¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es un elemento esencial en la mayoría de los grandes proyectos de construcción actuales. Lleva el nombre del ingeniero estadounidense Henry L. Gantt, a quien se le ocurrió la idea a principios del siglo XX. En términos simples, es un gráfico de barras que se utiliza para mostrar los detalles de un trabajo de construcción para ayudar a administrarlo y ejecutarlo. a tiempo.
A menudo, el gráfico mostrará la tarea a realizar en el eje vertical y el intervalo de tiempo en el eje horizontal.
Incluirá cosas como cuándo deben comenzar y completarse los aspectos del plan y qué implica cada uno de estos aspectos.
Se cree que una de las primeras aplicaciones importantes de los diagramas de Gantt fue en los Estados Unidos durante la Primera Guerra Mundial. Durante muchos años, los diagramas de Gantt se escribieron en papel. Los bloques magnéticos y los ladrillos Lego se hicieron populares como herramientas de planificación de Gantt antes de que las computadoras personales y el software de Gantt se generalizaran. Obviamente, el uso de la tecnología ha significado que los diagramas de Gantt se hayan vuelto más fáciles de manipular y utilizar.
¿Qué es el software de diagrama de Gantt?
Con la llegada de las herramientas digitales, los diagramas de Gantt han logrado evolucionar y brindar muchas características y funcionalidades a los usuarios. El software de diagramas de Gantt puede desempeñar un papel decisivo a la hora de conectar la sala de reuniones con la obra y mejorar la comunicación entre las diferentes partes interesadas del proyecto.
Por ejemplo, un usuario puede agregar hitos, crear dependencias de tareas y programar un conjunto de objetivos del proyecto (es decir, la ruta crítica de un proyecto) en función de los datos más recientes. Entonces, queda claro que el uso de un software confiable de diagramas de Gantt puede tener un impacto significativo en el proceso de planificación y gestión de un proyecto.
Muchas partes interesadas en la construcción solían depender de sistemas de escritorio locales (por ejemplo, Microsoft Project) para optimizar sus proyectos, pero eso ahora está cambiando. Las personas comprenden el valor de trabajar en un diagrama de Gantt colaborativo y abierto donde todos los participantes del proyecto pueden intercambiar información y actualizaciones en tiempo real.
La gestión de la construcción en tiempo real puede allanar el camino para una colaboración rápida y eficaz con menos carga administrativa y mental. Lo más importante es que puede brindarles a todas las partes interesadas del proyecto la confianza de que tienen toda la información que necesitan para completar sus tareas a tiempo y dentro del presupuesto.
Diagramas de Gantt en la construcción: los mayores beneficios
La larga popularidad del diagrama de Gantt es comprensible. Hay muchas ventajas al usarlo. Ha sido probado y comprobado y es un método relativamente simple para garantizar que un proyecto se ejecute sin problemas y se mantenga en el buen camino.
Gran parte del atractivo es la simplicidad de un diagrama de Gantt: es una forma muy sencilla de visualizar si un proyecto avanza como debería. Además, los diagramas de Gantt respaldan la toma de decisiones basada en datos y la comunicación directa entre diferentes partes.
El gráfico puede ayudar a identificar posibles problemas con el cronograma y dónde se producirán o se están produciendo cuellos de botella.
Esto también significa que normalmente podrá evitar que se produzca una sobrecarga de recursos. Dentro de un diagrama de Gantt, puedes delegar tareas a diferentes personas y alinear los recursos del equipo sin bombardear a la gente. Obviamente, si los recursos se gestionan correctamente, hay más posibilidades de que un proyecto se complete a tiempo.
La otra ventaja es que el método puede aliviar parte del estrés del proyecto en su conjunto. Si no está constantemente preocupado por el cronograma de su proyecto, tendrá libertad para resolver problemas más importantes y le permitirá concentrarse en hacer que el trabajo supere el presupuesto y la fecha límite.
