Planificación pull en la construcción: la guía definitiva
La planificación pull se está volviendo más popular en la gestión de la construcción. En definitiva, es un método para trabajar proyectos de construcción en orden inverso. Y con mucha mayor implicación de tu equipo.
Imagine filas de fichas de dominó dispuestas en líneas estratégicas. Cada dominó es independiente, pero al mismo tiempo forma parte de un panorama más amplio. Las fichas de dominó al final de la creación no pueden caer hasta que caigan todas las anteriores. Esto es exactamente lo que sucede con la planificación pull, que es uno de los mejores métodos de gestión de la construcción.
La planificación pull está empezando a reemplazar muchas técnicas de programación. Echemos un vistazo a qué es exactamente la planificación pull y por qué debería implementarla en su proceso.
Las reglas de construcción a menudo son bastante diferentes de las reglas para otros trabajos porque gran parte del trabajo realizado depende de que otros trabajos se completen primero. Aquí es donde entra en juego la técnica de planificación pull. Este método es extremadamente eficaz para garantizar que todo se complete a tiempo.
¿Qué es la planificación pull?
La planificación eficaz del pull comienza con una persona experimentada que lidere la carga. Es un enfoque de equipo colaborativo que involucra a quienes son directamente responsables de completar un proyecto. Este equipo de partes interesadas comienza con el objetivo final del proyecto y trabaja hacia atrás, paso a paso. Al hacer esto, se elabora un plan claro y se desarrolla un flujo de trabajo de planificación de extracción bien definido.
La planificación pull en la construcción es un proceso de planificación de orden inverso, con un alto grado de colaboración.
La planificación pull se diferencia de los modelos tradicionales en que se centra en el objetivo final en lugar de empezar desde el principio. También utiliza un esfuerzo de equipo colaborativo versus dirección basada en una sola persona (generalmente el contratista general o el superintendente) utilizando sus mejores conocimientos.
Este flujo de trabajo se describe visualmente mediante el uso de un esquema de diseño escrito a mano y notas adhesivas codificadas por colores. Cada nota representa una parte diferente y necesaria del proyecto: “Instalación en isla de cocina”, por ejemplo. Asegúrese de tener un espacio grande para trabajar y establezca el cronograma de su proyecto con suficiente espacio para agregarle y cambiarlo inicialmente. Usar notas adhesivas codificadas por colores es la forma más fácil para que todos los miembros del equipo agreguen sus comentarios (y actualicen la duración esperada) y los recursos adicionales necesarios para completar la tarea. Esto le permitirá descubrir visualmente formas de realizar el trabajo más rápido y con más recursos.
También querrás trazar el cronograma en semanas o en un período de tiempo determinado y asegurarte de que todos los hitos y actividades principales estén en secuencia. Con un flujo de trabajo claro definido, usted y su equipo saben lo que se debe completar antes de poder instalar la isla de cocina. Con un vistazo rápido al cronograma y las notas, cada persona involucrada en el proyecto puede determinar fácilmente la etapa actual y la urgencia de cada tarea del proyecto.
Utilizar a todos en un entorno colaborativo permite que el conocimiento de todos se una y permite la identificación temprana de problemas potenciales. Esto ahorra tiempo y dinero en su proyecto y reduce el desperdicio y la redundancia.
Los especialistas en marketing de cada parte del proyecto no son los únicos que debe incorporar al "grupo de expertos" para su planificación de extracción. Este proceso requiere de varias personas clave para que sea un proceso eficaz. Los siguientes participantes siempre deben participar en la planificación y la retroalimentación:
- capataz general
- Superintendente
- Líder de diseño
- representante del propietario
- Liderazgo comercial de cada negociación involucrada.
- Programador
- Gerente de proyecto
- Oficial principal de seguridad
- Supervisora de Aseguramiento de Calidad
Reunir a todas estas personas garantizará que su equipo esté en la misma página y trabaje en conjunto hacia un objetivo común. Es importante tener en cuenta que solo debes agregar líderes de equipo; de lo contrario, será más difícil conseguir la aceptación.
La planificación pull utiliza un formato simple, que incluye tres reglas básicas que ayudan enormemente al proceso. Las tres reglas que se utilizan de forma coherente en este método giran en torno a las palabras "tirar", "colaborar" y "comprometerse". Juntos, crean el sistema conocido como planificación pull y le permitirán cumplir constantemente con el cronograma de todos sus proyectos futuros.
Mejores prácticas de planificación de extracción
Aunque tradicionalmente se realiza con notas adhesivas codificadas por colores, cada vez se lanzan más herramientas de software de construcción para gestionar la planificación de la extracción de forma digital. Además de la visualización que proporcionan los post-its, en la construcción hay más cosas que hacer para elaborar el cronograma y su éxito depende de cómo se lleva a cabo el proceso de planificación.
