Una guía para informes e informes de construcción
Las empresas constructoras más exitosas optan por generar diferentes informes que comparten toda la información crucial necesaria para que los trabajos de construcción puedan continuar a tiempo y dentro del presupuesto. Estos informes solían distribuirse en papel y luego enviarse por correo electrónico a todos los involucrados. Sin embargo, en los últimos años, a medida que avanza la tecnología, cualquiera puede simplemente hacer clic en un programa y tener todos los informes archivados al alcance de su mano.
Esto significa que todos pueden consultar fácilmente otros informes dondequiera que estén y mantenerse actualizados con información compartida durante toda la jornada laboral. Los informes digitales pueden aliviar graves cargas administrativas y mentales de los responsables, como capataces, líderes de proyecto y arquitectos de proyecto.
¿Qué son los informes de campo?
Los informes de campo son uno de los principales pilares para el éxito de todo proyecto de construcción en construcción. Le brinda al equipo en el sitio una visibilidad completa del proyecto y una buena comprensión de lo que se debe hacer. Todos en el sitio son parte del proceso de presentación de informes, con todas las tareas y actividades estrechamente vinculadas. El más mínimo retraso en una tarea puede tener un grave impacto en el presupuesto y el plazo de todo el proyecto.
La forma en que se documenta el progreso juega un papel sustancial. Los informes tradicionales requieren mucho tiempo y recursos a diario, una carga administrativa grave que puede perjudicar la productividad. También es importante cómo se comparten estos informes con el resto del equipo. Excel y Word eran buenas opciones hace diez años, pero hoy en la mayoría de los casos pueden causar grandes problemas. En ese momento, todos trabajaban de forma aislada, lo que impedía que las diferentes partes interesadas del proyecto mantuvieran el control del proceso de presentación de informes de campo. Históricamente, esto ha dado lugar a costosos malentendidos y retrasos en los proyectos.
¿Qué es un informe de construcción?
Existen muchos tipos diferentes de informes de construcción que cubren un amplio espectro de actividades. Algunas de las categorías más comunes de informes de construcción se pueden resumir en:
Los informes de tendencias se utilizan ampliamente en la industria de la construcción. Ofrecen lo más moderno en diferentes tipos de construcción y analizan si su importancia en el mercado aumenta o disminuye. Estos informes se producen anualmente para ayudar a las partes interesadas de la industria a obtener una buena visión general de las últimas tendencias y cambios del mercado.
Informes de materiales
Los nuevos materiales han alterado el proceso de construcción en los últimos años. Las empresas constructoras confían en los informes de materiales en un esfuerzo por mantenerse actualizadas con los últimos cambios y aumentar la productividad y la calidad de la construcción. Para comprar informes materiales, los contratistas deberán comprar o registrarse en organizaciones/servicios que crean estos informes de mercado.
Informes de costos
Los informes de costos son sustanciales para cada proyecto de construcción. Siempre se utilizan en la fase de licitación de un proyecto para ofrecer una estimación precisa de los costos de mano de obra y materiales que se utilizarán. Por lo general, el contratista prepara un informe de costos y lo construye de acuerdo con el proyecto presentado por el cliente.
¿Qué es un informe de progreso de construcción?
Uno de los informes de construcción más populares es el informe de progreso de la construcción, también conocido como informe diario, que es fundamental para el éxito de cada proyecto. Estos informes de progreso suelen contener notas de campo y una lista de actividades realizadas diariamente. Una vez que se compartan los informes de progreso de la construcción, todos los involucrados en el proyecto serán informados sobre el estado actual y lo que aún queda por completar.
Los informes diarios son esenciales para todos los proyectos de construcción y el único camino hacia un proceso de construcción eficiente en términos de costos y tiempo. Pero para que los informes diarios se logren de manera eficiente, se necesita un enfoque más digital.
¿Cómo se prepara un informe de campo en la construcción?