Un diagrama de Gantt también puede brindar claridad al resto del equipo para que todos comprendan lo que deberían hacer. Esto puede tener un efecto enorme en la reducción de las tasas de retrabajo y los retrasos.
Y una última ventaja muy atractiva es que un sistema como éste realmente puede ayudarle a reducir costes. Si un director de proyecto tiene una supervisión total de los recursos y los plazos, es mucho más probable que esté en condiciones de lograr eficiencias.
Con el uso de software, los diagramas de Gantt también se pueden actualizar fácilmente y esto se puede hacer en tiempo real con solo hacer clic en un botón. No hace falta mucho para entender que, con el surgimiento de las soluciones digitales, los diagramas de Gantt se han vuelto mucho más poderosos y ágiles, permitiendo que las personas dentro y fuera del sitio se conecten de manera más rápida y efectiva.
Lo mejor es que un equipo puede compartir todos sus pensamientos, tareas y objetivos con todos los demás que trabajan en el proyecto. También significa que las personas deben comprender sus funciones y responsabilidades; existe un fuerte elemento de transparencia. Un diagrama de Gatt también debería fomentar la retroalimentación, ayudando nuevamente a mantener todo en orden.
Los diagramas de Gantt son populares en la construcción, pero también se utilizan en muchos otros sectores, para cualquiera que quiera planificar un proyecto, ya sea TI, marketing o educación.
Creación de un diagrama de Gantt en construcción: en línea frente a escritorio
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de crear un diagrama de Gantt? Antes de comenzar correctamente, probablemente querrás ver las opciones disponibles en términos de software de gráficos. El dilema básico es el software de escritorio versus el software en línea. El software de escritorio es más adecuado para un gerente, que no necesariamente quiere compartir el proyecto con otros. Por lo general, solo implica una licencia por usuario, por lo que puede resultar costoso.
Las ventajas del software en línea
Por otro lado, el software en línea es mucho más fácil de compartir y sienta las bases para un enfoque más colaborativo. Algunas empresas de software en línea que operan en esta área ofrecen opciones útiles, como alertas por correo electrónico que avisan a los miembros del equipo cuando se ha creado o vence una nueva tarea.
Los costos también suelen ser más bajos que los del software de escritorio, por lo que en la mayoría de los casos tiene más sentido utilizar simplemente software en línea.
Cuando se trata de compilar un diagrama de Gantt, sea cual sea el software que estés utilizando, el mejor lugar para comenzar es hacer una lista de todas las tareas que tienes por delante. Indique la hora de inicio más temprana y la fecha límite aproximada para cada trabajo. Si las tareas se van a realizar en orden, lo mejor es especificar de qué etapas dependen.
Luego agrega gráficos con los días o semanas hasta el final del proyecto. En este punto, debes trazar tus objetivos y tareas en el gráfico. Escriba cada trabajo en el cuadro indicando la fecha de inicio más temprana probable y el tiempo estimado de finalización.
Ahora necesitas preparar un cronograma para tus tareas. La clave aquí es asegurarse de que sus actividades dependientes no comiencen antes de que se completen las tareas de las que dependen. Después de eso, debes preparar la versión final del gráfico que idealmente debería mostrar cuándo comenzará y finalizará el proyecto.
Las desventajas de utilizar un diagrama de Gantt
Entonces, ¿existe alguna desventaja al utilizar un diagrama de Gantt? Algunos han expresado su preocupación sobre el uso del método en proyectos que tienen más de 30 actividades. Un método de ruta crítica (CPM) podría ser un mejor enfoque en este caso. Además, vale la pena tener en cuenta que los diagramas de Gantt no necesariamente ilustran cuán complejo puede ser un proyecto.
Otro elemento a tener en cuenta es el nivel de detalle con el que creas tu diagrama de Gantt. Es posible que enumerar cosas como reuniones o procesos de revisión no siempre sea lo mejor, ya que puede agregar una capa de confusión.
Al final del día, lo que realmente importa es encontrar el software de diagramas de Gantt que mejor se adapte a sus necesidades. Esto depende de una serie de factores, como el tipo de proyecto, la cantidad de personas involucradas, su presupuesto y su objetivo final.
