Una orden de compra en la construcción es similar a un contrato en el sentido de que es una solicitud de una persona a otra sobre la compra de un artículo. Aunque cualquier orden de compra puede verse como un contrato, y normalmente lo es, nunca debe considerarse un verdadero contrato.
La razón de esto es que el contrato es más detallado e incluye productos, precios y términos y condiciones del proyecto. Si bien una orden de compra puede incluir algunas de estas mismas cosas, siempre son un contrato único que se centra únicamente en el producto para el cual está destinada la orden de compra.
Puede resultar bastante confuso para quienes no pertenecen a la industria de la construcción o para quienes recién comienzan, pero es necesario conservar estos dos elementos para evitar conflictos con un proyecto más adelante.
Cualquiera que complete órdenes de compra de construcción debe asegurarse de incluir descripciones de los productos, los aspectos técnicos que necesita saber, las cantidades que desea pedir, los descuentos que recibirá y, por supuesto, los precios de los productos. También es una buena idea incluir las fechas de envío y las condiciones de pago previstas para que no haya confusión más adelante.
Cualquier orden de compra de construcción completada en detalle será aprobada mucho más rápido que aquellas que carezcan de información pertinente. Por lo tanto, cada contratista debe asegurarse de que cada orden de compra creada contenga la información necesaria. De lo contrario, el pedido será devuelto con solicitud(es) de información adicional.
¿Cómo funciona una orden de compra?
En resumen, el proceso de orden de compra se basa en los siguientes pasos: (1) creación de la orden de compra, (2) aprobación de la orden de compra, (3) envío, (4) entrega, (5) facturación y (6) cierre. Entre estos seis puntos del proceso de compra se encuentran los controles presupuestarios, la gestión de contratos y los controles de calidad.
La orden de compra adquiere fuerza jurídica tan pronto como la acepta el comprador. Detalla los materiales necesarios, el precio acordado, las expectativas de entrega y las condiciones de pago. En principio, la orden de compra proporciona instrucciones definidas al comprador y al mismo tiempo proporciona un registro impreso sólido para el proceso de adquisición.
Nuevamente, una vez que la persona que escribe la orden de compra la envía a la otra persona para que la acepte, y ésta hace precisamente eso, la orden de compra se convierte en un contrato legalmente vinculante. En otras palabras, no hay forma de que ninguna de las partes rompa el contrato o la orden de compra sin la participación de un abogado y la posibilidad de una acción legal inminente.
¿Cuál es el propósito de una orden de compra?
Una orden de compra se utiliza cuando un comprador desea adquirir materiales, equipos o servicios a crédito. La orden de compra sirve como documento de protección contra riesgos cuando un proveedor entrega los artículos comprados antes del pago. Además de la protección legal que ofrece la orden de compra, también puede tener un efecto significativo en la gestión de inventario y pagos.
Los proveedores también utilizan órdenes de compra para realizar un seguimiento de cuándo se han realizado los pagos de determinados pedidos. Los compradores también utilizan copias de la orden de compra para controlar la recepción oportuna de la entrega de los materiales solicitados.
Debido a que las órdenes de compra son tan importantes en la industria de la construcción, es importante que todos realicen un seguimiento de qué órdenes de compra han enviado y cuáles han sido aceptadas o rechazadas. Tener estas órdenes de compra a mano y fáciles de encontrar garantiza que cualquier problema se pueda resolver de forma rápida e inmediata.
Cada vez que se pierde una orden de compra, el trabajo en el proyecto en cuestión puede detenerse, ya que nadie querrá continuar hasta saber exactamente lo que ambas partes quieren y necesitan, y todo vuelve a estar en marcha. Estos retrasos pueden hacer que los proyectos superen el presupuesto y el tiempo de finalización, dos cosas que ninguna de las partes querrá.
Algunos contratistas pueden sentir que no es necesario completar una orden de compra para cada artículo pequeño que quieran o necesiten comprar, especialmente si han estado trabajando con otra persona durante años. Sin embargo, todo lo que se necesita es un malentendido para que una asociación salga mal, y se crean órdenes de compra para evitar problemas como este.
¿Cómo se crea una orden de compra?
El comprador suele preparar una orden de compra a través del departamento de compras. La creación de órdenes de compra generalmente se realiza con la ayuda de un sistema de software electrónico (para realizar un mejor seguimiento y envío de pedidos electrónicamente). Como se mencionó anteriormente, el pedido creado incluye un número de orden de compra que relaciona las compras con la entrega usando (1) fecha de envío, (2) dirección de facturación, (3) dirección de envío, (4) artículos pedidos, (5) cantidades y (6 ) precio.
Por supuesto, hay muchos problemas cuando se trata de órdenes de compra en la construcción, pero el principal es cómo debe almacenarlas el contratista. Si bien es fácil decir que estarán sanos y salvos en un archivador de manila, eso no es del todo cierto. Cada proyecto puede tener cientos de órdenes de compra, lo que significa que encontrar exactamente lo que se necesita en un mar de papeleo es casi imposible. Además, estos documentos nunca están donde los contratistas los necesitan, especialmente si necesitan una de las órdenes de compra cuando están en el lugar de trabajo.
Afortunadamente, la tecnología ha avanzado mucho en los últimos años y las órdenes de compra de construcción ahora se pueden guardar y almacenar en línea. Hay muchos tipos diferentes de software que ofrecen esta opción a los contratistas y pueden usarse para algo más que almacenamiento.
El software de órdenes de compra ahora se puede utilizar para crear órdenes de compra de construcción, rastrearlas para saber cuándo han sido aprobadas o rechazadas e incluso rastrear cuándo se completaron las órdenes de compra con los productos entregados y la orden de compra pagada en su totalidad.
La diferencia entre una orden de compra y un contrato
Una orden de compra es un documento creado por el comprador y enviado al proveedor para realizar un pedido o encargar productos o servicios a crédito. Incluye descripciones de pedidos, cantidades, precios, condiciones de pago y fechas de envío. Después de la aceptación por parte del comprador, la orden de compra se vuelve jurídicamente vinculante mediante la transacción del producto acordada entre el comprador y el proveedor.
Por otro lado, un contrato es un documento legal que detalla los productos, los precios acordados y los términos y condiciones de pago con el valor y número de órdenes de compra y facturas en ocasiones adjuntas.
Recuerde que las órdenes de compra sólo se convierten en documentos legales cuando el comprador las acepta, mientras que un contrato es un documento legal desde el principio. Las órdenes de compra tienen valor cero a menos que sean aprobadas por el proveedor, mientras que los contratos ya tienen valor legal.
Conclusión
Las órdenes de compra de construcción nunca desaparecerán y, de hecho, pueden volverse un poco más complicadas ya que es posible que se necesite más información para cada una en el futuro. Sin embargo, los contratistas pueden sentir un poco de alivio al saber que el software puede ayudarlos a realizar un seguimiento de todo e incluso completar la mayor parte de cada orden de compra. Esto asegura que no pasarán horas en órdenes de compra y que nada pasará desapercibido.
A nadie le gustan las órdenes de compra en la construcción, ya que pueden llevar mucho tiempo y ser molestas. Sin embargo, debido a que pueden salvar escenarios de “él dijo, dijeron”, cada contratista debe hacer su debida diligencia y tener uno para todo lo que compra.