Aquí están las 10 cosas que deben incluirse en cada informe diario:
- Fecha: La fecha a la que se refiere la información, que también debe ser la fecha en la que se redacta y presenta el informe.
- Condiciones climáticas: las condiciones climáticas de ese día, ya que mostrarán por qué ciertas tareas no se completaron o por qué todos salieron temprano del lugar de trabajo o llegaron tarde.
- La condición del sitio de construcción: Las condiciones físicas del sitio de construcción, que pueden haber afectado la cantidad de trabajo realizado ese día.
- Descripción general de recursos: recursos que estaban disponibles y no disponibles ese día. Esta lista puede incluir empleados, equipos y materiales.
- Tipo y estado de trabajo realizado en campo: El trabajo que se realizó y el estado de cada trabajo.
- Lista de cortes/retrasos: una lista de los cortes o retrasos que ocurrieron ese día.
- Lista de verificación de inventario: la lista de verificación de inventario que le mostrará qué hay en stock y qué puede llegar más tarde de lo planeado.
- Riesgos futuros: Los riesgos potenciales de retrasos futuros, para que todos puedan trabajar para evitar estos problemas.
- Cuestiones relacionadas con la seguridad y el medio ambiente: Cualquier incidente que se produzca, ya sea relacionado con la seguridad o el medio ambiente. También se deberá incluir el nombre de los empleados, así como datos específicos y fotografías.
- Notas y comentarios adicionales: Puede haber días en los que sean necesarias notas o comentarios adicionales, y deben incluirse al final si no encajan en ninguna de las otras categorías.
¿Por qué son importantes los informes de construcción?
Dejar esta información fuera del informe diario, o elegir omitir un informe de campo diario aquí y allá, puede causar estragos en cualquier proyecto. La falta de un informe puede dar lugar a que los trabajadores no sepan cuándo deben estar disponibles, o puede dar lugar a que un trabajo específico en el sitio quede sin terminar porque nadie sabe que el trabajo aún no se ha completado.
Los informes diarios también pueden ser útiles al final del proyecto si el propietario tiene un problema y quiere acudir a los tribunales por algo que se hizo o no. Estas notas pueden demostrar que todo se hizo como debía, sin dejar preguntas sin respuesta.
Hacer que su proceso de presentación de informes sea digital garantiza que no se pierda información y que exista una fuente objetiva de verdad para todo lo que sucedió en el campo. Olvidar una pequeña cosa en sus informes de construcción puede marcar la diferencia entre mantenerse dentro del presupuesto y obtener ganancias, o excederse del presupuesto y terminar endeudado.
Elementos esenciales para informes basados en datos
La construcción necesita digitalizar su proceso de presentación de informes para coordinar mejor los equipos sobre el terreno y allanar el camino para una industria menos propensa a errores. Estos son algunos de los elementos más cruciales para los informes basados en datos:
Generación e intercambio de informes de construcción.
Responsabilidad clara a través de informes de seguimiento de auditoría
Para generar informes basados en datos, necesita una herramienta digital que pueda almacenar automáticamente todos los datos y los últimos cambios en ellos. También facilita que los gerentes de proyectos recuperen toda esta valiosa información cuando sea necesario.
Con un sistema como este, el equipo del proyecto nunca tendrá que preguntarse quién hizo qué y puede estar seguro de que las fotos, videos, comentarios, informes de progreso y cambios de fecha se registran en el sistema.
Registros diarios automáticos y diario del sitio web
La capacidad de registrar automáticamente toda la información crucial del proyecto puede ayudar a los gerentes de proyecto a mantener actualizados sus registros diarios y del sitio, al tiempo que elimina por completo el papeleo manual. Esto conduce a un ahorro de tiempo y espacio.
Reportes personalizados
Los proyectos difieren entre sí y, por extensión, el proceso de presentación de informes también difiere. Por lo tanto, poder personalizar completamente sus informes y crearlos según las necesidades de su proyecto es poderoso.