Aquí le brindamos las mejores prácticas de planificación pull, simplificadas:
- Reúne a tu equipo e involucra a todos. Involucre a todos los líderes y jugadores clave del equipo con el objetivo de que cada uno de ellos aporte datos e hitos relevantes para la finalización de su proyecto.
- Establece tus hitos y síguelos. Establezca hitos que sean críticos para completar las fases del proyecto que garanticen la entrega ininterrumpida de su proyecto. Una vez implementados, podrás planificar tus fases y flujos de trabajo, incluidas las tareas y actividades destinadas a alcanzar estos hitos.
- Programe sus actividades. Una vez que determine sus planes de fase, registre todas las actividades definidas en su calendario.
- Organizar duraciones. Definir la duración de cada una de las actividades planificadas.
- Haz tus planes semanales. A partir de la planificación por fases, determine cómo puede dividir sus actividades y tareas en planes de trabajo semanales.
- Programe reuniones diarias. Tener reuniones diarias antes de cada día laboral permite a la persona a cargo revisar todas las actividades para mantener las tareas encaminadas.
- Organizar reuniones semanales. Las reuniones semanales le dan al capataz la oportunidad de revisar los planes de trabajo semanales y hacer ajustes cuando sea necesario.
- Actualiza el plan. Actualizar el plan de acuerdo con los resultados de las reuniones diarias y semanales le brinda una base para ajustar el cronograma general del proyecto.
3 reglas para la planificación pull en la construcción
Echemos un vistazo a estas tres reglas:
1. Tirar
Esta es la primera regla de la planificación pull y es absolutamente crucial. Consiste en realizar el trabajo que el cliente necesita. Sin embargo, el cliente en este escenario será el drywaller, el pintor, el electricista, el plomero o cualquier otro subcontratista que tenga trabajo que hacer en el sitio de construcción: ¿Qué debe completarse antes de que los constructores puedan comenzar? ¿O el electricista? Etc.
Básicamente, trabajará hacia atrás desde el final del proyecto y determinará en qué orden se completará todo. Esto permitirá que el trabajo se complete en el momento correcto, en lugar de semanas antes de lo previsto, lo que pondría al subcontratista en el camino de otros. O demasiado tarde, lo que pondrá a todo el proyecto en riesgo de quedarse atrás.
Una parte clave de la atracción inicial es determinar los líderes de equipo más eficaces para cada parte del proyecto. Debe asegurarse de haber reunido un grupo de personas que colaborarán y trabajarán juntas y brindarán sus comentarios y actualizaciones de estado a lo largo del camino.
Se necesita habilidad y conocimiento para saber a quién recurrir y cuándo. Es por eso que un contratista general con experiencia suele ser responsable de esta técnica para garantizar que se realice correctamente. Un excelente ejemplo de la técnica de planificación de tracción es hacer que un electricista y un plomero realicen el desbaste antes de que el contratista comience a lijar y terminar su trabajo. Por supuesto, el contratista debe completar su trabajo antes de que el pintor pueda comenzar el suyo, y continúa desde allí.
La planificación de extracción puede parecer bastante extraña e inusual al principio, especialmente si hay algo de tiempo libre en el que otro subcontratista puede estar trabajando en su parte del trabajo. Pero si sigues esta regla, descubrirás que todo irá mucho mejor y el resultado será exactamente el que deseas.
2. Colaboración
La segunda regla es colaborar. La planificación pull requiere la mayor colaboración de cualquier método de construcción, con todos trabajando juntos como un equipo para que cada agente del proyecto comprenda lo que se debe lograr. Dado que todos podrán contribuir en cualquier momento, todo el grupo comprenderá qué pasos se deben seguir a continuación.
La colaboración, cuando se trata de planificación de extracción en construcción, gira en torno al cronograma de planificación de extracción que se desarrolla al comienzo del proyecto. Pero es muy importante asegurarse de que las notas que agregue sean lo más detalladas y descriptivas posible. Si bien todos en la sala pueden poner sus notas en el cronograma de planificación de extracción, no todos entenderán lo que significa la nota si no es descriptivo y detallado. Por ejemplo, una nota que diga "Instalar gabinetes" podría significar muchas cosas diferentes. Sin embargo, cuando el instalador de gabinetes le dice al grupo exactamente qué gabinetes se están instalando y cuándo, sabrán rápidamente si los gabinetes se están instalando o no en la cocina, el baño, el sótano u otra habitación.
Esto permitirá que todos sepan qué áreas están prohibidas para otros trabajadores durante la instalación del gabinete, para que nadie más intente hacer un trabajo diferente y se interponga en el camino. El grupo también puede informar al gerente de la oficina si es necesario retrasar el proceso de instalación uno o dos días debido a que aún se están completando trabajos en esa área. Esto garantizará que su proyecto funcione como una máquina bien engrasada y que los subcontratistas no intenten interponerse entre sí.
