Cuando todos entienden claramente cómo es el “trabajo terminado”, todos los equipos y partes interesadas del proyecto pueden alinear fácilmente sus expectativas. Con reglas y prácticas estandarizadas para calificar el “trabajo realizado”, se evitan retrasos y se minimizan los errores. ¿Cuándo se considera exitosa una transferencia?
¿En qué lugar del sitio se entregarán los materiales recibidos y cuándo se considerarán correctamente recibidos? Son preguntas sencillas, pero estas acciones aparentemente sencillas pueden provocar retrasos y paradas en la obra. Incluso pueden provocar quejas comerciales que pueden comprometer los márgenes del proyecto. En consecuencia, los gerentes de proyecto necesitan que los subcontratistas y otros participantes del proyecto contribuyan a crear una vista única, central y en vivo de la planificación del proyecto en la gestión de proyectos.
Vemos repetidamente a personas caminando por obras de construcción con información importante almacenada en sus cabezas y en formatos desconectados (copias impresas, PDF, hojas de cálculo). Están constantemente envueltos en discusiones laborales sin ningún conocimiento de lo que están haciendo, independientemente de si tiene valor real o no.
Cuando sabes cuándo un trabajo debe considerarse “terminado”; cuando tiene la capacidad de comunicar su conclusión a las partes correctas; y cuando puedes realizar tareas en un entorno colaborativo, se marca una diferencia notable. Monitorear el progreso se vuelve fácil, transparente y práctico. Sin embargo, los cronogramas y las partes interesadas desconectados y las prácticas de trabajo no estandarizadas conducen a procesos y sistemas aislados que distorsionan la imagen completa de un proyecto y su progreso. Todo esto se reduce a retrasos constantes, disputas frecuentes y falta de tranquilidad para usted: esto no es lo que desea para su proyecto ni para usted mismo.
Estas son las razones principales y los principales beneficios de tener una comprensión compartida del concepto de "hecho":
1. Todos están en la misma página
La gente suele tener ideas contradictorias sobre lo que se completa y lo que no. Decidir en equipo un estándar de lo que se considera “hecho” es fundamental. Esto alinea a todos con las necesidades del proyecto y los próximos pasos necesarios. Debido a que todos tienen la misma visión precisa del proyecto y están en la misma página, las personas saben cuándo comunicar sus tareas, presentarse en el día y hora correctos y actualizar cuando terminan su trabajo. Además, esto ayuda a todos los participantes del proyecto a tomar decisiones más rápidas y mejor informadas.
2. Reducir el tiempo de inactividad
Comunicar claramente cuando un equipo o individuo ha completado una tarea más pequeña o un trabajo grande reduce en gran medida los tiempos de espera entre actividades y trabajos. Como hemos visto en miles de proyectos de construcción, los subcontratistas o los equipos a menudo llegan al lugar en vano porque el trabajo que hay que hacer antes de que ellos puedan realizar el suyo está retrasado o los materiales necesarios aún no han llegado. En este caso, esperan innecesariamente o reprograman el trabajo para otro día. Esto genera retrasos y costos adicionales que podrían haberse evitado con un cronograma de construcción centralizado y dinámico.
3. Limitar el desperdicio
Hay muchos elementos que se consideran desperdicio en un proyecto: materiales, tiempo, mano de obra improductiva, equipos inadecuados. En esencia, cualquier cosa que no agregue valor al proyecto o disminuya el valor del proyecto se considera desperdicio. Al comprender y estandarizar los límites del sistema de una tarea, esencialmente cuándo comienza y cuándo termina, todos pueden planificar con anticipación de manera más eficiente, implementar acciones para escenarios predecibles y evitar prácticas innecesarias.
4. Estandarizar tareas, prácticas y procesos
Cuando define claramente cada tarea y tiene criterios compartidos sobre cuándo comienzan y terminan, está estandarizando las prácticas y procesos de tareas que determinan los límites fijos de su sistema. Con esto como referencia, ha implementado un sistema que puede medir eficazmente el éxito o el fracaso de una tarea. Para proyectos que incluyen procesos repetitivos, tener un estándar sólido le permite analizar de manera continua y consistente la forma en que construye y progresa y, en última instancia, mejorar su proceso de trabajo y la comunicación con y dentro de sus equipos.
5. Mejor gestión de materiales
Una vez que desglose sus tareas y comprenda la estructura jerárquica del trabajo interconectado necesario para llevar a cabo su proyecto con éxito, tendrá una comprensión clara de cada actividad que debe realizarse y el alcance del trabajo requerido. Con esta comprensión, también tendrá un conocimiento preciso de qué materiales se necesitan y cuándo. Ya no necesita gastar dinero en mantener un inventario enorme ni los costos que conlleva el exceso de inventario, como materiales dañados o robados.
6. Mejor gestión laboral
Saber cuándo se completan las tareas y actividades y poder comunicar sus actualizaciones al instante ayuda a desarrollar una visión racional de los recursos de trabajo necesarios para lograr la cantidad, el alcance y la naturaleza del trabajo requerido. Proporciona un marco de qué habilidades y experiencia y cuántas personas necesita movilizar para diversas tareas. Ya no es necesario adivinar los participantes del proyecto necesarios para lograr resultados estandarizados.
Sin una definición clara de "hecho", sus equipos de proyecto y subcontratistas no sabrán el alcance exacto del trabajo ni en qué están trabajando. Para que su proyecto avance con éxito, necesita saber exactamente dónde están las cosas en el proceso de construcción. Una definición universal de terminado permite que su equipo y sus subcontratistas terminen lo que están haciendo y pasen al siguiente trabajo. Sin una idea clara de lo que se “hace”, el trabajo inacabado se acumula, las tareas desconectadas impiden el progreso del proyecto y terminas con retrasos y tiempo de inactividad.
Estandariza tu definición de “hecho”, evita retrasos
La definición de "hecho" para su equipo de proyecto y sus subcontratistas comienza con una herramienta de planificación de proyectos que le permite dividir las tareas del proyecto y asignarlas a equipos y subcontratistas priorizados. Una vez que organice a todos en una plataforma central activa donde puedan comunicarse y actualizar cada tarea y entregable, nadie tendrá que esperar entre tareas conectadas. En caso de un retraso, sus equipos y subcontratistas pueden volver a centrarse en realizar otras tareas funcionales para evitar pérdidas de tiempo y quejas.