En cualquier caso, sin embargo, un software confiable de diagramas de Gantt puede marcar una gran diferencia en su proyecto, independientemente de las pocas desventajas que puedan derivarse de él.
Gestión de la construcción en tiempo real.
Nuestro diagrama de Gantt le permite colaborar en tiempo real y monitorear sin esfuerzo el progreso de su proyecto. Está basado en la nube y permite a las partes interesadas acceder a tareas actuales y pasadas en diferentes proyectos.
De esta manera, podrá tener la flexibilidad que necesita al gestionar múltiples proyectos.
Comunicación instantánea entre el sitio y la oficina y colaboración efectiva
Tener acceso a su diagrama de Gantt a través de su teléfono celular o tableta puede cerrar la brecha entre el sitio de construcción y la oficina. La capacidad de informar el progreso y los cambios de último momento con solo hacer clic en un botón puede ayudar sustancialmente a reducir los errores durante el proceso de construcción y responder mucho más rápido en situaciones de crisis.
Menos correos electrónicos y llamadas
Para muchos gerentes de proyectos en la construcción, realizar un seguimiento de su bandeja de entrada y correo de voz es un verdadero desafío. Un diagrama de Gantt confiable puede quitarle esta pesada carga de encima y ayudarlo a concentrarse en lo más importante.
Al mismo tiempo, todos pueden mantenerse actualizados con los últimos avances en sus tareas y completarlas sin tener que llamarlos o enviarles mensajes de texto constantemente.
Mayor eficiencia operativa
- Reciba fechas de entrega precisas y actualizadas de sus materiales y cualquier tipo de recurso que pueda necesitar.
- Planifique operaciones y actividades de manera eficiente y rápida en múltiples proyectos.
- Obtenga información sobre diversas tareas y proyectos.
Menos administrador
- Dependencias avanzadas: el usuario puede realizar cambios complejos en tareas con dependencias de forma fácil y rápida.
- Automatización de procesos manuales: Las tareas vinculadas se ajustan automáticamente y todas las partes involucradas son informadas en tiempo real.
- Monitoreo de proyectos en vivo: manténgase al día con los últimos cambios en un proyecto cuando mejor le convenga.
- Gestión eficaz: realice un seguimiento de las últimas RFI (solicitud de información), AI (instrucciones del arquitecto), variaciones y órdenes de cambio dentro de las tareas del cronograma de su proyecto.
Responsabilidad, transparencia y un seguimiento de auditoría completo
Gracias a nuestro seguimiento de auditoría integrado en tiempo real, los gerentes de proyectos pueden aprovechar aún más sus diagramas de Gantt de las siguientes maneras:
- Mantenga registros de actividad en tiempo real en todas las tareas, de forma automática, durante la vida de sus proyectos.
- Almacene la documentación completa de la pista de auditoría de su proyecto y esté preparado para cualquier conflicto legal en cualquier momento.
- Detecte fácilmente cambios en su proyecto comparando las revisiones con las líneas base.
Recupera el control de tus proyectos
Como puede ver, hay muchos aspectos positivos de saber cómo compilar y utilizar correctamente un diagrama de Gantt en la construcción. Dado que los plazos y el dinero siempre están en la mente de un gerente de proyecto, vale la pena echarles un vistazo o adquirir el software más reciente.
Con la solución digital y el diagrama de Gantt adecuados, tiene la oportunidad de recuperar el control de sus proyectos y operar a tiempo y dentro del presupuesto. De esta forma podrás ver de forma clara y rápida si un proyecto se desarrolla como debería.
A largo plazo, esto le permitirá mejorar su entrega, tener reuniones más proactivas y reducir la microgestión que conlleva el papeleo. Esta mayor transparencia y rendición de cuentas podría allanar el camino para un proceso de construcción más eficiente, con menos sobrecostos presupuestarios y retrasos en los proyectos.
