Casi todos, de una forma u otra, utilizamos WhatsApp en algún momento de nuestra vida para comunicarnos con nuestros amigos, familiares e incluso compañeros de trabajo.
Lo que hace que WhatsApp sea tan popular es la facilidad para intercambiar mensajes y fotografías con tus contactos. Un usuario puede ser administrador o participante en varios grupos de WhatsApp y comunicarse de manera diferente según los miembros y el alcance de cada grupo.
Pero ¿qué pasa con el uso de WhatsApp en tus trabajos? ¿Podría esto funcionar?
La respuesta corta es no. Por muy bueno que sea, WhatsApp no es suficiente para realizar proyectos de construcción complejos. Y podemos explicar por qué:
1. WhatsApp no está hecho a medida para la construcción
Herramientas como WhatsApp y Excel pueden ser excelentes para otras ocasiones, pero es posible que no le brinden la visibilidad del sitio web que busca. Más analíticamente:
- No proporcionan una vista “en vivo” local y compartible del proyecto.
- Los datos compartidos a través de ellos no tienen conexión con el plan maestro. Esto hace que sea difícil para las personas ver dónde están las cosas en general y qué tareas están progresando, qué sigue y quién es responsable de qué.
- La información está dispersa en muchas plataformas diferentes, lo que dificulta el proceso de presentación de informes.
Rápidamente queda claro que el uso de herramientas incorrectas puede afectar realmente a su planificación anticipada. Sus equipos no tendrán una visión en tiempo real del proyecto y no habrá claridad sobre quién es responsable de qué, lo que provocará una toma de decisiones lenta y disfuncional.
2. No existe una única fuente de verdad
Los directores de proyectos dedican casi el 40 % de su tiempo a buscar actualizaciones o crear informes interminables. Pero no debería ser así.
No hay razón para que los equipos de proyecto se queden atrapados en reuniones que duran mucho más de lo necesario simplemente porque muchos de los participantes no tienen visibilidad de lo que sucede en el terreno. Esto sólo crea aún más desconfianza entre los diferentes equipos y alimenta una cultura de culpa en toda la cadena de suministro. Eso es lo último que desea como director de proyecto.
Y es por eso que la próxima vez que empiece a pensar en su planificación anticipada, necesita tomarse un momento y ver si podría dedicar menos tiempo a sus tareas administrativas estableciendo una única fuente de información continuamente actualizada. Por muy buenas que sean las herramientas de WhatsApp y Excel, no pueden ayudarte con esto.
3. La estandarización es imposible
El 80% del proceso es siempre el mismo. Por lo tanto, estandarizar la forma de diseñar, colaborar y, finalmente, construir es una opción válida. Lo más importante es que le quitará mucha presión de encima, le ayudará a prevenir errores antes de que aparezcan y le permitirá detectar problemas críticos en una etapa temprana.
Para ello, necesitas una herramienta específica de construcción que te ayude a gestionar una gran cantidad de datos históricos para que puedas identificar gradualmente el patrón de desarrollo de tus proyectos y elaborar un plan de acción eficaz.
Este es un proceso muy delicado que una herramienta como WhatsApp no puede manejar. La razón es, obviamente, la ausencia de una única fuente de verdad donde la información pueda vincularse fácilmente a tareas específicas.
4. Tus proyectos son vulnerables a las quejas
La documentación en construcción siempre es imprescindible. Como director de proyectos, debe poder recuperar información crítica en cualquier momento para poder responder de manera eficiente a las quejas sobre sus proyectos. Cuando recurres a herramientas como WhatsApp y Excel, esto puede resultar complicado.
- Alineamiento total entre el Gerente de Proyecto y el Supervisor de Obra
- Recuperación instantánea de información sin ahogarse en tareas administrativas
- Comunicación fluida entre todas las partes interesadas del proyecto
- Mayor responsabilidad y apropiación de las tareas.
5. Sin conexión al plan
Independientemente del tamaño o tipo de trabajo, una cosa es segura. Todas sus herramientas deben estar conectadas al plan en tiempo real, asegurando que no se pierda información ni se entregue tarde.
WhatsApp puede ser una excelente herramienta para entregar tu información en tiempo real, pero existe un problema grave. Los datos que comparte a través de WhatsApp (o Excel, correo electrónico, etc.) no están vinculados al cronograma ni al plan maestro de 3 a 6 semanas.
Este pequeño pero crucial detalle hace que sea imposible para usted, como gerente de proyecto, y su equipo evaluar la importancia de una actualización en el momento en que la recibe. Y esto es algo que sólo una aplicación diseñada para la construcción puede ofrecerte.
A estas alturas ya tienes una buena idea de por qué usar WhatsApp no es suficiente para gestionar con éxito tus proyectos de construcción. ¡Pero es hora de actuar!
Gracias a nuestra nueva guía detallada a continuación, tiene la oportunidad de explorar cómo las herramientas específicas de construcción pueden mejorar la colaboración entre sus equipos y vincular su sitio al plan en tiempo real.
