Los proyectos de construcción involucran a múltiples especialistas, como arquitectos, consultores, electricistas y profesionales de cumplimiento, que trabajan juntos para garantizar resultados exitosos. Cada especialista tiene un papel crucial, que incluye aprobar cambios de diseño, guiar al contratista, etc.
Para ello, los directores de proyecto y los contratistas deben presentar propuestas de construcción a estos expertos para su aprobación, revisión u orientación. Los envíos incluyen muestras, dibujos, datos de diseño, listas de materiales, control de calidad, etc.
Muchos tipos de documentos durante la construcción componen las presentaciones. En la mayoría de los casos, los directores de proyecto suelen adjuntar estos documentos o presentaciones al manual del proyecto para facilitar el acceso y proporcionar información a todas las partes interesadas.
Por qué las presentaciones son importantes en el proceso de construcción
Las presentaciones son vitales para garantizar que el proyecto se ejecute de acuerdo con las especificaciones y diseños. Se aseguran de que el contratista siga las pautas establecidas, utilice los materiales correctos y cumpla con los plazos.
Básicamente, las presentaciones proporcionan controles y contrapesos durante la construcción, lo que permite que los resultados coincidan con los diseños del proyecto y satisfagan las necesidades del propietario del proyecto. Proporcionan los esquemas de cada tarea y definen responsabilidades para diferentes equipos para una ejecución exitosa.
Un buen ejemplo es el dibujo de fábrica, que proporciona planos detallados para la fabricación realizada fuera del sitio. Las ilustraciones permiten a los contratistas o fabricantes saber qué quieren los equipos en el sitio y qué materiales se necesitan.
Estos documentos permiten a los expertos revisar los planes del proyecto a un nivel detallado antes de dar luz verde a los contratistas y directores de proyecto. Este enfoque minimiza retrasos, costosos contratiempos y desperdicio de material.
Tipos de envíos y sus requisitos
Existen diferentes tipos de propuestas de construcción que todo director de proyecto y contratista debe conocer, entre ellos:
Dibujos de tienda
Los planos de taller son dibujos muy definidos que muestran información detallada como materiales, espesores, carpintería, dimensiones, etc. Estos pueden ser diseños de ventanas, conjuntos de techos, escaparates, etc. e ingeniero para garantizar que la configuración sea correcta
Hoja de datos del producto
Este documento destaca las especificaciones de los materiales y productos necesarios para el proyecto, incluidos paneles de yeso, acero, pintura, materiales para pisos, selladores, techos, etc. La hoja cubre varios detalles como garantías, formulaciones y rendimiento de los productos para garantizar que se ajusten a los requisitos del proyecto.
Muestras
Los diseñadores de interiores utilizan principalmente muestras para revisar y visualizar materiales de superficies como pisos, accesorios de iluminación, alfombras, ladrillos, encimeras, etc. Esto permite al diseñador y propietario del proyecto determinar los requisitos estéticos ideales para el proyecto para garantizar una coordinación perfecta con otros acabados. .
Maquetas
En algunos casos, un proyecto puede requerir maquetas para determinar o demostrar cómo se ensamblará el edificio real. El propósito puede variar, incluida la determinación de los orificios de drenaje, el espesor del espacio de aire, la longitud de las uniones de ladrillos, etc. Aunque son poco comunes en comparación con otros tipos de envíos, las plantillas ofrecen una manera de evitar contratiempos.
Desafíos comunes en la gestión de envíos
La creación de presentaciones ayuda a garantizar el éxito del proyecto. Lamentablemente, existen obstáculos que pueden dificultar la creación de propuestas:
- El factor tiempo: algunos envíos pueden tardar semanas en crearse y esto puede afectar los cronogramas del proyecto. Por ejemplo, crear una ficha técnica de producto requiere que el gestor conozca de antemano todos los productos y materiales necesarios, lo que puede resultar complicado.
- Recursos inadecuados: algunos equipos dependen de registros en papel, hojas de cálculo o correo electrónico para el proceso de envío, lo que corre el riesgo de sufrir retrasos cuando un documento se extravía o se pierde. Esto también puede provocar operaciones desconectadas debido a la falta de un control central de documentos.
- Información limitada: los procesos desconectados y las tareas retrasadas pueden negar a los equipos información crucial necesaria para crear envíos. Esto provoca retrasos y presentaciones incompletas o inexactas.
En la mayoría de los casos, la falta de comunicación y coordinación suele ser la causa principal de estos desafíos. Esto resulta en baja productividad, confusión y retrasos, que pueden afectar el presupuesto y los resultados del proyecto.
Mejores prácticas para gestionar envíos de forma eficaz
Lo bueno es que existen varios enfoques que los gerentes de proyecto y los contratistas pueden adoptar para mejorar el proceso de presentación de la construcción. Eso incluye:
- Obtener el software de gestión de proyectos adecuado: las soluciones de software pueden automatizar y agilizar el proceso de envío. También brindan visibilidad en tiempo real del estado de cada envío y respaldan la colaboración con otros equipos.
- Establezca líneas de comunicación: es vital crear canales de comunicación para garantizar que los miembros del equipo puedan compartir información en tiempo real. La mayoría de las soluciones de software ofrecen esta función, lo que facilita que los equipos colaboren al crear envíos.
- Definición de roles y responsabilidades: los gerentes de proyecto deben definir roles y responsabilidades claros para cada miembro del equipo en el proceso de envío. Esto acelerará el proceso cuando cada miembro comprenda sus funciones y acelerará el trabajo administrativo.
Lo más importante es que los gerentes de proyectos deberían desarrollar un sistema para revisar y aprobar las presentaciones para reducir las demoras y respaldar la comunicación. Garantizar la transparencia y la rendición de cuentas también es vital para evitar confusiones en el proceso y mejorar el desempeño de su equipo.
Simplifica tu proceso de envío
Tradicionalmente, las empresas constructoras han utilizado sistemas manuales para crear, rastrear y aprobar propuestas. Estos sistemas han sido bastante eficientes y desconectados, lo que ha provocado retrasos y desperdicio de recursos.
