha elaborado una lista detallada de las mejores prácticas para propietarios y arquitectos que presentaremos brevemente a continuación. Puede encontrar la lista completa descargando y leyendo el informe completo.
Mejores prácticas para propietarios

• Utilice un sistema de numeración RFI estandarizado.
• Agregue una fecha límite de respuesta para las RFI en el acuerdo contractual.
• Responda rápidamente a las RFI. Si esto no es posible, indique por qué necesita más tiempo.
• Utilice un registro electrónico de RFI para monitorear el progreso.
• Establecer el requisito de que todas las RFI estén acopladas a la solución de menor costo.
• Se debe esperar una respuesta a una RFI dentro de los 10 días hábiles. Algunos parámetros que se deben tener en cuenta son la urgencia del RFI y el trabajo requerido para resolver el problema.
• Entregue RFI a todo el equipo al mismo tiempo.
• El propietario debe devolver todas las RFI con una respuesta clara y detallada. La respuesta debe incluir referencias y archivos adjuntos cuando sea necesario.
• Asegúrese de que todas las respuestas a la RFI estén incluidas en los documentos del contrato.
• Tenga cuidado con el papeleo. No dejes que se apodere de todo el proceso.

Mejores prácticas recomendadas para arquitectos

• Construya y envíe RFI tan pronto como se identifiquen.
• El RFI deberá presentarse al menos 10 días antes de la respuesta, evitando cualquier retraso en el proyecto.
• Cada RFI debe centrarse en un tema específico.
• Debe haber una prioridad explícita en cada RFI.
• Agregue referencias a dibujos u otras especificaciones en cada RFI.
• Asegúrese de incluir una propuesta de resolución, si existe.
• Indique una fecha límite de respuesta exacta si la RFI es urgente o urgente.
• Las RFI deben considerarse aprobadas a menos que se indique lo contrario.

Cómo escribir la RFI perfecta

Escribir una RFI no es muy difícil siempre y cuando la persona que la escribe se concentre en el objetivo final, que es completar un proyecto de construcción exitoso.

Estas son las pautas que todos deben seguir al redactar sus RFI:

Seguir un formato establecido

Es importante que la industria de la construcción utilice un formato establecido, ya que facilita que todos escriban y luego lean las RFI que se les presenten.

Sea lo más específico posible

Cualquiera que escriba una RFI querrá ser lo más específico posible en su solicitud, o es posible que no reciba toda la información necesaria para continuar con el proyecto.

Estar muy atento

Al menos otra persona leerá el RFI después de redactarlo, por lo que el redactor debe estar atento durante todo el proceso. Incluso si una persona se siente frustrada porque ha hecho la misma pregunta innumerables veces y no ha recibido la respuesta correcta, es importante que mantenga un tono profesional e integral.

Proponer una solución

Cada vez que una persona puede incluir una o dos soluciones en su RFI es algo bueno, siempre que esté redactado correctamente. Nadie querrá que una persona recomiende una solución, especialmente si no está en su área de especialización. Pero proponer una solución es una excelente opción. Tener lista una posible solución puede acelerar todo el proceso y volver a encarrilar las cosas.

Incluir dibujos o fotografías.

No todo el mundo tiene memoria fotográfica o puede recordar cómo es cada aspecto de un proyecto, por lo que siempre es útil que una persona pueda incluir dibujos o fotografías en su RFI. Esto ayudará al lector a comprender lo que se le pregunta y evitará demoras en la respuesta. Gracias a esto, no necesitarán acudir al lugar de trabajo ni buscar otra información para encontrar la respuesta.

Determinar el impacto de la RFI

Las RFI pueden resultar costosas. Comprender cuánto costará cada uno antes de escribirlo puede ayudar a una persona a decidir si vale la pena hacerlo. Hay ocasiones en las que las RFI no se pueden evitar, pero hay ciertos escenarios en los que no son realmente necesarias.

Mantenga las preguntas al mínimo

Cada RFI debe tener una sola pregunta principal y, si se incluyen otras, todas deben estar relacionadas con la primera y ser obligatorias.

Darle tiempo a una persona para responder.

El tiempo que tarda una persona en responder puede variar según de qué se trate la RFI. El plazo normal es de entre una y dos semanas. Si se trata de una RFI urgente, asegúrese de establecer una fecha límite específica con antelación.

Ojo con la nomenclatura de las distintas RFI

Al adoptar un enfoque específico para nombrar las distintas RFI, resulta considerablemente más fácil para las personas encontrarlas cuando necesiten consultarlas en el futuro.

Concluyendo

Nadie trabajará jamás en un proyecto de construcción y no necesitará completar una RFI. Pero puede haber formas de limitar la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para hacerlo. Obviamente, el objetivo de todo proyecto de construcción es tener la menor cantidad de RFIS posible. Esto se traducirá en menos contratiempos y más beneficios.

Sin embargo, esto no siempre es posible. Habrá dudas sobre determinadas fases del proyecto y es entonces cuando los diferentes stakeholders deben ser proactivos para garantizar que todo transcurra sin problemas y que todas las dudas sean respondidas en el plazo acordado.

Se espera que la llegada de soluciones digitales sobre el terreno proporcione una ayuda sustancial a este respecto, ya que simplificará y acelerará el proceso de RFI. Para que esto suceda, sin embargo, se necesita un gran esfuerzo por parte de todas las partes.