También es muy importante continuar la colaboración regularmente. El líder (generalmente el capataz general) debe actualizar el cronograma de planificación de extracción semanalmente como mínimo, y revisar el plan en conjunto cada dos semanas. Esto garantizará que todos estén al tanto del cronograma y de cualquier retraso que haya ocurrido, etc.
3. Compromiso
La tercera regla en la planificación pull es el compromiso y es la regla más importante de las tres. Esta regla asegura que nadie mueva la nota de otra persona, pensando que es menos importante que la que quiere hacer primero. Todos deben aceptar no alterar ni modificar las notas adhesivas de nadie más.
Obviamente, todos querrán terminar la obra primero, pero eso nunca sucederá en la construcción. En cambio, todos deben seguir las pautas vigentes para que no sea necesario rehacer ningún trabajo a medida que avanza el proyecto. Cada persona involucrada en el proyecto se compromete a seguir el cronograma de planificación pull y a llevar a cabo su parte específica del proyecto en el momento adecuado.
Mover notas también es otra forma que puede retrasar significativamente el cronograma del proyecto. En cambio, todos descubrirán que trabajar juntos, mover sus propias notas y discutir qué trabajo debe completarse antes que el resto y por qué es una opción mucho mejor que mejorará el progreso de todo el proyecto.
Por qué debería implementar la planificación pull
La planificación pull es uno de los métodos de gestión de proyectos más eficientes y exitosos en la industria de la construcción actual. Los estudios también han demostrado que la utilización de la planificación pull aumenta significativamente la seguridad de los trabajadores y la calidad del proyecto cuando las partes interesadas adecuadas están involucradas y colaborando abiertamente.
Este método minimiza la necesidad de realizar el trabajo dos veces debido a errores, minimiza el riesgo general y también reduce los costos al no tener cuadrillas esperando a que comience la tarea.
Una de las mejores cosas de la planificación pull es que no tiene que esperar a que se complete su proyecto actual para comenzar a implementarlo en su negocio. El proceso puede iniciarse en cualquier momento durante la ejecución del proyecto. Pero con la planificación pull, cuanto antes se implemente, mejor.
Cómo puede ayudar el software de planificación de extracción
Tener un software de planificación pull le permite digitalizar sus notas adhesivas manuales y tenerlas en su dispositivo móvil en cualquier momento. Mejore su productividad en el campo y mantenga su proyecto encaminado mientras reduce el desperdicio. Lo más importante es que un software de planificación de extracción confiable puede:
- Mejorar la colaboración. Un software de planificación pull le permite trabajar según el método de programación, mejorando la comunicación dentro de la aplicación y animando a todo su equipo a trabajar en conjunto.
- Hacer transparente la comunicación del equipo. El software de planificación de extracción en tiempo real permite a sus equipos comunicarse abiertamente, mientras cada miembro del equipo conoce su función y posición. De esta manera, son plenamente conscientes de dónde deben centrarse para resolver los problemas rápidamente.
- Optimizar el trabajo y los procesos. Al poner la planificación Lean Pull al alcance de todos, los miembros del equipo reducen sus errores y optimizan su trabajo.
- Hazlo aún más eficiente. Todos los miembros de su equipo tienen una idea clara de los hitos y los pasos necesarios para alcanzarlos. Una comprensión profunda de sus responsabilidades individuales, combinada con un ecosistema de datos abiertos, ayuda a optimizar sus flujos de trabajo y garantizar que su proyecto se mantenga encaminado sin problemas.
Conclusión
La planificación de extracción es una de las formas más efectivas de garantizar que su proyecto de construcción se desarrolle sin problemas y finalice a tiempo. Los principios básicos en torno a los que gira este método son el liderazgo y la comunicación.
No todo el mundo es partidario de la planificación pull las primeras veces que la utiliza. Especialmente si no lo hacen correctamente. Sin embargo, si utiliza estas tres reglas, encontrará que la planificación pull vale el tiempo invertido en ella, especialmente si puede terminar sus proyectos a tiempo o incluso antes de manera constante.
Si nunca ha utilizado la planificación pull para sus proyectos, le animamos a hablar con otras personas del sector para ver si pueden compartir su experiencia y conocimientos con usted. Descubrirá que es más fácil de lo que piensa incorporar esto en sus proyectos actuales y futuros. Los resultados seguramente le harán preguntarse por qué esperó tanto.
El objetivo final de la planificación pull es fomentar un entorno de equipo en el que seamos "nosotros" en lugar de "yo". Esto creará una máquina de equipo bien engrasada que se comunicará de manera efectiva y podrá trabajar en conjunto para identificar y resolver problemas potenciales. Cualquier problema que surja, se puede planificar y evitar en el futuro. Esto significa que cada proyecto seguirá siendo cada vez más eficiente.
