Como director de proyectos, siempre debes pensar en el cronograma como el corazón de tu proyecto. Una de sus principales responsabilidades es mantener el impulso regular del proyecto. Es como participar en una carrera. Si quieres tener éxito, necesitas encontrar el equilibrio adecuado y evitar ir demasiado rápido o demasiado lento.
Para que esto suceda en proyectos que tienen mucha repetición (hospitales, obras viales, bloques de apartamentos), necesita dividir su programa en tareas más pequeñas y manejables.
De esta manera, podrá planificar sus próximos pasos con precisión, mantener un mejor control sobre su proyecto y evitar retrasos antes de que se expandan desproporcionadamente. Si planifica sus tareas en días, cualquier retraso que pueda aparecer probablemente también resultará en un retraso de unos días. Sin embargo, si calcula su cronograma en meses, los retrasos que enfrentará también serán en meses.
Grandes bloques de tareas pueden afectar negativamente el ritmo de su proyecto y provocar retrasos prolongados. Por lo tanto, en lugar de intentar planificar todo el proyecto por adelantado, de principio a fin, es mejor implementar programas con una antelación de entre 3 y 6 semanas y vincularlos al cronograma maestro. De esta manera, tendrá más flexibilidad para definir los próximos hitos y podrá alinear a sus equipos en torno a ellos mucho más fácilmente.
Pero aquí viene el verdadero desafío. Muchos directores de proyectos se pierden rápidamente en un mar de datos desconectados porque utilizan las herramientas equivocadas para conectar sus diferentes cronogramas.
Tienen su cronograma maestro en formato papel, programas detallados atrapados en MS Project, innumerables actualizaciones de sitios web en WhatsApp y Messenger, informes obsoletos en Excel y aprobaciones de documentos perdidas en conversaciones por correo electrónico. Y ni siquiera menciones las interminables llamadas telefónicas y la información que se pierde allí.
Sin embargo, los jefes de proyecto no tienen la culpa de esta situación caótica. Trabajar con todas estas aplicaciones hace que sea imposible mantenerse al día con lo que sucede en el campo. Por eso necesitas mover todos los datos y comunicaciones del proyecto a la nube, tal como ya lo hiciste con tus documentos.
Si conecta a sus equipos en torno a una versión centralizada y en vivo del programa, también conecta sus datos y sus flujos de trabajo. Así fue como Raúl Hernández, del Grupo Provivienda, logró reducir el tiempo de construcción de una casa de 310 a 60 días.
“Lo que cambió fue conectar a los equipos a través de un programa en vivo que nos ayudó a evitar tiempos de inactividad entre actividades. Si su programa no se actualiza con frecuencia, los problemas en el sitio empeoran porque no se comunicaron rápidamente a la persona adecuada”, dice Raúl.
